Comptabilité analytique des chantiers : suivre les coûts et préserver les marges

Introduction à la comptabilité analytique des travaux dans la construction

La comptabilité financière assure le suivi des recettes et des dépenses à l'échelle de l'entreprise à des fins de reporting et de conformité.

La comptabilité analytique des chantiers (souvent appelée « calcul des coûts des projets de construction » ou « comptabilité des projets de construction ») permet de suivre les coûts et les facturations au niveau du projet et des codes de coûts, afin que les équipes puissent évaluer la rentabilité au fur et à mesure de l'avancement des travaux, et non plusieurs semaines plus tard.

Dans la pratique, le calcul des coûts par projet classe les dépenses en deux catégories : les coûts directs et les coûts indirects, qui comprennent généralement la main-d'œuvre, les matériaux, le matériel, les coûts liés aux sous-traitants et aux partenaires commerciaux, ainsi que les frais généraux. Il permet ensuite de comparer les chiffres réels aux prévisions afin de détecter rapidement les problèmes et d'améliorer les futures offres.

Dans ce guide, nous définirons la comptabilité analytique des chantiers pour les entreprises de construction, nous en détaillerons les éléments essentiels et nous présenterons les meilleures pratiques de mise en œuvre, notamment la manière dont les logiciels de comptabilité de chantier et les flux de travail ERP (tels qu'Acumatica) permettent d'obtenir des données financières précises et actualisées sur les projets.

Qu'est-ce que la comptabilité analytique des travaux dans le secteur de la construction ?

Les projets de construction sont complexes et à plusieurs niveaux. Ils doivent répondre aux besoins spécifiques de chaque client en matière d'emplacement, de ressources et de main-d'œuvre, facteurs qui déterminent également le budget de chaque projet.

Grâce à la comptabilité analytique, qui est l'équivalent de la comptabilité de projet dans d'autres secteurs, les chefs d'entreprise ont une vue d'ensemble des coûts liés au projet de construction. Ces coûts sont utilisés pour établir un budget concis du projet et identifier les inefficacités et les coûts excédentaires.

Devis quantitatif vs. calcul des coûts de chantier 

Le relevé des quantités (QTO) facilite l'établissement des devis en calculant les quantités et les coûts prévisionnels avant le début des travaux. Le suivi des coûts de chantier commence après l'attribution du marché et permet de suivre les dépenses réelles et les facturations effectuées pendant l'exécution des travaux. En d'autres termes, le QTO aide à établir le devis ; le suivi des coûts de chantier permet de le valider, d'expliquer les écarts et d'améliorer la prochaine offre.

En utilisant la même structure de codes de coûts pour l'estimation et le calcul des coûts de projet, les équipes peuvent comparer de manière cohérente les coûts estimés et les coûts réels, et identifier précisément les postes, les équipes, les matériaux ou les sous-traitants à l'origine des dépassements de coûts.

Principaux éléments de la comptabilité analytique des emplois

Pour comprendre les éléments clés de la comptabilité analytique des travaux, il faut d'abord comprendre l'évolution des projets de construction.

Saisissez les coûts des travaux par projet et visualisez les modifications des coûts de main-d'œuvre, de temps et de matériel en temps réel. Automatiser les processus d'ordre de modification pour contrôler les dépassements de coûts.

Les projets de nouvelle construction commencent par la collecte d'informations sur le projet des clients potentiels. Sur la base de leurs demandes, l'entreprise de construction établit une estimation des coûts et prépare un dossier d'appel d'offres complet. Ce dossier met en évidence le coût total de l'exécution, les contrats, les budgets, les travaux partiels et la liste des valeurs.

Voici un aperçu de ce qui est inclus dans le coût total de l'opération :

• Dépenses directes (par exemple, location d'équipement, services publics, structures de bureau temporaires et salaires liés au projet)
• Dépenses indirectes/frais généraux (par exemple, assurances, bureaux/loyers, marketing et frais de personnel pour tous les projets au sein de l'entreprise)
• Main-d'œuvre (par exemple, salaires des employés et des sous-traitants, ainsi que frais administratifs)
• Matériaux (par exemple, bois de construction, acier, béton, appareils sanitaires)
• Matériel (p. ex. excavateurs, grues, bulldozers)

Ces dépenses liées au coût total de réalisation sont également les éléments clés de la comptabilité analytique des emplois.

Pourquoi le calcul des coûts par projet est essentiel pour la rentabilité et la trésorerie dans le secteur de la construction

Budgétisation et contrôle des coûts

Le budget d'un projet sert de référence pour l'estimation des coûts de construction, mais c'est le suivi des coûts par projet qui permet d'en garantir la fiabilité à mesure que les travaux évoluent. La meilleure pratique consiste à suivre en permanence trois chiffres :

• Budget (estimation initiale plus modifications approuvées)
• Coûts engagés (commandes en cours, contrats de sous-traitance et autres engagements)
• Coût réel (temps enregistré, factures, reçus, utilisation du matériel)

Le suivi du budget, des engagements et des dépenses réelles par code de coût aide les équipes à détecter rapidement les dépassements, avant qu'ils ne se traduisent par une surprise au niveau de la marge lors de la clôture.

Analyse de rentabilité

La rentabilité s'améliore lorsque les entrepreneurs comparent en permanence les chiffres réels aux prévisions, et pas seulement en fin de mois. Le calcul des coûts par projet permet de :

• Vérifier la validité des hypothèses d'estimation par périmètre et par équipe
• Expliquer les écarts (productivité, prix, gaspillage, retouches, conditions météorologiques, enchaînement des opérations, modifications de la portée)
• Améliorer les futures offres, les estimations et les marges cibles en s'appuyant sur les données historiques réelles issues de travaux similaires

Types de comptabilité utilisés dans la construction

Les entreprises de construction s'appuient sur ces deux éléments :

FComptabilité financière – pour établir les états financiers de l'entreprise, les rapports de conformité et assurer la gestion de la trésorerie

Comptabilité analytique des projets – pour gérer l'exécution des projets, notamment le suivi budgétaire, la facturation et les prévisions de coûts au niveau des projets et des codes de coûts
Ces deux fonctions fonctionnent de manière optimale lorsqu'elles s'appuient sur les mêmes transactions sous-jacentes. Lorsque les données relatives au temps de travail , aux achats, aux stocks et aux comptes fournisseurs sont reliées au projet au sein d'un même système, les services financiers et opérationnels peuvent s'aligner sur la rentabilité des projets et les flux de trésorerie en s'appuyant sur une source unique et fiable, plutôt que de devoir rapprocher des feuilles de calcul isolées ou des outils autonomes.

Ensemble, la comptabilité générale et la comptabilité analytique permettent aux chefs d'entreprise et aux responsables de projet de connaître les performances de leur société et leur fournissent les informations dont ils ont besoin pour devenir et rester rentables. Mais pour bénéficier de ces avantages comptables impressionnants et vitaux, les entreprises doivent mettre en œuvre le bon logiciel de calcul du coût de revient.

Bonnes pratiques pour la mise en œuvre de la comptabilité analytique des emplois

Choisir le bon logiciel de comptabilité pour le coût du travail

De nombreux logiciels de gestion des coûts de chantier ne couvrent qu'une partie du processus. À mesure que les entreprises de construction se développent, la gestion des coûts de chantier s'avère plus simple lorsque les données relatives aux chantiers, aux finances et aux opérations reposent sur une base commune et une structure de coûts homogène.

Les logiciels de comptabilité pour le secteur de la construction basés sur un ERP (comme Acumatica) facilitent cette tâche en intégrant les budgets de projet, les achats, la gestion des stocks, la saisie des heures et la facturation.

Lorsque vous évaluez une solution de calcul des coûts de construction, privilégiez les fonctionnalités qui facilitent le suivi quotidien, et pas seulement la production de rapports :

• Codes de coûts et versions de budget alignés sur l'estimation et le cahier des charges
• Suivi des coûts engagés (commandes, contrats de sous-traitance) par rapport aux coûts réels
• Saisie des coûts sur le terrain et au bureau (temps de travail, justificatifs, sorties de matériel) pour améliorer la précision
• Contrôles des modifications de commande qui mettent à jour le budget, les prévisions et la facturation dès que les modifications de périmètre sont approuvées
• Tableaux de bord basés sur les rôles qui mettent en évidence les écarts et les dépassements potentiels par code de coût
• Prise en charge flexible de la facturation (au fur et à mesure, temps et matériaux) et visibilité sur les retenues et la trésorerie

Ces fonctionnalités permettent de réduire les erreurs d'imputation manuelle et d'améliorer la visibilité sur les coûts avant qu'ils n'entraînent une érosion des marges.
Le logiciel de gestion de la construction d'Acumatica est conçu pour fournir des informations en temps réel, afin que les équipes de projet puissent gérer les budgets, les ordres de modification et la comptabilité de projet à partir d'une seule et même plateforme.

Le logiciel de gestion de la construction d' Acumatica fournit des informations en temps réel qui permettent aux chefs de projet de garder le contrôle de chaque projet et de chaque budget. En tant que source unique de vérité, Acumatica permet aux utilisateurs de gérer les relations avec les clients, les opérations de projet, les ordres de modification, les finances et les besoins de comptabilité de projet à partir d'un seul endroit - partout, à tout moment, à partir de n'importe quel appareil. Les employés au bureau et sur le terrain bénéficient d'un aperçu précis et actualisé de chaque projet.

"Avec Acumatica Construction, nous avons accès à des données actualisées qui nous aident à comprendre d'où vient notre activité, à quel point elle est rentable et où elle se situe à tout moment ", déclare Eric Hugunin, COO de Phoenix Renovation and Restoration, client d'Acumatica. "Ce n'est pas une coïncidence si, depuis que nous utilisons Acumatica, nous n'avons pas eu besoin de recourir à notre ligne de crédit depuis 14 mois, et nous avons un flux de trésorerie positif pour la plus longue période en 22 ans.

Intégrer le calcul des coûts par projet aux données de terrain en temps réel

La précision de la comptabilité analytique dépend entièrement de la qualité des données qui l'alimentent. L'intégration de la comptabilité analytique aux données en temps réel améliore la précision financière des projets en réduisant les retards et les retouches dans la répartition des coûts. Voici quelques exemples d'intégrations à fort impact :

• Saisie des temps et des frais par projet, phase et code de coût (y compris le détail au niveau des équipes)
• Les achats et les entrées de matériel qui sont comptabilisés sur le chantier dès la réception des articles
• Utilisation des équipements enregistrée quotidiennement et appliquée de manière cohérente (sur la base d'un taux ou des données réelles)
• Normes de codification AP afin que les factures des sous-traitants et des fournisseurs soient classées dès le départ dans la bonne catégorie de coûts

C'est là qu'une approche ERP unifiée s'avère utile : la même structure de tâches peut être utilisée pour la gestion du temps, les achats, les stocks, la comptabilité fournisseurs et la facturation, ce qui évite aux équipes d'avoir à faire le rapprochement entre plusieurs systèmes.

Ordres de modification et contrôle du périmètre pour préserver la marge

Les modifications de commande ont une double incidence sur le calcul des coûts d'un chantier : elles modifient le budget (coûts) et la valeur du contrat (chiffre d'affaires). Les contrôles doivent garantir que :

• Les modifications potentielles sont enregistrées dès leur apparition (en attente vs. approuvées)
• Les révisions budgétaires sont liées au périmètre approuvé et doivent pouvoir faire l'objet d'un audit
• Les prévisions (coût à l'achèvement) reflètent les dernières hypothèses
• La facturation est conforme aux conditions approuvées et au barème des prix actualisé

Un processus de travail cohérent empêche les équipes d'assumer des tâches hors champ sans en avoir conscience, ce qui est souvent à l'origine des dépassements de coûts.

Rythmes de collaboration entre les opérations et les finances

Le calcul des coûts par projet fonctionne mieux lorsque les services opérationnels et financiers adoptent un rythme hebdomadaire :

• Le service des opérations examine les performances de la production et des codes de coûts et signale les risques
• Le service financier vérifie l'exactitude des écritures comptables (dates, fournisseurs, pièces justificatives) et contrôle les coûts engagés
• Les deux parties s'accordent sur les mises à jour des prévisions et sur l'état des ordres de modification qui ont une incidence sur la marge et la trésorerie

Cette collaboration permet d'avoir une meilleure visibilité sur la rentabilité des projets et de limiter les mauvaises surprises en fin de mois.

Problèmes courants liés à la mise en œuvre au niveau du site (et solutions)

Les entrepreneurs sont souvent confrontés à des difficultés prévisibles lorsqu'ils mettent en place la comptabilité analytique sur les chantiers en cours : utilisation incohérente des codes de coûts, fiches de présence remises en retard, justificatifs manquants et reclassifications a posteriori. Les mesures d'atténuation comprennent :

• Listes normalisées de codes de coûts associées à l'estimation
• Des processus simples de saisie sur le terrain (priorité au mobile dans la mesure du possible)
• Une répartition claire des responsabilités en matière de saisie (qui saisit quoi, et quand)
• Rapports hebdomadaires sur les anomalies (heures non saisies, reçus non appariés, écritures comptables erronées)
• Une formation adaptée à chaque fonction, afin que les chefs d'équipe, les responsables de projet et les équipes comptables sachent tous à quoi ressemblent des « données fiables »

Formation et intégration des processus

La mise en œuvre est couronnée de succès lorsque les normes de calcul des coûts par projet sont définies avant le début de la formation. Définissez : la structure des codes projet/phase/coût, qui saisit quelles opérations, et comment les modifications de commande affectent le budget et la facturation. Organisez ensuite la formation par fonction (terrain, gestion de projet, comptabilité) en vous appuyant sur des exemples concrets tirés de projets réels.

Les clients d'Acumatica peuvent collaborer avec des partenaires de mise en œuvre et utiliser l'Acumatica Open University ainsi que le portail client pour faciliter l'adoption du système et garantir la cohérence des processus entre les équipes en bureau et celles sur le terrain.

Grâce à des services de formation et d'assistance à portée de main, les entreprises de construction peuvent former rapidement et facilement leurs équipes à l'utilisation des principes de la comptabilité analytique des travaux et à leur intégration dans leurs processus existants.

Conclusion

La solution ERP basée sur le cloud d'Acumatica et le logiciel natif de calcul des coûts des travaux permettent aux professionnels de la construction de saisir automatiquement les coûts de main-d'œuvre, de matériel et d'équipement et d'établir des rapports à ce sujet dans une solution unique et complète. Il n'a jamais été aussi facile et agréable de respecter le budget, de créer des offres précises et opportunes pour des projets potentiels et de consolider les relations avec les clients.

Gestion de la construction

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Selon Elizabeth Barratt, responsable de l'excellence des projets chez Ask AfrikaAcumatica fonctionne parfaitement. Il gère la comptabilité des projets, les flux de trésorerie et le suivi des projets, mais Acumatica ne se limite pas aux opérations basées sur les projets. D'autres départements, comme les ventes et le marketing, l'apprécient également."