Finance : détecter les risques avant qu'ils ne deviennent des problèmes

La plupart des crises financières ne s'annoncent pas. Un retard de paiement par-ci, une dépense imprévue par-là, une erreur de tarification qui échappe au contrôle. Aucun de ces éléments ne semble urgent et peut même passer inaperçu le jour même où il se produit. Mais ils peuvent s'accumuler. Lorsque ces chiffres alarmants apparaissent dans le rapport de fin de mois, le problème vous a déjà coûté cher.

Tel était le message central de la session que j’ai animée lors de Acumatica Summit aux côtés de mon collègue Phillip Kennedy, directeur de la gestion des produits pour les entreprises générales chez Acumatica. Cet article est le deuxième de notre série consacrée aux sessions phares de Acumatica Summit . Le premier, intitulé « Données et reporting : tableaux de bord, détection des anomalies et reporting dans Acumatica », traitait des techniques de raffinement et d’analyse des données. Aujourd’hui, nous allons nous pencher sur la question qui préoccupe tous les responsables financiers : comment anticiper les problèmes tant qu’il est encore temps d’agir ?

La réponse est à la fois réaliste et réalisable. Pour passer d'une approche réactive à une approche proactive, trois éléments doivent fonctionner de concert au sein de votre solution ERP :

• Des tableaux de bord offrant une visibilité en temps réel.
• Fonctionnalités permettant d'automatiser des actions.
• Des fonctionnalités d'IA pratiques qui identifient ce qui constitue une situation « normale » pour votre entreprise.

Connaître sa situation : tableaux de bord en temps réel

Les responsables financiers ont besoin d'une visibilité en temps réel, et non de surprises en fin de mois. Lorsque votre vision de votre situation de trésorerie est en décalage par rapport à la réalité de vos données financières, chacune de vos décisions se résume à des conjectures fondées sur des chiffres obsolètes.

Les tableaux de bord d'Acumatica fournissent des données de gestion financière en temps réel, transformant les informations opérationnelles brutes en indicateurs exploitables, et offrant ainsi aux contrôleurs de gestion et aux directeurs financiers une vue d'ensemble en temps réel des indicateurs les plus importants. Vous pouvez par exemple suivre :

• Créances en souffrance et anciennes : identifiez les créances qui prennent du retard et évaluez l'ampleur de ce retard, afin de concentrer vos efforts de recouvrement là où cela compte vraiment.
• Soldes des factures fournisseurs à échéance et en retard : sachez ce que vous devez et à quelle date, avant qu'une pénurie de liquidités ne vous oblige à courir partout.
• Situation de trésorerie et liquidités à court terme : sachez exactement de quelle marge de manœuvre vous disposez à tout moment, et pas seulement à la clôture.
• Évolution des recettes et des dépenses : identifiez la tendance de vos marges avant que le trimestre ne stagne.

Les tableaux de bord d’Acumatica sont également configurables et peuvent être personnalisés en fonction des rôles de chacun, afin que chaque utilisateur et décideur dispose instantanément des données actualisées et harmonisées dont il a besoin. Lorsque tout le monde travaille à partir des mêmes chiffres en temps réel et bénéficie d’une visibilité financière en temps réel, une facture en souffrance ou une tendance à la hausse des dépenses ne peut plus passer inaperçue entre les lignes des rapports.

Agir tôt : les événements professionnels qui permettent d'accélérer les rentrées d'argent

La visibilité sur les flux de trésorerie vous permet de savoir où vous en êtes, mais elle ne fait pas circuler l'argent. C'est là que l'automatisation entre en jeu.

En général, les clients ne paient pas en retard de manière intentionnelle. Les retards sont dus au fait que les rappels sont envoyés manuellement, que les relances manquent de cohérence et que l’équipe financière est déjà débordée. Un rappel qui aurait dû être envoyé mardi est finalement envoyé la semaine suivante, quand il est envoyé. Multipliez cela par des centaines de factures, et ces petits retards se transforment en véritables problèmes de trésorerie qui ne cessent de s’aggraver.

Acumatica Business Events permet d'éviter ces problèmes en automatisant les tâches routinières qui assurent la fluidité des flux de trésorerie. Le processus est simple et se déroule sans intervention humaine.

• Le système identifie automatiquement les factures dont la date d'échéance approche.
• Il envoie des rappels en temps opportun, accompagnés des détails de la facture correspondante.
• Les clients reçoivent un rappel régulier, et le paiement est effectué plus rapidement.

Il en résulte une réduction des tâches manuelles et un suivi plus fiable. Votre équipe n'a plus à se préoccuper des rappels de routine et peut ainsi se concentrer sur les comptes qui nécessitent réellement une attention particulière. Dans ce cas précis, c'est la cohérence qui permet de réduire le délai entre l'émission d'une facture et l'encaissement des fonds.

Maîtrise des sorties de trésorerie : détection des anomalies par l'IA

Accélérer les entrées de fonds n'est qu'une partie de l'équation. Il faut également surveiller les sorties.

La détection d'anomalies par IA d'Acumatica fonctionne comme un auditeur expérimenté qui examine vos comptes depuis des années. Au lieu de s'appuyer sur des seuils fixes qu'une personne doit définir et mettre à jour, l'IA analyse les tendances historiques pour chaque fournisseur et chaque client. Elle apprend à reconnaître ce qui est habituel, notamment les montants, les dates, la fréquence et les conditions habituelles, puis signale les écritures qui s'écartent de manière significative de cette norme.

Ce qui rend cet outil pratique, c'est la manière dont il classe les résultats. Plutôt que de vous submerger d'alertes, le système attribue un niveau de gravité à chaque anomalie, ce qui vous permet de savoir ce qui mérite une attention particulière.

• Normal : Conforme au comportement attendu. Aucune action requise.
• Moyen : Ça vaut le coup d'œil. Il y a eu un changement, mais cela pourrait être légitime.
• Important : une valeur nettement atypique qui mérite d'être examinée avant que l'argent ne soit déboursé.

Prenons l'exemple d'un bon de commande dont le montant est quatre fois supérieur à la normale pour un fournisseur habituel, ou d'une marge sur une commande client qui chute bien en dessous de sa fourchette historique. Une équipe débordée pourrait laisser passer l'un ou l'autre. L'IA détecte les deux, leur attribue une note et les signale pour un examen guidé. Vous corrigez l'erreur tant qu'elle n'est encore qu'une ligne comptable, et non pas après qu'elle ait été enregistrée dans les états financiers.

Le processus est facile à visualiser : les données ERP sont importées, un traitement automatisé les analyse, puis une revue guidée met en évidence les éléments importants. Vous gardez le contrôle de la décision. Le système veille simplement à ce que les éléments pertinents parviennent jusqu’à votre bureau.

Un seul moteur, de nombreux cas d'utilisation : requêtes génériques configurables

La détection des anomalies ne se limite pas à un seul écran. Elle s'appuie sur des requêtes génériques configurables, ce qui signifie que vous pouvez l'appliquer à pratiquement n'importe quel ensemble de données chiffrées du système Acumatica.

Pour le configurer, il suffit d'activer le paramètre « Détection des anomalies » dans une requête générique, de choisir la valeur numérique à analyser, de définir votre regroupement et de sélectionner la fréquence à laquelle la vérification doit être effectuée : quotidiennement, hebdomadairement, mensuellement ou à la demande. À partir de là, ce même moteur d'IA s'adapte à des problèmes très variés au sein de l'entreprise.

• Analyse des marges sur les commandes client : la fonction « Détection des anomalies » examine les articles en stock et signale au responsable commercial les transactions dont la marge s'écarte des tendances habituelles.
• Écart au niveau de la main-d'œuvre de production : la détection des anomalies signale au responsable de production une saisie de temps de travail quatre fois supérieure à la norme, ce qui indique clairement une erreur de saisie ou une lacune dans le processus.
• Suivi du temps consacré aux projets : la détection des anomalies permet au chef de projet de repérer une fiche de présence indiquant 20 heures travaillées en une seule journée, avant que cette erreur ne fausse les coûts du projet.

C'est cette flexibilité qui fait de la détection des anomalies un outil si puissant pour l'ensemble de l'entreprise. La même logique qui protège les sorties de trésorerie protège également les marges, les coûts de main-d'œuvre et les budgets des projets.

De la réaction à la résilience

Lorsque vous pouvez visualiser votre trésorerie en temps réel, automatiser les actions qui assurent la fluidité de la trésorerie et vous appuyer sur l’IA pour signaler les anomalies, vous cessez de gérer vos finances de manière réactive. Ce passage à une approche proactive a une importance qui dépasse largement les chiffres d’un simple trimestre. Une entreprise qui adopte une détection précoce des risques financiers protège ses marges, ses relations avec ses fournisseurs et ses clients, ainsi que sa capacité à investir en toute confiance.

La résilience ne se construit pas en période de crise. Elle se construit au quotidien, lorsque le système détecte un problème que vous auriez manqué et vous laisse le temps de le résoudre.

Le meilleur risque financier est celui que vous identifiez avant qu’il ne vous coûte quoi que ce soit. C’est ce qu’on appelle la gestion proactive des risques financiers. Grâce à des tableaux de bord personnalisables, aux événements métier et à la détection d’anomalies par IA, qui fonctionnent de concert au sein d’une même plateforme, ce type de détection précoce s’intègre au quotidien dans le fonctionnement de votre équipe financière, et ne se résume plus à une simple intervention d’urgence que vous lancez lorsque le mal est déjà fait.

Ne manquez pas le prochain épisode de notre série consacrée aux ateliers Acumatica Summit , au cours duquel l'analyste métier chargé de la plateforme chez Acumatica nous proposera une analyse approfondie du thème « Événements métier : automatisation des processus et optimisation de l'efficacité dans Acumatica ».