Les paiements intégrés dans les progiciels de gestion intégrée (ERP) : fonctionnement, avantages et principales fonctionnalités

Les paiements intégrés dans les progiciels de gestion intégrée (ERP) : fonctionnement, avantages et principales fonctionnalités

L'intégration des paiements dans les progiciels ERP permet aux entreprises d'accepter, de traiter, d'enregistrer et de rapprocher les paiements des clients via le même système que celui utilisé pour gérer les factures et les comptes clients. Les clients bénéficient ainsi d'un moyen de paiement plus pratique, tandis que les équipes financières n'ont plus besoin de transférer manuellement les informations de paiement d'un système à l'autre.

En associant le traitement des paiements aux données financières et aux dossiers clients, les paiements intégrés permettent d'accélérer la comptabilisation des paiements, d'améliorer la visibilité sur la trésorerie, de réduire le travail de rapprochement et d'assurer une plus grande cohérence du processus « de la facture à l'encaissement ». Toutefois, les workflows disponibles, les modes de paiement et le niveau d'automatisation dépendent du système ERP, du prestataire de services de paiement et de la configuration.

Qu'est-ce que le paiement intégré dans un ERP ?

Les paiements intégrés désignent des fonctionnalités de traitement des paiements directement reliées aux flux de travail d'un système ERP en matière de facturation, de gestion des comptes clients, de gestion de la clientèle et de gestion financière. Les clients peuvent effectuer leurs paiements via une facture, un lien de paiement, un processus de paiement en ligne ou un portail en libre-service, sans que les équipes financières aient à saisir manuellement les données de paiement dans l'ERP.

Une fois le paiement autorisé, le flux de travail connecté peut enregistrer la transaction, l'affecter à la facture correspondante, mettre à jour le solde dû du client et faire apparaître cette opération dans les registres comptables. Cela diffère d'un processus de paiement déconnecté, dans lequel les employés doivent télécharger les fichiers de transactions, faire correspondre les paiements aux factures et mettre à jour les registres comptables séparément.

Les paiements AR intégrés visent spécifiquement à encaisser les paiements des clients et à relier ces transactions aux comptes clients. Le terme plus général de « paiements intégrés » peut également englober le commerce électronique, les points de vente, les fournisseurs, les remboursements et d’autres processus de paiement.

Quels sont les avantages des paiements intégrés dans un progiciel de gestion d'entreprise (ERP) ?

Le principal avantage de l'intégration des paiements dans un progiciel de gestion intégré (ERP) réside dans le fait que les opérations de paiement restent liées aux factures, aux dossiers clients et aux données comptables déjà gérées par les équipes financières. Cela permet d'améliorer à la fois l'expérience de paiement des clients et l'efficacité des processus financiers internes.

Ces avantages dépendent du prestataire de paiement, de la configuration du progiciel de gestion intégré (ERP), des modes de paiement pris en charge et du degré d'automatisation des processus. Les entreprises doivent vérifier comment sont gérés l'autorisation, le règlement, l'imputation des paiements, les remboursements et les exceptions avant de choisir une solution.

Fonctionnement des paiements par RA intégrée dans les factures, les portails et les processus de paiement

Bien que le déroulement précis varie selon le système ERP et le prestataire de paiement, le paiement intégré des créances suit généralement les étapes suivantes :

• L'entreprise établit une facture. L'ERP génère une facture à partir des informations relatives au client, à la commande, au projet, à la fiscalité et aux conditions de paiement déjà enregistrées dans le système.
• Le client se voit proposer une option de paiement. La facture peut comporter un lien de paiement ou un code QR, ou bien le client peut y accéder via un portail en libre-service.
• Le client choisit un mode de paiement. Selon le prestataire et la région, les modes de paiement disponibles peuvent inclure les cartes de crédit, les cartes de débit, les virements ACH, les virements électroniques (EFT) ou d'autres options de paiement électronique.
• Le prestataire de paiement autorise la transaction. Les informations de paiement sensibles sont transmises au prestataire de paiement à l'aide des mesures de sécurité prises en charge par l'environnement de paiement.
• Le progiciel de gestion intégré (ERP) reçoit les informations relatives au statut du paiement. Le système connecté indique si la transaction a été autorisée, refusée, réglée, remboursée ou si elle nécessite une intervention particulière.
• Le paiement est affecté à la facture correspondante. Lorsque cette fonctionnalité est prise en charge et configurée, le progiciel de gestion intégré (ERP) associe le paiement à la facture en cours et met à jour le solde du client.
• Les registres et rapports financiers sont mis à jour. Les opérations de paiement sont mises à la disposition des services chargés des comptes clients, de la gestion de trésorerie, du grand livre et des processus de reporting, conformément à la configuration de l'organisation.
• Les équipes financières gèrent les cas exceptionnels. Les collaborateurs examinent les paiements non appariés, les transactions ayant échoué, les paiements partiels, les remboursements, les litiges et les rétrofacturations qui nécessitent une intervention supplémentaire.

Paiements « embarqués » ou « intégrés » : quelle est la différence ?

Les paiements « intégrés » et « embarqués » relient tous deux le traitement des paiements aux logiciels d'entreprise, mais ces termes désignent des niveaux d'intégration différents. Les paiements « intégrés » font partie intégrante de la facture, du portail, du processus de paiement ou du flux de travail de l'ERP. Les paiements « embarqués » peuvent quant à eux utiliser une plateforme de paiement distincte qui échange des informations sur les transactions avec l'ERP via une interface de programmation d'application (API), un connecteur ou un transfert de fichiers.

Dans la pratique, une solution de paiement peut être à la fois intégrée et embarquée : elle peut s'appuyer en coulisses sur un prestataire externe tout en offrant aux clients et aux collaborateurs une expérience connectée au sein du progiciel de gestion d'entreprise (ERP).

Dans quels cas une entreprise a-t-elle besoin d'une solution de paiement intégrée à son ERP ?

Une entreprise devrait envisager d'intégrer les paiements ERP lorsque des systèmes isolés retardent les encaissements, génèrent des tâches manuelles ou limitent la visibilité sur les paiements des clients. Parmi les indicateurs courants, on peut citer :

• Les clients doivent passer d'un portail de facturation à un portail de paiement.
• Les employés téléchargent les fichiers de paiement et les importent dans l'ERP.
• Les équipes financières effectuent manuellement le rapprochement entre les paiements et les factures en cours.
• Les soldes des clients ne sont pas mis à jour immédiatement après le paiement.
• Les erreurs de paiement ou les informations manquantes concernant les transactions nécessitent des vérifications fréquentes.
• Les rapports diffèrent selon qu'il s'agit de la plateforme de paiement ou du progiciel de gestion intégré (ERP).
• Les remboursements, les paiements partiels et les rétrofacturations sont difficiles à suivre.
• Le volume des paiements a dépassé ce que le processus actuel est en mesure de gérer efficacement.
• Les clients demandent davantage d'options de paiement électronique.
• Les responsables financiers ne disposent pas d'une visibilité en temps réel sur les encaissements et les créances.

Un seul problème ne suffit pas nécessairement à justifier le remplacement d'un processus existant. Les entreprises doivent comparer le coût et la complexité de la mise en œuvre aux réductions attendues en termes de tâches manuelles, de retards de paiement et d'efforts de rapprochement.

Quelles fonctionnalités un logiciel de paiement intégré à un ERP doit-il offrir ?

Une solution de paiement intégrée doit prendre en charge l'ensemble du cycle de vie du paiement, et pas seulement l'autorisation des transactions. Les entreprises doivent évaluer dans quelle mesure la solution relie les options de paiement des clients aux factures, au traitement des paiements, au règlement, au rapprochement, à la sécurité et au reporting financier.

Ces éléments indispensables sont essentiels pour vous aider à respecter vos obligations financières et à gagner la confiance durable de vos clients.

Une solution de paiement intégrée doit prendre en charge l'ensemble du cycle de vie du paiement, et pas seulement l'autorisation des transactions. Les entreprises doivent évaluer dans quelle mesure la solution relie les options de paiement des clients aux factures, au traitement des paiements, au règlement, au rapprochement, à la sécurité et au reporting financier.

Comment les paiements intégrés aux systèmes ERP contribuent-ils à la sécurité ?

Les solutions de paiement intégrées aux progiciels de gestion intégrée (ERP) peuvent contribuer à réduire l'exposition inutile aux informations de paiement sensibles grâce à des mesures de sécurité telles que la tokenisation, le chiffrement, les champs de paiement hébergés par le prestataire, les autorisations basées sur les rôles et les pistes d'audit des transactions. Ces contrôles permettent au progiciel ERP de faire référence aux modes de paiement sans stocker les informations complètes relatives aux cartes directement dans la base de données du progiciel.

Les entreprises doivent vérifier les responsabilités en matière de PCI DSS incombant au commerçant, au fournisseur de système ERP, à la passerelle de paiement et au prestataire de services de traitement des paiements. Elles doivent également évaluer les contrôles d'accès, les autorisations de remboursement, les outils de prévention de la fraude, la surveillance des transactions, les procédures de réponse aux incidents, ainsi que les modalités de stockage et de transmission des identifiants de paiement.

Aucune technologie de paiement ne permet d'éliminer les risques liés à la sécurité ou à la fraude. L'objectif est de réduire l'exposition à ces risques, de mettre en place des contrôles adaptés et de définir clairement les responsabilités au sein de l'écosystème des paiements.

Quels sont les inconvénients potentiels des paiements intégrés ?

Les paiements intégrés peuvent simplifier les processus opérationnels liés à la gestion de la clientèle et aux finances, mais les entreprises doivent évaluer les contraintes potentielles avant de les mettre en œuvre. Celles-ci peuvent notamment inclure :

• Frais de transaction, de passerelle, de plateforme et de mise en œuvre.
• Dépendance vis-à-vis des processeurs pris en charge par l'éditeur de l'ERP.
• Moyens de paiement, devises ou disponibilité régionale limités.
• Exigences en matière de configuration et de migration des données.
• Nouveaux processus pour les paiements échoués, les remboursements, les litiges et les rétrofacturations.
• Responsabilités partagées en matière de sécurité et de conformité.
• Maintenance de l'intégration en cas de changement de système ERP ou de plateforme de paiement.
• Difficulté potentielle à changer de prestataire une fois que les processus de paiement sont mis en place.

Ces considérations ne l'emportent pas nécessairement sur les avantages. Elles doivent être intégrées à l'analyse de rentabilité et évaluées parallèlement au volume des paiements, aux performances en matière de recouvrement, à la charge de travail des employés, aux exigences des clients et aux coûts actuels du système.

Comment Acumatica prend-il en charge les paiements par réalité augmentée intégrés ?

Acumatica relie les flux de paiement des clients aux comptes clients et aux processus financiers associés. Les entreprises peuvent ainsi émettre des factures, fournir des liens de paiement ou des codes QR, offrir à leurs clients un accès en libre-service aux informations relatives à leur compte, affecter les paiements aux factures en cours et mettre à jour les soldes des clients à mesure que les paiements sont reçus.

Les informations relatives aux factures et aux paiements étant reliées aux fiches clients, à la gestion de trésorerie et au grand livre, les équipes financières peuvent gérer les créances sans avoir à transférer manuellement ces mêmes informations entre des systèmes isolés les uns des autres. Acumatica prend également en charge les workflows liés aux annulations de paiement, aux remboursements clients, à la gestion multidevises, à la facturation récurrente et au reporting sur les créances.

Les modes de paiement disponibles, les capacités de traitement, la couverture géographique, les frais et les responsabilités en matière de sécurité peuvent varier en fonction du prestataire de paiement choisi et de la configuration du système. Les entreprises sont invitées à examiner ces exigences avec Acumatica et leur partenaire de mise en œuvre avant de choisir une solution de paiement.

FAQ

Qu'est-ce que les paiements intégrés dans un ERP ?

Les paiements intégrés dans un progiciel de gestion d'entreprise (ERP) relient le traitement des paiements aux factures, aux comptes clients et aux données financières gérées dans le système ERP. Les clients peuvent effectuer leurs paiements via une facture connectée, un lien, un portail ou un processus de paiement, tandis que les informations relatives au paiement sont transmises au service des comptes clients et aux processus comptables associés.

Quelle est la différence entre les paiements « embarqués » et les paiements « intégrés » ?

Les paiements intégrés s'inscrivent dans le cadre de l'expérience existante de l'utilisateur, qu'il s'agisse d'une facture, d'un portail, d'un processus de paiement ou d'un système ERP. Les paiements intégrés peuvent s'appuyer sur une plateforme de paiement distincte qui échange des données de transaction avec le système ERP. Une solution peut être à la fois intégrée et incorporée lorsqu'un prestataire externe prend en charge une expérience de paiement s'inscrivant dans le flux de travail du système ERP.

En quoi les paiements intégrés permettent-ils d'améliorer la gestion des créances ?

Les paiements intégrés permettent de faciliter les opérations de paiement pour les clients et d'automatiser le flux d'informations relatives aux transactions vers la comptabilité clients. Selon la configuration, le progiciel de gestion intégré (ERP) peut enregistrer les paiements, les affecter aux factures, mettre à jour les soldes des clients et mettre les informations de paiement à disposition à des fins de rapprochement et de reporting.

Les paiements intégrés permettent-ils de rapprocher automatiquement les factures ?

Les solutions de paiement intégrées peuvent automatiquement faire correspondre les paiements aux factures et les imputer à celles-ci lorsque la transaction contient les informations nécessaires relatives à la facture et au client. Les paiements partiels, les paiements groupés, les frais, les rétrofacturations, les références manquantes et d’autres exceptions peuvent toutefois nécessiter une vérification. Les entreprises doivent vérifier quels scénarios de mise en correspondance et de rapprochement sont pris en charge par le système.

Les paiements intégrés aux progiciels de gestion d'entreprise (ERP) sont-ils sécurisés ?

Les solutions de paiement intégrées aux progiciels de gestion intégrée (ERP) peuvent recourir à la tokenisation, au chiffrement, aux champs de paiement hébergés par le prestataire, à un accès basé sur les rôles et à des pistes d'audit pour contribuer à la protection des informations de paiement. Les responsabilités en matière de sécurité pouvant être réparties entre l'entreprise, le fournisseur de l'ERP, la passerelle de paiement et le prestataire de traitement, les entreprises doivent donc examiner l'ensemble de leur environnement de paiement ainsi que leurs obligations au titre de la norme PCI DSS.

Quels modes de paiement un ERP peut-il prendre en charge ?

En fonction du système ERP, du prestataire de paiement, du pays et de la devise, les modes de paiement pris en charge peuvent inclure les cartes de crédit, les cartes de débit, les virements ACH, les virements électroniques (EFT), les portefeuilles numériques et d’autres options électroniques. Les entreprises doivent vérifier la disponibilité, les délais de règlement, les frais, les conditions de remboursement et les possibilités de paiements récurrents pour chaque mode de paiement.

Quels sont les éléments qu'une entreprise doit prendre en compte avant de mettre en place un système de paiement intégré ?

Les entreprises doivent évaluer les modes de paiement et les prestataires de services de paiement pris en charge, l'intégration à leur progiciel de gestion intégré (ERP), l'application de paiement, le rapprochement des opérations, les responsabilités en matière de sécurité, le reporting, l'expérience client, la couverture géographique, l'évolutivité et le coût total. Elles doivent également tester les cas d'exception, tels que les transactions échouées, les paiements partiels, les remboursements, les litiges et les rétrofacturations.

Les paiements intégrés sont-ils adaptés à votre entreprise ?

Les paiements intégrés permettent de créer un processus « de la facturation à l'encaissement » plus cohérent en regroupant les options de paiement des clients, les comptes clients et les informations financières au sein d'un même flux de travail. Les clients bénéficient ainsi d'un moyen de paiement plus pratique, tandis que les équipes financières peuvent réduire les saisies manuelles, accélérer la comptabilisation des paiements et améliorer la visibilité sur les encaissements et les créances en cours.

Une solution adaptée ne doit pas se limiter au simple traitement d'une transaction. Elle doit prendre en charge les applications de paiement, la gestion des exceptions, le rapprochement, la sécurité, le reporting, ainsi que les modes de paiement utilisés par vos clients. Les entreprises doivent comparer ces fonctionnalités, ainsi que les exigences de mise en œuvre et le coût total, avant de choisir une solution de paiement ERP.

Acumatica intègre le traitement des paiements aux comptes clients et aux processus financiers plus généraux afin d'aider les entreprises en pleine croissance à gérer plus efficacement les paiements de leurs clients. Découvrez les fonctionnalités d'Acumatica en matière de traitement des paiements ou contactez notre équipe pour discuter de vos besoins.

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