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Les transactions inter-sociétés représentent un risque comptable pour toute entreprise mère possédant une ou plusieurs filiales. Seule une comptabilité inter-sociétés rigoureuse permet d'éviter de comptabiliser ces opérations deux fois. Voici comment procéder à la réconciliation inter-sociétés entre vos succursales ou autres entités.
Si vous êtes déjà impliqué dans le processus de comptabilité inter-compagnies, vous savez qu'il y a du bon, du mauvais et du laid.
Transactions intersociétés : Les bonnes pratiques
La bonne nouvelle, c'est que votre entreprise s'est développée. Vous avez ouvert de nouvelles activités sur de nouveaux marchés. Vous fabriquez peut-être des produits dans une entité apparentée distincte qui fournit des produits finis à votre entité de distribution. Vous disposez peut-être d'un service central d'exécution des commandes qui s'approvisionne auprès de plusieurs entités apparentées en fonction de la disponibilité ou des caractéristiques des produits. Peut-être disposez-vous également d'une organisation centrale qui fournit des services administratifs à toutes les autres entités liées et leur facture ensuite ces services. La complexité croissante de votre chaîne d'approvisionnement et/ou de vos services administratifs est le résultat de la croissance de votre entreprise et de son expansion vers de multiples sites d'exploitation, et c'est très bien ainsi.
Transactions intersociétés : Les mauvaises
La chaîne d'approvisionnement ou les transactions administratives entre les unités opérationnelles doivent être traitées rapidement et avec précision, de sorte que les positions de stock et/ou de trésorerie reflètent les niveaux actuels pour une exécution précise des transactions et une prise de décision adéquate. Si chaque entité ou succursale dispose de ses propres systèmes de comptabilité et d'inventaire, il peut y avoir des retards dans le traitement des transactions entre les sites, ce qui entraîne une vision inexacte des résultats d'exploitation actuels et la nécessité d'effectuer des ajustements et des rapprochements manuels afin d'obtenir une "image" précise des résultats d'exploitation.
Idéalement, la comptabilité de toutes les opérations de l'entreprise devrait être effectuée et saisie dans un seul système. Dans un tel système, les transactions entre les unités commerciales sont "enregistrées" simultanément dans les deux systèmes, de sorte que les soldes des stocks, de la trésorerie, des dettes et des créances reflètent exactement les niveaux actuels et que les transactions ne soient pas dupliquées.
Transactions inter-compagnies : La laideur
Même si un système comptable unique est utilisé pour traiter les transactions individuelles, l'établissement de rapports de fin de période pour les transactions intersociétés pose des problèmes supplémentaires.
L'effet des transactions entre sociétés doit être éliminé du compte de résultat et du bilan consolidés. Cela implique que le système comptable puisse identifier et agréger séparément toutes les transactions intra-groupe. Le fait qu'un système comptable saisisse les transactions interentreprises et la manière dont il le fait auront un impact significatif sur la facilité et la précision avec lesquelles le reporting consolidé est effectué. Il est plus probable que le traitement et la déclaration des transactions inter-sociétés soient exacts s'ils sont effectués par un système comptable hautement intégré, spécialement conçu pour traiter ces événements, que si l'on déverse une balance de vérification du grand livre dans une feuille de calcul et que l'on ajuste manuellement les soldes des comptes.
La comptabilité interentreprises peut représenter un fardeau particulier pour les petites et moyennes entreprises (PME) qui développent leur structure organisationnelle afin de pénétrer de nouveaux marchés ou de s'adapter à la complexité croissante de la chaîne d'approvisionnement. Dans le même temps, les PME ne disposent pas des ressources internes nécessaires pour effectuer les ajustements comptables manuels requis. En outre, de nombreux systèmes comptables simples, abordables pour les PME, ne disposent pas des fonctionnalités nécessaires pour gérer correctement la comptabilité d'une entité multiple ou d'une succursale.
Avec un produit comme Acumatica, la fonctionnalité "Branches" en combinaison avec le "module de comptabilité inter-sociétés" est le moyen parfait pour représenter des sociétés multiples et liées, de sorte qu'une société ayant plusieurs entreprises sous sa tutelle n'a pas besoin d'acheter plusieurs licences pour gérer ses besoins de comptabilité inter-sociétés.
Avec le bon logiciel de comptabilité, une PME peut éviter le mauvais, prévenir le laid et garder le bon.
Comptabilité inter-compagnies et rapprochement inter-compagnies d'Acumatica
