Concevoir un ERP basé sur l'IA pour le responsable qui reçoit l'alerte générée par l'IA et le spécialiste qui la résout

La plupart des systèmes ERP basés sur l'IA ont été conçus pour répondre aux besoins d'un type d'utilisateur bien précis. Ils fournissent les analyses générées par l'IA demandées par cet utilisateur, mais le plus souvent, celui-ci ne donne pas suite aux informations qu'il reçoit. Il les transmet plutôt à ceux qui sont chargés de le faire, ce qui crée un retard qui nuit à l'efficacité et à la productivité que l'IA est censée apporter.

Dans le cinquième article de notre série consacrée à l'IA, qui explore les concepts et les termes que toute entreprise devrait connaître, nous répondons à la question suivante : à qui doit s'adresser un ERP basé sur l'IA ? À celui qui demande les données ou à celui qui les exploite ? Attention, spoiler : la réponse est « aux deux ».

ERP basé sur l'IA : mêmes données, exigences différentes

À quels utilisateurs spécifiques s'adressent les systèmes ERP basés sur l'IA ? Le responsable financier qui examine la clôture mensuelle, le contrôleur de gestion qui passe en revue les rapports d'anomalies, le responsable des opérations qui surveille les tableaux de bord. C'est un bon point de départ. Ce sont ces personnes qui ont demandé à avoir une visibilité sur les résultats fournis par l'IA.

Mais la détection et la résolution ont des objectifs différents, et dans la plupart des entreprises, la personne qui détecte un problème et celle qui le résout sont souvent deux personnes distinctes. Réfléchissez à la manière dont fonctionne concrètement une équipe chargée des comptes fournisseurs lorsqu’une IA signale une facture en double ou un paiement qui ne correspond pas au bon de commande.

L'alerte s'affiche sur le tableau de bord du responsable des comptes fournisseurs. Ce dernier assure le suivi lors d'une réunion ou envoie un message. Au moment où l'information parvient au spécialiste des comptes fournisseurs chargé du traitement des factures et connaissant l'historique du fournisseur, le détail précis qui a déclenché l'alerte a déjà été résumé, transmis et dépouillé du contexte qui aurait permis d'y donner suite immédiatement. Le spécialiste ouvre le même système que l'IA a déjà examiné et recommence depuis le début.

Le « fixeur » a besoin de quelque chose de différent de ce dont a besoin le manager.

Un responsable a besoin d'un résumé : combien d'exceptions cette semaine, quels fournisseurs sont signalés et quel est le montant en jeu. Un spécialiste a besoin du dossier spécifique, de l'historique pertinent et d'un chemin clair vers la résolution sans avoir à quitter l'écran sur lequel il travaille déjà. Il s'agit d'interfaces différentes, de flux de travail différents et souvent de produits différents, et la plupart des ERP basés sur l'IA ont été conçus pour répondre aux questions du responsable.

Lorsqu'on évoque la productivité des systèmes ERP basés sur l'IA, on a tendance à se concentrer sur ce qu'ils sont capables de détecter, mais la détection n'est qu'une première étape. Dans la plupart des organisations, la personne qui identifie l'information pertinente et celle qui agit en conséquence sont rarement les mêmes. Lorsque l'IA détecte une anomalie, transmet une alerte à ses supérieurs et attend qu'une chaîne de transmission humaine la renvoie à la personne en mesure d'agir, le gain de temps est perdu lors de ce transfert.

Ce sont justement ceux qui sont les plus proches du terrain, ceux dont la productivité quotidienne s'en trouverait réellement améliorée, qui sont les derniers à en ressentir les bienfaits.

L'ERP basé sur l'IA qui apporte de la valeur à tous les utilisateurs

La solution ERP cloud d’Acumatica, optimisée par l’IA, est conçue pour répondre aux besoins de ces deux types d’utilisateurs. Qu’il s’agisse de l’automatisation par IA qui intègre une recommandation dans un workflow ou de la détection d’anomalies qui met en évidence un schéma inhabituel dans une transaction, l’objectif est le même : la personne chargée d’intervenir reçoit le contexte spécifique dont elle a besoin pour résoudre le problème, directement sur son lieu de travail. L’assistant IA d’Acumatica étend cette même intelligence au niveau de l’écran, mettant ainsi la fonctionnalité de langage naturel à la disposition tant de la personne qui effectue le travail que de celle qui le vérifie.

La visibilité et l'action prennent toute leur valeur lorsqu'elles vont de pair, et Acumatica est conçu pour offrir ces deux atouts. Karsten Group et American Meadows sont deux organisations agricoles de taille moyenne qui tirent parti des capacités d'intelligence artificielle d'Acumatica pour fournir des informations en temps réel tant aux responsables qu'aux spécialistes.

Jeandre Van Der Linde, directeur financier du groupe Karsten, explique que l'accès aux données via Acumatica leur a permis de prendre des décisions plus rapidement, d'identifier les tendances et d'aborder des sujets cruciaux avec l'équipe opérationnelle. De son côté, Kim Walker, directrice des opérations d'American Meadows, affirme que les flux de travail intelligents et personnalisés d'Acumatica ont simplifié la gestion des risques et l'exploitation des opportunités.

« L’agriculture a toujours exigé de la précision — conditions du sol, prévisions de rendement, coûts des intrants — mais les tableurs et les systèmes hérités ont cloisonné les données et ralenti la prise de décision », explique Jon Pollock, directeur des produits chez Acumatica, dans un récent communiqué de presse consacré à l’IA. « Les résultats que nos clients obtiennent désormais grâce à un ERP moderne basé sur l’IA montrent clairement qu’il existe une meilleure voie à suivre : celle d’une infrastructure unifiée et basée sur le cloud. »

Lorsqu'on évalue un progiciel de gestion intégré (ERP), la bonne question consiste à savoir ce que le système est capable de détecter, où le résultat est transmis, ainsi que la facilité avec laquelle la personne qui le reçoit peut en tirer parti. C'est dans l'écart entre l'alerte et la résolution que l'ERP basé sur l'IA apporte de la valeur ajoutée ou, au contraire, en perd.

Pour en savoir plus sur l’intérêt de choisir la solution adaptée, alliant une IA pratique à des fonctionnalités ERP avancées, prenez quelques minutes pour découvrir les informations utiles présentées dans notre webinaire captivant, « Acumatica AI : Transformer l’ERP pour l’ère de l’entreprise intelligente », et lisez les articles précédents de notre série, notamment « L’IA selon vos besoins : une IA gérée et configurable », « Pourquoi la distinction entre IA et automatisation est importante pour l’ERP », « IA intégrée ou IA ajoutée ? » Ce que toute entreprise devrait demander à son fournisseur ERP, et Pourquoi l’IA spécialisée l’emporte sur l’IA horizontale.

Et ne manquez pas notre prochain article de blog sur l'IA transformatrice, intitulé « La fonctionnalité d'IA qui va révolutionner votre façon de travailler n'est pas la première que vous essayez ».