AcumatiCares
En termes simples, la "transformation numérique" est le processus de transformation d'une entreprise déconnectée en une entreprise connectée, en remplaçant les processus automatisés et manuels par des technologies modernes dans le processus. Elle peut être caractérisée par une solution ERP moderne, qui s'intègre à de nombreux autres systèmes d'entreprise afin de générer de la valeur, d'optimiser le retour sur investissement et de fournir un avantage concurrentiel. L'interaction entre la plateforme ERP, les caractéristiques/fonctions ERP et l'internet joue un rôle important.
Acumatica se distingue des contraintes et des coûts d'exploitation du personnel associés aux solutions ERP et QuickBooks fermées et basées sur le client-serveur. En tant que solution ERP en nuage, elle offre une logique d'entreprise axée sur les événements et des services Web à l'échelle du système pour prendre en charge les intégrations de systèmes, ce qui se traduit par un prix et des performances supérieurs qui se reflètent dans le résultat net.
Un exemple concret au travail
Prenons l'exemple concret de plusieurs systèmes s'intégrant à Acumatica Cloud ERP dans le diagramme ci-dessous. Il met en évidence huit systèmes d'entreprise intégrés et centrés sur Acumatica Cloud ERP (1). Les systèmes d'entreprise numérotés successivement illustrent la transformation numérique avec des commentaires sur ses multiples avantages.
La solution ERP d'Acumatica, basée sur le cloud, intègre quatre processus commerciaux ERP traditionnels. Il s'agit des processus Procure-to-Pay, Order-to-Cash, Customer Relationship Management et Financials (pour les fonctions de comptabilité et de reporting qui associent simultanément des débits et des crédits à ces transactions). Les sept autres systèmes d'entreprise alimentent ces processus ERP.
Outre les services web, Acumatica intègre un moteur de surveillance, d'automatisation et de flux de travail qui améliore considérablement la productivité des utilisateurs. Les tâches banales telles que l'émission de factures et de rapports peuvent être automatisées, les tâches telles qu'un ticket d'assistance ou une demande de devis automatiquement assignées, et les tableaux de bord conçus pour suivre automatiquement les indicateurs clés de performance et les tâches à accomplir. Les coûts de personnel sont réduits car Acumatica exécute des fonctions jusqu'alors manuelles.
Dans l'illustration, la fonction order-to-cash d'Acumatica est intégrée à plusieurs sites web Shopify (2). Les données des clients, les commandes et toutes les données décrivant les articles qu'ils achètent sont intégrées de manière bi-synchrone entre les sites web et l'ERP. Les coûts de personnel nécessaires pour maintenir la cohérence entre les programmes sont éliminés, et l'expérience de l'acheteur est améliorée car les communications générées par le système, comme les numéros de suivi, sont rapides et automatiques.(Remarque : Acumatica prend également en charge l'intégration omnicanale avec des sites Web tels que BigCommerce et Magento, ainsi qu'avec des vitrines telles qu'eBay, Amazon, les " grandes surfaces " et d'autres sites).
Des dizaines d'États perçoivent la taxe sur les ventes associées aux ventes par internet (3). En raison de l'ampleur de la tâche, la plupart des plateformes de sites web appliquent automatiquement la taxe aux ventes. Toutefois, ces taxes doivent être déclarées. Cela nécessite du personnel ou un ERP intelligent qui communique avec les fournisseurs de bases de données fiscales et qui assure également la cohérence de la valeur fiscale lors de l'association des commandes sur les sites Web avec leurs équivalents dans l'ERP. Avec Acumatica, les taxes saisies au point de vente sont rapprochées de celles saisies au point d'expédition/facture. Ce rapprochement permet de réduire les coûts de personnel nécessaires pour corriger les incohérences et de réduire les fonctions d'audit qui prennent du temps.
En règle générale, les commandes passées sur un site web sont payées par carte de crédit ou par d'autres prestataires de services de paiement, tels que PayPal, Braintree, Shopify Payments, Amazon et bien d'autres. (4) Ces marchands traitent les frais de crédit dans leurs propres systèmes commerciaux avant de déposer l'argent dans la banque du vendeur, combinant des dizaines, des centaines, des milliers de commandes avec un seul dépôt. Acumatica " lit " ces dépôts et les associe automatiquement aux commandes correspondantes dans le système ERP, ce qui permet une comptabilisation entièrement automatisée des frais associés. Comparé à l'ennui coûteux de l'appariement manuel, il s'agit d'une amélioration considérable de la productivité dans le cadre de la transformation numérique. De plus, la direction a un accès à la demande au coût du crédit et à des mises à jour réalistes de la trésorerie et des flux de trésorerie.
Les commandes physiques sont traitées par les fonctions de gestion d'entrepôt d'Acumatica, les frais d'expédition étant saisis dans les bases de données des transporteurs (5). Ou, pour les distributeurs virtuels qui utilisent des services d'exécution tiers, les commandes physiques et les frais d'expédition sont gérés via une intégration intelligente qui relie les systèmes de gestion des stocks et des commandes d' Acumatica au logiciel de gestion d'entrepôt utilisé par les 3PL (6).
Que la commande soit expédiée à partir d'un entrepôt interne ou d'un 3PL, des économies sont réalisées. Le personnel n'a pas à rechercher les frais d'expédition. Les frais d'expédition sont automatiquement affectés au coût des marchandises vendues. Les données de suivi des expéditions sont téléchargées via Acumatica vers les sites Web, ce qui permet de clôturer le cycle de commande tout en fournissant des informations vitales à l'acheteur et en réduisant les frais de service à la clientèle.
Le rapprochement bancaire automatisé ferme la boucle de la comptabilité avec le système d'entreprise (7). Acumatica intègre les téléchargements de relevés bancaires et fait correspondre automatiquement les dépôts bancaires avec leurs contreparties dans Acumatica. Le temps de clôture du mois est réduit et les comptables peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Souvent, le personnel du service et de l'assistance à la clientèle (8) qui travaille avec une plateforme d'assistance à la clientèle Commerce Base, telle que HelpScout ou Zendesk, doit accéder à la fois au site web et à la solution ERP. Cela prend du temps et est source d'erreurs (par exemple, les numéros de commande sont confondus, les crédits sont mal appliqués, etc.) Les services web d'Acumatica résolvent ce problème grâce à une personnalisation appelée "Meldor" qui relie HelpScout, Shopify et Acumatica, offrant une capacité de frappe unique dans HelpScout pour les annulations, les retours, les corrections d'adresse et plus encore, déclenchant simultanément les transactions correspondantes dans les trois systèmes logiciels.
Une fois de plus, la productivité est considérablement améliorée pour les représentants du service client et les autres employés des opérations, de l'entreposage et de la comptabilité. Il s'agit là encore d'un autre facteur d'amélioration de la productivité dans le cadre de la transformation numérique.
Soutenir la transformation numérique
Acumatica soutient la transformation numérique de bien d'autres manières. Par exemple, Acumatica prend en charge la génération automatisée de bons de travail pour les opérations d'assemblage où les articles sont configurés sur le site Web du vendeur. Avec Acumatica eCommerce ERP, les sites Web " connaissent " les niveaux de stock. Acumatica " sait " également que toutes les commandes saisies sur le site Web ont été reçues, ou que toutes les commandes envoyées à un 3PL pour exécution ou récupérées par un transporteur ont été traitées.
De même, Acumatica suit les activités de la chaîne d'approvisionnement avec les agences d'exécution ; si une commande est manquante, Acumatica "le sait". Ces systèmes de suivi utilisent des tableaux de bord codés par couleur (par exemple, rouge = problèmes) ainsi que des notifications automatisées vers les listes de tâches dans Acumatica (via des courriels qui peuvent être envoyés à un téléphone intelligent) pour faciliter l'accès et la navigation. Acumatica peut également fournir des informations précieuses sur les stocks aux fournisseurs de confiance. Cela permet d'améliorer la gestion des entrepôts et la production manufacturière associée.
D'autres intégrations incluent la gestion des dépenses avec des données provenant de téléphones intelligents et des systèmes de paiement automatique où l'OCR lit les courriels entrants et enregistre automatiquement les informations relatives aux créditeurs. Ces capacités et ces intégrations renforcent les efforts des entreprises en matière de commerce omnicanal.
Chez Advanced Solutions & Consulting Co. (ASC), nous pensons qu'Acumatica est une base solide pour la transformation numérique. En effet, le ciel est la limite. Avec nos 23 ans d'expérience dans la mise en œuvre réussie de systèmes d'entreprise et en tant que revendeur à valeur ajoutée (VAR) et fournisseur de logiciels indépendant (ISV) fondateur d'Acumatica, ASC peut aider les entreprises à se transformer numériquement grâce à la solution ERP Cloud primée d'Acumatica.
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