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Facile à utiliser, connexion sans faille

Le directeur général du PAC était en train d'examiner les systèmes de suivi des événements et de calendrier des événements et se concentrait sur VenueOps de Event Booking lorsque Alden a rejoint le PAC.

"Event Booking nous a suggéré Acumatica", explique Alden. "Parce que je savais qu'au début, je serais le seul comptable, j'avais besoin de quelque chose d'efficace, de facile à utiliser et qui ne me prendrait pas beaucoup de temps à apprendre".

Le partenaire d'Acumatica, mbsPartners, qui a forgé une relation avec EventBooking.com, a fait une démonstration de la connexion transparente d'Acumatica à VenueOps et de la manière dont les informations circulent facilement entre les deux systèmes. Ils ont également présenté à Alden les différentes fonctions et expliqué l'architecture API ouverte et adaptable d'Acumatica, qui permet aux entreprises disposant des meilleures solutions de se connecter facilement.

Mme Alden a évalué d'autres logiciels, mais aucun n'offrait l'intégration de l'entreprise connectée et des tiers à VenueOps que proposait Acumatica. "Pour moi, l'exigence numéro un était qu'un système s'intègre à VenueOps ", dit-elle.

Étant donné qu'une personne n'ayant pas d'expérience en comptabilité saisissait les comptes fournisseurs, " nous avions également besoin d'un système convivial... pas d'un grand système basé sur Oracle avec tant d'étapes que nous ne pouvions pas manœuvrer facilement ", ajoute Mme Alden. Elle a finalement opté pour Advanced Financials with Project Accounting d'Acumatica.

Mise en œuvre rapide

La configuration du logiciel VenueOps/Acumatica devait être opérationnelle dans les 30 jours. Disposer d'une solution préconfigurée pour les centres de congrès et la gestion d'événements était un premier pas important. Mais pour réaliser une transition aussi rapide, il a fallu les efforts combinés de mbsPartners, du personnel d'EventBooking.com et de l'équipe de Tulsa PAC. Aujourd'hui, la solution en nuage compte environ 30 utilisateurs sur VenueOps et Acumatica.

"Nous avons commencé à mettre en place le système en partant de zéro", explique M. Alden. "Nous n'avions pas de plan comptable, nous n'avions pas de soldes initiaux, nous avons donc commencé le compte de résultat en partant de zéro.

"Lorsque je suis arrivé le 1er juillet, l'objectif était de tout terminer avant l'ouverture d'Hamilton le 21 août, et je peux dire que nous avons atteint cet objectif, ce qui est une très belle victoire.

Alden avait participé à d'autres mises en œuvre d'ERP qui avaient traîné de six mois à plus d'un an au-delà du calendrier prévu. "C'est la première fois que le projet a été mené à bien dans les délais que nous avions fixés", déclare-t-elle.

Une entreprise connectée avec une visibilité en temps réel

VenueOps permet au PAC de programmer et d'entrer toutes les données relatives à un événement, telles que la location, la location d'équipement, le personnel d'accueil et autre personnel nécessaire, ainsi que les dates de l'événement. Avec six théâtres et trois autres espaces événementiels, la nouvelle solution permet de gérer les milliers d'événements que le PAC organise chaque année.

Dans chaque espace, ils peuvent programmer et établir les dépenses dues par le client.

"À la fin de l'événement, ces dépenses sont automatiquement transférées dans le module AR d'Acumatica et, s'il s'agit des seules dépenses, nous envoyons simplement la facture AR", explique M. Alden. "Nous n'avons pas besoin de saisir à nouveau les informations. Il nous suffit d'appuyer sur un bouton pour que les données soient envoyées, ce qui nous fait gagner un temps fou - plus que vous ne l'imaginez.

L'intégration et la connexion transparente prennent également en charge les données clients configurées dans VenueOps, en les envoyant automatiquement à Acumatica. Par exemple, que se passe-t-il si le Tulsa Ballet organise 10 événements dans différents théâtres du PAC ? "Toutes les informations sont transmises automatiquement à Acumatica", explique M. Alden. "Nous n'avons pas besoin de revenir en arrière pour savoir de quel événement il s'agit ; c'est tout simplement automatique."

Règlement des événements en temps réel

Alden règle un événement au sein du projet, qui circule et est comptabilisé dans le GL grâce à une personnalisation du règlement dans Acumatica.

"Maintenant, je n'ai plus besoin de revenir en arrière et de faire quoi que ce soit comme avant", dit-elle. "Je dispose instantanément des soldes de trésorerie et de la comptabilité appropriée, au lieu d'essayer de comprendre la comptabilité trois semaines plus tard. C'est un outil formidable qui fonctionne sans problème.

D'après les réactions des clients jusqu'à présent, les règlements du PAC sont beaucoup plus rapides, ajoute-t-elle.

Logiciel intuitif et convivial

Grâce à la facilité d'utilisation d'Acumatica, M. Alden n'a pas eu besoin de renforcer le personnel comptable au cours de la phase de démarrage. "Notre employée n'avait aucune expérience de la comptabilité et c'est elle qui s'occupe maintenant de tous les travaux de comptabilité d'exploitation", explique M. Alden. "Je viens d'embaucher une comptable et je n'ai pas eu à lui apprendre quoi que ce soit ; elle s'est simplement familiarisée avec le système et l'utilise facilement.

Alden prévoit d'ajouter du personnel au fur et à mesure que le PAC se développe, mais elle n'aura pas à s'inquiéter des frais d'utilisation supplémentaires, car VenueOps et Acumatica proposent tous deux une tarification basée sur la consommation plutôt qu'une licence coûteuse par utilisateur.

Une base solide pour la croissance

Maintenant que le PAC dispose de la base financière solide nécessaire pour fonctionner efficacement, Mme Alden rassemble les éléments opérationnels qui permettront au centre artistique de se développer. Elle se prépare également à une importante campagne de collecte de fonds pour le prochain projet d'agrandissement du bâtiment. Elle évalue les systèmes de billetterie, dont un qui s'intégrera facilement à Acumatica. Actuellement, ils utilisent Excel et téléchargent les informations, dit-elle.

Plus tard, elle cherchera une application pour les donateurs, qui devra elle aussi s'intégrer facilement à Acumatica.

Pour reprendre les paroles d'une chanson d'Hamilton, "Il y a un million de choses que je n'ai pas encore faites, il suffit d'attendre". Acumatica sera présent à chaque étape, affirme Alden.