xByte Technologies

Amélioration considérable de la visibilité des données financières, y compris le compte d'exploitation.
Flexibilité accrue pour se connecter facilement à des logiciels tiers, tels que FedEx.
Augmentation de la réactivité et de la productivité des ventes grâce à des capacités de recherche plus rapides, ce qui permet de gagner quelques heures par jour.
La facturation quotidienne a été réduite de trois heures par jour, ce qui a permis à la comptabilité d'accomplir d'autres tâches.
Rationalisation des opérations d'entreposage, avec pour résultat un rangement plus efficace dans l'entrepôt, ce qui permet au personnel de gagner des heures.

"J'étais récemment en train de dîner avec un client qui m'a demandé si une pièce était disponible. Avec Acumatica, j'ai pu consulter notre inventaire sur mon téléphone, voir exactement ce que nous avions et le lui faire savoir. C'est très agréable d'avoir cette capacité web, mais c'est aussi très agréable de l'avoir sur site.

Ryan Brown, Directeur général

xByte Technologies

Défis

Solution ERP

Résultats

Défis

Tom Santilli a fondé xByte Technologies pour fournir du matériel informatique de haute qualité avec un service clientèle de premier ordre. L'entreprise réalise actuellement un chiffre d'affaires d'environ 24 millions de dollars, contre 12 millions de dollars il y a cinq ans, avec un taux de croissance d'environ 10 % par an. Le succès de l'entreprise repose sur une infrastructure technologique hautement disponible et toujours active, qui lui permet de fournir un service de qualité supérieure.

"Nous décrivons ce que nous faisons comme une informatique sans souci", déclare Ryan Brown, PDG de xByte. "Nous répondons aux clients dans l'heure qui suit. Nous nous excusons d'ailleurs s'il faut attendre une heure pour obtenir un devis".

Lorsque les dirigeants de l'entreprise ont commencé à remarquer que leur ERP ralentissait tous les après-midi, ils ont su qu'ils devaient agir. "Nous savions qu'à un moment donné, nous devrions passer à une plate-forme plus évolutive et à un ERP capable d'automatiser un grand nombre de nos opérations", explique M. Brown.

Entreprise complexe de remise à neuf de serveurs

XByte vend des serveurs Dell et des commutateurs de réseau provenant d'un certain nombre de fabricants, en achetant des lots massifs d'ordinateurs sous forme d'unités complètes. Elle décompose ensuite chaque machine et chaque commutateur en ses principaux composants et sérialise chaque pièce.

"Nous décomposons les serveurs en pièces individuelles avec des numéros de série, mais comme nous ne les vendons pas nécessairement en tant que telles, notre processus d'inventaire peut être un peu complexe", explique M. Brown. Par exemple, un client peut commander un disque dur de 300 gigaoctets, qui peut être fabriqué à partir de 10 pièces différentes. "Le remplacement d'une pièce générique par une pièce spécifique est une complexité normale, mais elle peut devenir plus complexe lorsque nous devons ajouter des pièces supplémentaires telles que des câbles ou des plateaux. Tout cela doit se faire automatiquement avant que la commande ne soit envoyée à l'entrepôt.

Solution ERP

M. Brown a cherché à savoir comment les acteurs habituels de l'ERP - tels que NetSuite et Microsoft Dynamics - avaient modernisé leurs logiciels au cours des dernières années.

Il savait exactement ce qu'il attendait d'un nouveau système ERP :

Une entreprise qui s'engage à développer continuellement ses logiciels.
Flexibilité d'intégration avec des logiciels tiers sans ajouts coûteux ni personnalisation
Automatisation pour réduire la charge de travail du personnel comptable composé de deux personnes
Des tableaux de bord avec des capacités d'analyse rapide pour une meilleure visibilité des opérations.

Brown a choisi Acumatica en raison de la flexibilité de ses offres, de ses efforts de développement continu et de ses capacités d'automatisation.

"L'élément clé pour nous avec Acumatica, c'est qu'il n'était pas seulement basé sur le web, mais qu'il n'était pas purement dans le nuage", explique-t-il. "Nous aimions pouvoir le contrôler nous-mêmes, c'est pourquoi nous avons acheté le modèle sur site. Acumatica facilite également l'intégration avec d'autres logiciels et offre beaucoup plus de fonctionnalités.

Résultats

L'intégration rationalise les opérations de vente

Le service des ventes peut désormais prendre une commande client générique et, en appuyant sur un bouton, la transformer en pièces spécifiques et demander à Acumatica de créer automatiquement une nomenclature. Si la commande est passée en ligne, un commercial peut la visualiser dans le panier du client, ajouter un devis dans Magento et l'envoyer au client.

L'intégration d'Acumatica avec le site Web Magento est essentielle, car si de nombreuses ventes de xByte commencent en ligne, seulement 10 % sont réalisées en ligne, car de nombreux clients appellent pour demander des conseils sur des commandes qui peuvent atteindre des dizaines de milliers de dollars.

xByte a également été en mesure de relier facilement des outils tiers à Acumatica. "Nous avons une relation très étroite avec FedEx, par exemple", explique M. Brown. "Nous avons pu travailler avec notre outil de gestion des expéditions existant pour obtenir toutes les informations nécessaires à l'expédition de n'importe lequel de nos équipements. Nous n'avons pas eu à le reconstruire pour Acumatica.

Productivité accrue des entrepôts

Acumatica a considérablement amélioré la capacité de xByte à servir ses clients, en automatisant de nombreux processus de facturation et de comptabilité, et en rationalisant les opérations de prélèvement et de retrait dans l'entrepôt.

Avant d'utiliser Acumatica, l'équipe de l'entrepôt xByte devait ranger 10 à 15 chariots contenant parfois plus de 40 pièces, un chariot à la fois, car elle n'avait pas de visibilité sur le contenu de chaque chariot. Mais avec Acumatica, ils ont cette visibilité, et cela leur permet de regrouper les articles similaires pour un réapprovisionnement plus rapide. "C'est un gain de temps considérable", déclare M. Brown, qui estime que l'équipe de l'entrepôt économisera une heure ou deux par jour, qu'elle pourra réaffecter à d'autres tâches productives.

Une meilleure visibilité permet d'améliorer l'efficacité et le service à la clientèle

XByte commence tout juste à créer des tableaux de bord financiers accessibles en un clic, qui lui permettront non seulement d'avoir une meilleure visibilité sur les opérations, mais aussi de libérer les deux personnes chargées de la comptabilité pour qu'elles se concentrent sur des tâches à plus forte valeur ajoutée que l'entreprise devrait autrement confier à d'autres personnes.

En outre, cette meilleure visibilité permet à xByte d'améliorer le service à la clientèle. "J'étais récemment en train de dîner avec un client qui m'a demandé si une pièce était disponible", raconte M. Brown. "Avec Acumatica, j'ai pu consulter notre inventaire sur mon téléphone, voir exactement ce que nous avions et le lui faire savoir. C'est très agréable d'avoir cette capacité web, mais c'est aussi très agréable de l'avoir sur site.

ERP en nuage sur site ? La voie du succès pour xByte

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