AcumatiCares
Chaque petite et moyenne entreprise (PME) est unique. Ce que vous êtes, ce que vous produisez et la manière dont vous vendez vos biens et services vous distinguent. Cependant, toutes les entreprises ont un défi commun à relever : gérer efficacement les processus de gestion des comptes clients (CA : votre trésorerie et le montant des sommes qui vous sont dues) et des comptes fournisseurs (CP : le montant des sommes que vous payez).
La façon dont vous vous acquittez - ou non - de vos responsabilités en matière de comptabilité peut être déterminante. Comme le souligne Donna Fuscaldo du Business News Daily, "il est vital pour la santé de votre entreprise de maîtriser vos comptes fournisseurs et vos comptes clients..... Ils vous aident à prévenir les dépenses imprévues qui pourraient faire déraper même le meilleur des budgets".
Quel est donc le meilleur moyen d'assurer la réussite de la comptabilité des comptes fournisseurs et des comptes clients ? En investissant dans une solution moderne de planification des ressources de l'entreprise (ERP) avec des fonctionnalités intégrées pour les comptes fournisseurs et les comptes clients. Comme je l'ai indiqué dans un récent blog, les capacités financières d'un ERP robuste offrent un certain nombre d'avantages, notamment
- Amélioration de l'efficacité grâce à l'automatisation pilotée par l'ERP.
- Visibilité complète sur l'ensemble des flux de travail AP et AR.
- Tenue de registres cohérents pour les pistes d'audit.
- Sécurité des entreprises dans le nuage.
- De meilleures relations avec les fournisseurs et les vendeurs.
Ces cinq avantages garantissent que les membres de votre équipe sont plus précis - ce qui réduit les erreurs de saisie de données, les reprises et l'insatisfaction des parties prenantes - et augmentent leur productivité, ce qui leur permet de passer moins de temps à saisir des documents et plus de temps à effectuer des tâches à plus forte valeur ajoutée. En gardant tout cela à l'esprit, examinons cinq des fonctionnalités financières les plus essentielles, mais souvent sous-estimées, de l'ERP, qui peuvent faciliter vos tâches les plus difficiles en matière de comptabilité et de gestion financière.
5 fonctions financières de l'ERP pour les PME
- Paiements multi-fournisseurs en toute transparence
En tant que PME, vous passez probablement des contrats avec de nombreux fournisseurs qui, comme vous, s'attendent à être payés en temps voulu pour leurs produits et services. Cependant, l'émission de chèques, la programmation de virements électroniques et l'octroi de cartes de crédit à chaque fournisseur nécessitent beaucoup de temps et de main-d'œuvre et sont souvent compliqués par des erreurs humaines qui peuvent être évitées. Grâce aux fonctions de comptabilité fournisseurs des ERP, vous pouvez facilement mettre en place des paiements simultanés pour plusieurs fournisseurs, automatiser le processus de paiement en quelques clics et créer une expérience transparente pour tout le monde. En outre, vous pouvez utiliser l'intelligence artificielle (IA) et l'apprentissage automatique (ML) pour importer les factures des fournisseurs et vous guider intelligemment tout au long du processus d'approbation.
- Rationalisation des processus d'approbation et suivi intelligent des échéances
Une solution ERP moderne vous libère du fardeau que représente le suivi des échéances de paiement (les vôtres ou celles de vos clients), que ce soit manuellement ou à l'aide d'une technologie dépassée et déconnectée. Elle fournit des rapports sur l'ancienneté des comptes fournisseurs et des comptes clients qui donnent des informations sur le total des soldes impayés et les comptes en souffrance, ce qui vous aide à effectuer les paiements à temps et à profiter des remises éventuelles accordées par les fournisseurs, tout en vous assurant d'être payé à temps et en totalité.
L'approbation des factures AP et AR est une tâche en plusieurs étapes. La gestion des comptes fournisseurs consiste à rapprocher les factures des fournisseurs des commandes, à envoyer les factures pour examen et approbation, à payer les fournisseurs et à rapprocher les transactions bancaires. La comptabilité d'exercice consiste à générer des factures, à envoyer des relevés, à collecter les paiements, à gérer les impayés et à vérifier les soldes.
Lorsqu'elle est gérée manuellement, la facturation AP et AR est un processus lent et fastidieux qui nécessite plusieurs employés, des courriels et des feuilles de calcul - sans parler des éventuelles autres traces écrites - mais lorsqu'elle est gérée par un système ERP pour la finance et la comptabilité, elle devient rationalisée et efficace. La solution ERP approuve automatiquement les paiements ou suit un processus d'approbation prédéterminé.
Pour les paiements, vous pouvez désigner des méthodes de paiement spécifiques, ce qui réduit le nombre de personnes impliquées et évite les retards. En ce qui concerne les comptes débiteurs, vous pouvez contrôler les impayés et optimiser les rentrées d'argent grâce aux lettres de relance, aux possibilités de radiation et aux conditions financières.
Les fonctionnalités de gestion financière et de comptabilité des ERP offrent également des informations que vous pouvez utiliser pour analyser vos besoins en matière de comptes fournisseurs et de comptes débiteurs, les performances des fournisseurs et les besoins de trésorerie.
- Gestion complète des flux de trésorerie
Les flux de trésorerie sont essentiels pour couvrir les dépenses et développer votre entreprise. Pour la gérer efficacement, investissez dans une solution ERP qui vous aidera à suivre tous vos besoins dans une solution unique et centralisée, dotée de puissantes fonctionnalités de gestion de la trésorerie. Vous devriez être en mesure de :
- Utilisez les données en temps quasi réel ainsi que les encaissements et les paiements à venir pour obtenir une image complète de votre position de trésorerie actuelle.
- Automatisez les paiements aux fournisseurs afin d'optimiser les escomptes et vos soldes de trésorerie.
- Obtenez des informations en centralisant les rapports et en effectuant des recherches dans les départements, les entreprises et les succursales.
- Rapprocher les soldes bancaires à l'aide de téléchargements bancaires automatisés et de l'appariement des transactions.
- Amélioration du suivi et de la communication
Pour être efficaces, vos équipes AR et AP doivent pouvoir accéder à des données précises et communiquer rapidement, ce qui signifie qu'elles n'ont pas le temps d'exporter des informations d'un système à l'autre ou d'utiliser des feuilles de calcul qui peuvent conduire à des données inexactes et anciennes ainsi qu'à des erreurs et à de la confusion.
La fonctionnalité AR et AP intégrée dans une solution ERP vous fournit, ainsi qu'aux membres de votre équipe, des informations actualisées (par exemple, l'état des paiements (à venir ou en cours), les données clients et les litiges de paiement) en un seul endroit centralisé, favorisant une collaboration active entre les membres de l'équipe et facilitant le suivi des paiements et la gestion des problèmes.
- Suivi proactif de l'augmentation des coûts
Une solution ERP avec des fonctionnalités AP et AR intégrées peut signaler et surveiller l'augmentation des coûts, ce qui vous permet de gérer votre trésorerie de manière proactive sur la base de données précises et en temps réel. Au lieu d'établir un budget sur la base d'intuitions, vous disposerez de prévisions précises et pourrez réduire les risques.
Appliquer les capacités financières de l'ERP dans la vie réelle
Comment les fonctionnalités financières d'un ERP peuvent-elles s'appliquer à votre entreprise réelle ? Clive Coffee en est un excellent exemple.
Clive Coffee est un leader sur le marché de l'espresso de luxe à domicile, vendant du matériel et des accessoires - et offrant gratuitement des conseils d'experts - aux buveurs de café passionnés. Clive Coffee conçoit également des services d'abonnement de café personnalisés et dispose d'une école de café pour aider les consommateurs de tous les jours à devenir des baristas à domicile.
Pendant la pandémie, Clive Coffee a fermé ses magasins et s'est concentré uniquement sur les ventes en ligne. Amanda Datte, directrice financière de Clive Coffee, explique: "Beaucoup de choses ont changé pour Clive en 2020. Auparavant, nous avions une salle d'exposition et quelques ventes en personne. Mais maintenant que tout le monde travaille à domicile et veut un café, nous sommes désormais 100 % en ligne et notre activité a vraiment décollé."
Malheureusement, l'enthousiasme de l'équipe de Clive Coffee face à son succès fulgurant était étouffé par l'inefficacité de ses systèmes de gestion commerciale déconnectés, notamment QuickBooks et d'autres logiciels d'inventaire, de commande et de commerce électronique.
"Nous nous développions si rapidement que nous n'avions jamais l'impression d'être à la hauteur. Dès que nous avions terminé un mois, que nous avions aligné tous les détails, que nous les avions introduits dans QuickBooks et que nous avions mis notre bilan à jour, un autre mois s'était déjà écoulé. C'était un environnement stressant", explique M. Datte.
Pour atténuer les difficultés liées à l'utilisation de systèmes multiples et cloisonnés, l'équipe a décidé de rechercher une solution centralisée. Après avoir comparé un certain nombre d'options ERP, dont SAP, Oracle NetSuite et Acumatica, Clive Coffee a déterminé qu'il n'y en avait qu'une seule qui fonctionnait.
"Nous avons trouvé la solution idéale pour nous en termes de coût et de flexibilité, à savoir Acumatica", explique M. Datte. "Dès que nous avons vu des démonstrations d'Acumatica et que nous avons entendu parler de sa polyvalence, il nous a été difficile d'envisager autre chose. Nous savions qu'Acumatica était une solution avec laquelle nous pourrions évoluer. Nous savions qu'elle n'allait pas nous limiter dans ce que nous pouvions faire. Il y a beaucoup de possibilités pour Clive et pour la façon dont nous voulons continuer à nous développer.
Clive Coffee a mis en œuvre Acumatica en six mois, et l'équipe bénéficie désormais d'un reporting financier instantané, précis et automatisé, ainsi que d'un cycle de clôture de fin de mois plus court. Selon M. Datte, "je peux vérifier à tout moment si nous atteignons nos prévisions et si nous disposons de l'infrastructure nécessaire pour continuer à stabiliser cette croissance". Et disposons-nous de l'infrastructure adéquate pour continuer à stabiliser cette croissance ?
Elle ajoute : "Avec tout ce qui est intégré, nos factures sont désormais directement intégrées à nos recettes et à notre compte de résultat, et les dirigeants peuvent obtenir des informations à tout moment. Ils peuvent connaître notre rentabilité mensuelle. Ils peuvent voir ce que nous achetons. Ils peuvent obtenir des réponses à de nombreuses questions à tout moment.
En savoir plus sur les fonctionnalités financières de l'ERP d'Acumatica
Pour plus d'informations sur la façon dont votre entreprise, comme Clive Coffee, peut bénéficier des fonctionnalités financières de l'ERP d'Acumatica, contactez nos experts dès aujourd'hui.
Comme le dit Datte, "le monde est votre huître en termes de possibilités d'efficacité et d'opérations transparentes. En utilisant Acumatica, nous nous sentons prêts à faire face à tout ce que le marché peut nous offrir. Acumatica jouera un rôle important dans notre entreprise aujourd'hui et à l'avenir, et nous sommes très enthousiastes à l'idée de continuer à le développer.
