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Défis
LifeSource est une organisation d'approvisionnement en organes de premier plan qui opère dans le Minnesota,
le Dakota du Nord, le Dakota du Sud et l'ouest du Wisconsin. L'organisation à but non lucratif, qui a
la deuxième plus grande empreinte du pays, facilite le don d'organes, d'yeux et de tissus entre les hôpitaux et les centres de transplantation.
d'organes, d'yeux et de tissus entre les hôpitaux et les centres de transplantation. Sa mission est de sauver des vies et d'offrir espoir et guérison aux familles dont les proches ont choisi de sauver leur vie.
aux familles dont les proches ont choisi de sauver la vie d'autrui.
LifeSource accompagne les familles en deuil tout au long du processus de don, récupère chirurgicalement les organes donnés et les achemine vers les receveurs.
les organes donnés et les transporte vers les receveurs. Selon Kelly White, directeur général de LifeSource, plus de
Kelly White, plus de 100 000 personnes dans tout le pays attendent une greffe qui pourrait leur sauver la vie.
dont 3 000 dans la région du Haut-Midwest de l'association.
Les prélèvements d'organes et de tissus sont compliqués, détaillés et soumis à des délais. L'association à but non lucratif
travaille avec plus de 270 hôpitaux, 9 centres de transplantation, 9 bureaux de médecins légistes et des centaines de salons funéraires.
des centaines de salons funéraires, se rendant sur place lorsqu'une situation de transplantation potentielle se présente.
Comme vous pouvez l'imaginer, il y a beaucoup de paperasse à remplir, une paperasse qui fait l'objet d'un suivi méticuleux,
doivent être facilement récupérables et sont réglementées par les autorités fédérales. Pour LifeSource, le traitement des
de la paperasserie était pénible.
LifeSource utilisait depuis des années Sage MAS 90, plus tard appelé Sage 100, pour ses finances. L'association à but non lucratif fonctionnait sur une technologie vieillissante hébergée sur site.
L'organisation à but non lucratif utilisait une technologie vieillissante hébergée sur place. L'accès à distance limité de l'organisation
l'accès à distance de l'organisation impliquait d'essayer de se connecter par le biais d'un réseau privé virtuel (VPN) qui interrompait souvent les connexions, ce qui
les employés très frustrés alors qu'ils tentaient de sauver des vies. "Nous n'étions pas en mesure d'accéder aux données à distance".
explique Matt Forse, comptable. "Les capacités de reporting étaient très limitées et les rapports dont nous disposions n'étaient pas formatés.
n'étaient pas très bien formatés. L'interface utilisateur n'était pas très conviviale.
Le plus gros problème était que notre entreprise s'était beaucoup développée et que Sage 100 n'était plus en mesure de gérer ce dont nous avions besoin", explique Beth Kabba, Senior Manager de la division financière.
plus en mesure de gérer ce dont nous avions besoin", explique Beth Kabba, Senior Manager of Financial
des opérations financières, qui a 30 ans d'ancienneté à LifeSource. "Obtenir un rapport personnalisé demandait beaucoup de travail. Pour obtenir un rapport personnalisé, il a fallu beaucoup de travail.
Il était très difficile d'utiliser nos informations financières pour prendre des décisions ou raconter notre histoire". "Il fallait
beaucoup de travail pour entrer dans AR ou AP et cela prenait beaucoup de temps. Cela en est arrivé au point de ne pas nous aider à faire notre travail.
notre travail et rendait notre travail beaucoup plus difficile", ajoute-t-elle.
Chez LifeSource, chaque action financière est suivie par un numéro d'identification du patient, y compris les coûts d'approvisionnement,
le transport d'organes, les transplantations, la rémunération des médecins, etc. Nous devions fusionner des informations, rechercher des éléments dans différentes feuilles de calcul et déplacer des informations", explique M. Kabba.
Nous devions fusionner des informations, rechercher des éléments dans différentes feuilles de calcul et déplacer des informations", explique M. Kabba. "Rien ne pouvait
Rien ne pouvait se parler. "Rien n'était transmis numériquement ; chaque élément était envoyé par courrier postal.
"Il fallait aller chercher le courrier et y apposer un cachet, le plus souvent une facture, avec la date.
Au fil des ans, le système Sage s'est mis à ramper, et si quelqu'un faisait accidentellement une erreur, il fallait réintroduire toute la transaction, ce qui faisait perdre du temps.
erreur, il fallait réintroduire toute la transaction, ce qui faisait perdre du temps. Par exemple, Kabba
Il n'est pas rare que nous recevions une facture de transport toutes les deux semaines.
qui peut comporter 100 lignes représentant des cas différents. Il fallait donc saisir les données pour chaque cas.
cas". En outre, les cadres n'avaient pas accès aux rapports financiers, à moins qu'elle ne les imprime pour eux.
qu'elle ne les imprime pour eux.
Pas d'accès à distance
Pour pouvoir travailler pendant le confinement de la pandémie, il fallait essayer de se connecter par VPN aux serveurs sur site, ce qui était difficile.
sur place, ce qui était très difficile. Les personnes travaillant dans les bureaux de l'organisation ont fait l'objet d'une rotation.
L'exécution d'un rapport financier était un défi, car il fallait que quelqu'un dans le bureau l'exécute, enregistre les fichiers et les envoie ensuite à l'organisation.
sauvegarder les fichiers, puis les envoyer au demandeur. S'il était assez facile de fournir des bilans et des comptes de résultat, il était plus difficile d'obtenir des données plus détaillées.
de résultats était assez facile, mais il était très difficile d'obtenir des données plus approfondies et des informations sur les donateurs.
très difficile. L'organisation disposait de huit licences d'utilisation, ce qui signifiait que les utilisateurs supplémentaires devaient demander à quelqu'un de se déconnecter ou devaient planifier une session.
demander à quelqu'un de se déconnecter ou de planifier l'accès.
