AcumatiCaresPourquoi est-il important que chacun comprenne les informations de gestion financière de son entreprise ? Et quel rôle le DAF moderne et son équipe jouent-ils dans cette compréhension ? C'est à ces questions que répond le billet d'aujourd'hui, le troisième de notre série sur le DAF moderne. Nous pensons qu'il vaut la peine de lire les deux premiers, consacrés aux indicateurs clés de performance, au reporting et à la planification de la croissance.
Les outils automatisés étant de plus en plus répandus, le rôle du directeur financier moderne et du service comptable a évolué. Les équipes comptables passent plus de temps sur les procédures et les contrôles et moins de temps à chercher le 0,01 $ manquant sur un rapprochement bancaire. La pression pour fournir rapidement des informations et des rapports financiers est énorme, car les chefs de service dépendent de la comptabilité pour obtenir des informations opportunes et pertinentes afin de prendre les décisions rapides nécessaires pour survivre dans le monde d'aujourd'hui. Si l'on ajoute à cela la nécessité pour les comptables de maintenir l'intégrité des systèmes, de valider et de synchroniser les données stockées dans des systèmes déconnectés et de gérer le contrôle des versions d'une myriade de feuilles de calcul, on obtient des journées de 12 heures.
Mais tout ce temps et ces efforts profitent-ils réellement aux membres de l'organisation que les comptables servent ? Les chefs de service sont-ils en mesure de faire le lien entre leurs objectifs et leurs activités, d'une part, et les résultats financiers de l'entreprise, d'autre part ? Comprennent-ils les informations contenues dans les états financiers et comment influencer les résultats qui y figurent ? Ils le devraient, et voici pourquoi.
Un nouveau rôle pour les équipes de gestion financière
Il incombe au directeur financier moderne et au service comptable non seulement de créer et de vérifier les rapports et les informations financières, mais aussi de faire en sorte que ces informations validées soient pertinentes et utiles au reste de l'organisation. Le langage de la comptabilité ne peut plus être une langue étrangère parlée et comprise uniquement par les comptables. Il est temps de changer d'orientation, depuis le directeur financier jusqu'au service comptable.
Les comptables d'aujourd'hui doivent apprendre à traduire les informations de gestion financière de manière à ce qu'elles puissent être comprises et appliquées par tous les membres d'une organisation. Cela signifie que les professionnels de la finance d'aujourd'hui doivent non seulement automatiser, mais aussi éduquer et communiquer s'ils veulent être des contributeurs appréciés au succès de l'organisation.
Automatiser
Avec la bonne solution ERP et le bon logiciel de gestion financière, de nombreuses tâches comptables traditionnelles sont déjà réduites ou éliminées grâce à l'automatisation de nombreuses tâches, ce qui permet aux comptables de consacrer plus de temps à la formation et à la communication.
Par exemple :
- Les rapprochements bancaires mensuels peuvent être automatisés pour que les transactions soient rapprochées quotidiennement.
- L'intelligence artificielle peut être appliquée aux outils de numérisation et de saisie des factures, en stockant le document original sous forme électronique avec la transaction du système.
- Des flux de travail automatisés et des limites d'approbation pour l'approbation des factures peuvent être définis dans l'application.
- Les tableaux croisés dynamiques peuvent être générés à l'intérieur de votre application comptable, de sorte que les données des rapports financiers managériaux sont disponibles en temps voulu et contrôlées.
La première étape pour améliorer la communication et la formation au sein d'une organisation est de disposer d'une vue centralisée et cohérente de l'information.
Éduquer
Au fur et à mesure que les employés réussissent leur carrière et gravissent les échelons de l'organisation, on attend d'eux qu'ils comprennent l'information et qu'ils interagissent souvent avec elle. Cependant, il est rare qu'ils reçoivent une formation sur les concepts financiers de base, et encore moins sur les aspects spécifiques de la gestion financière qui sont pertinents pour leur entreprise. Il est impossible pour ces dirigeants d'avoir un impact sur les résultats financiers qu'ils ne comprennent pas.
Envisagez d'offrir des possibilités de formation à votre équipe, par exemple :
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- Créer un club de lecture et inviter le personnel comptable et les chefs de service à lire les informations et à en discuter. Commencez par "Managing by the Numbers" de Chuck Kremer.
- Sharhttps://www.slideshare.net/ing cette présentation de diapositives en ligne brihttps://www.slideshare.net/ef disponible sur slideshare.net: "Comprendre les états financiers" avec toute personne ayant un impact sur les résultats financiers.
- Créer des cours de formation d'une heure (en anglais simple) pour expliquer les concepts qui ont un impact sur les résultats financiers pour la direction et le personnel. Ces cours portent sur des sujets tels que
- Reconnaissance des revenus
- Déclaration des dépenses
- Frais de déplacement et codification dans le cadre de la nouvelle loi fiscale
- Comptabilité d'exercice et comptabilité de caisse
- Quand un élément est-il une dépense et quand est-il un actif ?
- Politiques d'évaluation des stocks
Communiquer
La comptabilité est une langue étrangère pour la plupart des professionnels. Peu de gens peuvent parler ou comprendre le langage des GAAP ou principes comptables généralement acceptés : "Comptabilité d'exercice contre comptabilité de caisse, actif contre dépense, ou pire encore, ce qui fait qu'une chose est un "débit" ou un "crédit". Pour rester pertinents dans les organisations d'aujourd'hui, il appartient aux comptables et à leurs dirigeants de passer de l'application des règles du back-office à la communication du front-office.
Plutôt que de passer leur temps à créer, saisir et rapprocher des transactions routinières et répétitives, les comptables d'aujourd'hui doivent être des partenaires des chefs de service dans la planification, l'analyse et l'interprétation des résultats pour une meilleure prise de décision.
Cela nécessite de nouvelles compétences et de nouveaux outils, ainsi que le soutien d'un logiciel de gestion financière, tel qu'Acumatica cloud ERP, qui peut mettre les informations pertinentes à portée de main de manière contrôlée mais structurée.
Par exemple :
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- Présentez à tous les membres de votre entreprise un exemple de tableau des flux de trésorerie (ou celui de votre organisation, si vous en avez la possibilité).
- Travailler avec les équipes des départements pour aider à créer des mesures visibles - à la fois en amont et en aval - afin d'aider tout le monde à comprendre les moteurs des résultats critiques de l'entreprise.
- Montrez aux équipes de vente comment elles peuvent utiliser les informations intégrées du CRM et de la comptabilité pour surveiller les crédits retenus et les soldes impayés des clients à partir de leurs propres écrans personnalisés.
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Avoir un impact
En tant que directeur financier moderne ou responsable d'un département financier, vous maîtrisez la langue de la comptabilité. Vous connaissez le fonctionnement d'un bilan et pouvez créer des comptes T dans votre sommeil. Vous comprenez l'article 179 du Code et le FASB 157. Vous pouvez créer des états financiers qui s'équilibrent et donner des conseils sur l'impact potentiel de toutes sortes de transactions en attente.
Vous avez des compétences exceptionnelles et beaucoup de pain sur la planche, mais avec l'aide du bon système automatisé, vous pouvez éliminer une partie de la corvée qui vous empêche d'avoir un impact encore plus grand sur votre organisation. En prenant le temps de vous mettre à la place des membres de votre équipe non comptable et en les aidant à comprendre certaines des informations que vous créez, vous pouvez les aider à améliorer les résultats financiers de l'entreprise et à s'approprier les transactions qu'ils contrôlent. Il en résulte un véritable partenariat entre la comptabilité et tous les autres services de l'entreprise.
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