Un guide pratique pour une préparation efficace des commandes

Les distributeurs, les fabricants et les détaillants connaissent bien l'importance d'une préparation de commandes efficace. Et si vous travaillez dans l'un de ces secteurs, vous savez de première main que les clients d'aujourd'hui attendent des expéditions précises, ponctuelles et peu coûteuses.

Ces attentes ne peuvent être satisfaites que par une gestion rigoureuse et détaillée des stocks et en dotant l'équipe de l'entrepôt des outils dont elle a besoin pour préparer, emballer et expédier les commandes rapidement et avec précision.

Votre processus de préparation des commandes doit être parfait pour rendre votre entreprise plus efficace et mieux servir vos clients.

Ce guide vous aidera à maîtriser la préparation des commandes en examinant en profondeur les principes fondamentaux de la préparation des commandes, les différentes méthodes de préparation des commandes et le rôle que joue la technologie dans l'amélioration du processus.

Comprendre la préparation des commandes

La préparation de commandes consiste à récupérer des produits dans les entrepôts afin de remplir la commande de chaque client. Bien que cela paraisse simple, c'est loin d'être le cas.

Une préparation de commandes réussie nécessite un entrepôt entièrement approvisionné et inventorié, une stratégie de préparation définie, des outils et des technologies de préparation de commandes, ainsi que des travailleurs d'entrepôt formés.

Les préparateurs de commandes utilisent une liste de prélèvement qui les dirige vers différents endroits de l'entrepôt pour trouver les produits de la liste. Selon le niveau d'automatisation de votre entrepôt, les préparateurs de commandes peuvent parcourir des kilomètres chaque jour, soulever des produits lourds et encombrants et pousser des chariots lourds.

Ces employés doivent être capables de supporter une activité physique soutenue, et votre entreprise doit respecter les trois principes fondamentaux de la préparation de commandes : Précision, Efficacité et Sécurité.

Principes fondamentaux : Précision, efficacité et sécurité

1. Précision : il est essentiel de sélectionner le bon produit, dans la bonne quantité, pour la bonne commande. Si un préparateur de commandes ne choisit pas correctement une commande, il est obligé de revenir sur ses pas, de remettre les articles en place et de trouver les bons articles, ce qui peut retarder les plannings. S'il ne détecte pas l'erreur et que le client reçoit le mauvais produit, votre entreprise doit couvrir les frais de retour et de réapprovisionnement de la commande. Malheureusement, votre client peut être mécontent de votre service - même si l'erreur ne se produit qu'une seule fois - et faire appel à d'autres services.
2. Efficacité : Vous pouvez garantir l'efficacité en améliorant l'aménagement de l'entrepôt pour faciliter la navigation (par exemple, de larges allées, des zones de travail bien éclairées et des flux de circulation affichés). Vous devez également tenir vos stocks à jour, veiller à ce qu'ils soient facilement repérables et définir clairement votre processus de préparation des commandes. Lorsque votre entreprise fonctionne bien, vos clients et vos dirigeants, qui surveillent leurs résultats, sont satisfaits.
3. La sécurité : Vous comptez sur vos employés pour faire leur travail, et ils comptent sur vous pour assurer leur sécurité. Un espace de travail sûr implique une formation adéquate aux chariots élévateurs, à la manutention des matériaux et aux activités de l'entrepôt. Cela signifie également que vous fournissez les outils nécessaires à la réalisation des activités de l'entrepôt (par exemple, des chariots à main, des chariots et des plates-formes motorisées). Les environnements sûrs laissent aux travailleurs suffisamment de temps pour s'étirer et se reposer. Tout comme l'efficacité conduit à des résultats heureux, un environnement de travail sûr et sain l'est également.

En fin de compte, un processus de préparation des commandes précis, efficace et sûr améliore la gestion des stocks, réduit les coûts d'exploitation et améliore la satisfaction des clients. Mais pour en arriver là, vous devez d'abord déterminer la méthode de préparation de commandes la plus efficace pour votre entreprise.

Trouver l'ajustement parfait : Différentes méthodes pour différents besoins

Chaque entreprise est différente. Certaines entreprises appartiennent à la catégorie des petites et moyennes entreprises, qui traitent des dizaines, des centaines ou des milliers de commandes par jour, tandis que les grandes entreprises traitent des millions de commandes par jour (pensez à Amazon). Chaque entreprise a donc besoin d'une méthode de préparation de commandes qui réponde à ses besoins spécifiques.

Préparation de commandes individuelles : Concentré et précis

La préparation de commandes individuelles (ou préparation discrète) consiste pour les préparateurs de commandes à remplir une seule commande à la fois. Leur liste de prélèvement comprend les UGS d'une seule commande et, après avoir récupéré chaque article de la liste, ils les livrent à l'emballeur pour l'expédition. Le préparateur est alors libre de commencer la commande suivante. Cette méthode est simple à apprendre et constitue un excellent choix pour les petits entrepôts qui ont peu de commandes.

Cueillette par lots : La puissance des nombres

Dans le cadre de la préparation de commandes par lots, les préparateurs de commandes trouvent des articles provenant de plusieurs commandes stockées dans la même zone de l'entrepôt. Ils livrent les articles regroupés dans des chariots ou des bacs pour qu'ils soient triés, emballés et expédiés. Cette méthode réduit les temps de déplacement et fonctionne bien dans les entrepôts à fort volume où les commandes sont nombreuses et de petite taille.

La cueillette des vagues : L'harmonie entre l'unique et le lot

Le prélèvement par vagues combine les avantages du prélèvement individuel et du prélèvement par lots. Les commandes sont programmées par "vagues", ce qui signifie que les listes sont consolidées afin que les préparateurs puissent les prélever en un seul passage, en les organisant dans des bacs au fur et à mesure. Cette méthode permet d'équilibrer la charge de travail entre les préparateurs et fonctionne bien dans les entrepôts de taille moyenne à grande.

Zone Picking : À la conquête de vastes entrepôts

Dans le cas de la préparation de commandes par zone, les préparateurs de commandes travaillent dans des zones d'entrepôt spécifiques. Les commandes sont organisées par zone, ce qui permet aux préparateurs de commandes de prélever des UGS pour plusieurs commandes dans leur zone uniquement. La commande se déplace ensuite de manière séquentielle à travers les différentes zones. Cette méthode permet à plusieurs personnes de vérifier chaque commande lors de sa préparation, ce qui améliore la précision. Elle permet également de réduire le temps de marche de chaque préparateur et convient aux entreprises disposant d'entrepôts de grande taille qui disposent de la technologie nécessaire pour trier leurs commandes en conséquence.

Stratégies pour une préparation de commandes efficace

Quelles sont donc les meilleures stratégies pour que votre préparation de commandes soit aussi efficace que possible ? Il en existe quelques-unes.

Par exemple, vous voudrez optimiser vos flux de travail. Il peut s'agir de rationaliser chaque étape grâce à un plan de préparation des commandes bien conçu, d'aménager l'entrepôt de manière intelligente et sûre, et d'offrir aux employés une formation continue détaillée.

Une autre stratégie consiste à utiliser des solutions automatisées qui contribuent à réduire le travail physique et les erreurs humaines. Il s'agit par exemple des véhicules à guidage automatique (AGV), des robots collaboratifs (cobots) et des systèmes de préparation de commandes à commande vocale.

Vous pouvez également envisager de faire appel à des consultants en entrepôt pour recommander des modifications de l'agencement de l'entrepôt.

Un autre moyen d'améliorer la précision de la préparation des commandes consiste à marquer clairement chaque emplacement de stockage dans l'entrepôt à l'aide d'étiquettes d'emplacement. Cela concerne les zones, les allées, les rayonnages, les étagères, les bacs et d'autres emplacements.

Là encore, les professionnels du conseil en entrepôt sont à même de recommander les meilleurs emplacements pour les articles en fonction de la fréquence des commandes (occurrences de l'inventaire), des contraintes de poids ou de dimensions, des articles couramment sélectionnés pour des commandes de clients similaires, et d'autres critères.

La mise en œuvre d'un logiciel de préparation de commandes sous la forme d'un système complet de planification des ressources de l'entreprise (ERP) avec une solution intégrée de gestion d'entrepôt (WMS) - comme Acumatic - est une autre stratégie intelligente.

Notre solution ERP complète vous permet de rationaliser l'exécution des commandes, de réduire les erreurs et d'augmenter la productivité de l'entrepôt. Plus précisément, notre solution ERP et WMS intégrée propose des options de prélèvement sans papier et des files d'attente prioritaires.

Réduisez les erreurs de saisie de données grâce à la lecture des codes-barres et accédez à des tableaux de bord basés sur les rôles qui permettent aux responsables d'entrepôt de rester au courant de ce qui se passe dans leurs installations. Les environnements d'entrepôt plus vastes et plus complexes sont desservis par l'une des nombreuses applications WMS connectées qui fonctionnent de manière transparente avec les applications de gestion des stocks et des commandes d'Acumatica.

Avec Acumatica, votre accès centralisé aux données de l'entreprise, associé à des outils analytiques sophistiqués, vous aidera à prendre des décisions stratégiques et à développer votre activité.

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Préparation de commandes : Le lien vers l'efficacité opérationnelle et la satisfaction des clients

L'efficacité opérationnelle et la satisfaction des clients sont possibles lorsque vous disposez d'un système de préparation de commandes efficace. La préparation des commandes est une étape essentielle de la chaîne d'approvisionnement et, lorsque les commandes sont traitées avec rapidité et précision, votre entreprise est sur la bonne voie pour obtenir un succès à long terme.

Laissez Acumatica être votre partenaire dans l'excellence de la préparation des commandes. Notre solution ERP en nuage et notre WMS intégré peuvent vous aider à rationaliser les opérations et les transactions de votre entrepôt en combinant la puissance de nos applications de gestion des commandes et de gestion des stocks. Ensemble, elles offrent toutes les fonctionnalités de préparation de commandes dont vous avez besoin, de la préparation directe sans papier, écologique et efficace, à la préparation par vagues/par lots, aux listes de prélèvement avec code-barres et à l'automatisation de l'emballage, en passant par la préparation bidirectionnelle, les files d'attente de préparation par ordre de priorité, les tableaux de bord basés sur les rôles et tout ce qui se trouve entre les deux.

Selon Ben Leinster, PDG de AFF|group, le logiciel de préparation de commandes d'Acumatica est exactement ce dont ils avaient besoin. "Pour nous, la puissance du système Acumatica réside dans le WMS et la collecte de données en atelier, la gestion des stocks, la capacité à livrer un client et à faire les choses correctement."

Tableau de bord du gestionnaire d'entrepôt :