Phoenix Renovation and Restoration

Plateforme numérique, basée sur l'informatique en nuage et sans papier

Phoenix Renovation a entamé une transformation numérique en remplaçant ses serveurs vieux de 10 ans et en passant à l'informatique dématérialisée pour renforcer son plan de reprise après sinistre. Les dirigeants souhaitaient un système sans papier pour les opérations et une solution de comptabilité spécifique à la construction. "Nous avons une main-d'œuvre très mobile", explique M. Hugunin. "Nous devions passer au cloud pour que les chefs de projet sur le terrain puissent disposer des données dont ils ont besoin, qu'ils soient sur le chantier ou sur la route.

Phoenix Renovation souhaitait éliminer la nécessité de consolider manuellement les états financiers des succursales, être plus conforme aux GAAP, générer de meilleurs rapports sur les travaux en cours (WIP) et fournir des factures AIA aux partenaires de la construction. Ils voulaient une solution unique avec un nombre illimité d'utilisateurs et un processus d'approbation structuré. Ils avaient besoin d'une application mobile pour que le personnel sur le terrain puisse accéder aux informations et télécharger les justificatifs de dépenses. La nouvelle solution de comptabilité de la construction devait également se connecter facilement à son fournisseur de gestion du temps, WorkMax.

Un consultant en technologie a proposé aux dirigeants de Phoenix Renovation plusieurs options, dont Open Systems Traverse, Sage Intacct, d'autres produits Sage, Epicor, Zoho, AccountMate et Microsoft Dynamics. Ils ont éliminé Dynamics et Epicor parce qu'ils étaient "bien trop chers pour nous", explique M. Hugunin. Zoho et Sage Intacct fonctionnaient sur la base de projets et ne pouvaient pas montrer comment leurs programmes pouvaient être utilisés pour une activité spécifique à la construction".

"La plupart d'entre elles facturaient à l'utilisateur, étaient des plates-formes plus anciennes et ne disposaient pas d'une API ouverte", explique M. Hugunin. "Acumatica revenait sans cesse en tête de liste, et finalement, c'est la direction que nous avons décidé de prendre."

Acumatica Construction : WIP, AIA, flexible, à l'épreuve du temps

La suite Acumatica Construction Edition est flexible, personnalisable et évolutive, ce qui évite de devoir la remplacer toutes les années, explique M. Hugunin.

Ce qui a scellé l'accord pour Hugunin, c'est de prendre le temps d'assister à l'événement annuel Summit d'Acumatica. L'équipe de Phoenix Renovation a rencontré les principaux dirigeants d'Acumatica, s'est entretenue avec ses développeurs et a pris connaissance de la stratégie d'investissement de l'entreprise dans le produit pour l'avenir. "Nous avons discuté avec des collègues du secteur de la construction et nous avons pu nous faire une idée de la manière dont ils utilisaient Acumatica", explique-t-il. "Certains ont fait part de leur expérience, ce qui nous a rassurés sur le fait que, lorsque des problèmes surviennent, l'entreprise établit des priorités et apporte des correctifs, en écoutant les utilisateurs et en travaillant activement à la résolution des problèmes."

Acumatica modernise les flux de travail de la construction avec des vues de tâches en temps réel, des rapports et des factures AIA, une gestion de la conformité, des rapports quotidiens sur le terrain et une gestion des dépenses. Il leur offre un nombre illimité d'utilisateurs, un CRM intégré et un accès à distance transparent pour l'équipe de service sur le terrain via une application mobile robuste.

"Nous avons 15 techniciens de production qui n'ont pas besoin d'accéder quotidiennement aux informations du projet mais qui doivent soumettre des reçus de carte de crédit et l'application mobile le permet, mais nous n'avons pas à payer pour un utilisateur complet. L'application mobile nous permet de le faire, mais nous n'avons pas à payer pour un utilisateur complet. Le modèle de tarification avant-gardiste par rapport au modèle habituel de licence par utilisateur nous a vraiment été bénéfique", explique M. Hugunin.

Visibilité et transparence accrues des données

Grâce à Acumatica Construction Edition, Phoenix Renovation bénéficie d'une visibilité totale des données, d'une transparence accrue et d'une meilleure responsabilisation. Tous les employés ont accès aux mêmes informations en temps réel, qu'il s'agisse des cadres au bureau ou des membres de l'équipe sur le terrain. Avec Acumatica, Phoenix Renovation a considérablement amélioré sa trésorerie en mettant en place des flux de travail automatisés et des processus commerciaux plus rationnels.

"Nous travaillons dans le secteur de la restauration d'assurance", explique M. Hugunin. "Il ne s'agit donc pas de savoir si l'on sera payé, mais plutôt quand on sera payé. En général, le processus est très lent. Les compagnies d'assurance et les sociétés de crédit hypothécaire tardent souvent à débloquer les fonds. Ce n'est pas une coïncidence si, depuis que nous utilisons Acumatica, nous n'avons pas eu besoin de recourir à notre ligne de crédit depuis 14 mois, et si nous avons un flux de trésorerie positif pour la plus longue période en 22 ans".

Processus d'approbation automatisé, application mobile pour les notes de frais

Les activités de construction de Phoenix Renovation se déroulent à un rythme rapide, sont en grande partie réalisées sur le terrain et comptent généralement 400 postes à pourvoir. "La situation peut rapidement devenir incontrôlable et il y a beaucoup d'urgences", explique M. Hugunin. "Qu'il s'agisse de toilettes qui débordent, d'un incendie ou d'une tempête de vent majeure qui a emporté la moitié d'un toit, nous devons être mobiles et opérer en temps réel à partir de n'importe quel endroit. Maintenant que le processus d'approbation est dématérialisé, c'est une grande victoire pour nous."

Les demandes d'indemnisation impliquent une grande quantité de paperasserie. Imaginez qu'il faille obtenir les autorisations de toutes les parties concernées et de toutes les compagnies d'assurance, puis engager des sous-traitants pour effectuer les réparations, traiter avec des propriétaires désemparés, et enfin multiplier ce chaos par des centaines de projets à la fois. On perd beaucoup de temps à mélanger et à suivre toute cette paperasse.

"Avec un système basé sur le papier comme le nôtre, où les reçus étaient remis chaque semaine, il était trop facile de passer inaperçu ou d'éviter un problème jusqu'à ce que le papier soit traité ou approuvé. Cela crée un risque pour l'entreprise lorsque toutes les informations ne sont pas disponibles pour prendre des décisions", explique M. Hugunin. "L'application mobile permet de soumettre une photo du reçu et les informations sont automatiquement ajoutées au projet. Les chefs de projet peuvent les voir instantanément et remettre en question leur légitimité si nécessaire. Acumatica assure la visibilité, la transparence et la responsabilité, réduisant ainsi les risques. Acumatica permet à tout le monde d'accéder au même ensemble de données en temps réel.

L'automatisation des processus et des approbations, ainsi que la possibilité de consulter immédiatement les données, ont considérablement amélioré la visibilité de l'entreprise sur ses opérations. "Avec Acumatica Construction, nous avons accès à des données actualisées qui nous aident à comprendre d'où vient notre activité, quelle est sa rentabilité et où elle se situe à tout moment ", explique M. Hugunin.

Rapports et tableaux de bord robustes

L'équipe administrative de Phoenix Renovation ne passe plus de temps à créer des rapports pour ceux qui n'y ont pas accès lorsqu'ils sont exécutés sur QuickBooks. Elle se concentre désormais sur le travail à haute valeur ajoutée et sur les tâches essentielles. "Nos parties prenantes et nos chefs de projet sur le terrain ont accès aux données des rapports en temps réel, ce qui est énorme pour nous", déclare M. Cunningham. "Acumatica m'a facilité la vie en me donnant une visibilité sur les comptes fournisseurs, les comptes clients, les demandes d'indemnisation et la possibilité de créer facilement des tableaux de bord sur n'importe quelle mesure que je souhaite voir.

CRM connecté, relations améliorées

Avant Acumatica, les données clients étaient cloisonnées et difficiles à consolider. Phoenix Renovation devait donc faire des efforts supplémentaires pour savoir d'où venaient les ventes ou quels travaux étaient les plus rentables.

Acumatica met toutes les informations sur les clients à la disposition des utilisateurs autorisés, partout et à tout moment. L'équipe des services extérieurs peut accéder rapidement et en temps réel aux prospects, aux opportunités, aux factures, aux paiements et aux détails des coûts du projet à partir de n'importe quel navigateur et de n'importe quel appareil. Lorsque les chefs de projet, les employés de l'administration ou des comptes clients utilisent Acumatica pour contacter un client, ils voient instantanément toutes les factures de comptes clients ouvertes, le pourcentage d'avancement du projet et d'autres données de suivi spécifiques au projet pour une meilleure prise de décision.

Grâce à Acumatica et à son CRM connecté, Phoenix Renovation a ajouté des champs définis par l'utilisateur, des attributs et des événements commerciaux personnalisés qui facilitent la communication avec les assureurs et le suivi des données internes. L'entreprise a également acquis une meilleure compréhension de ses partenaires les plus importants et les plus fréquents et gère plus efficacement les relations avec ses clients cibles (universités, districts scolaires, maisons de retraite et gestionnaires immobiliers).

"Nous avons commencé à utiliser les fonctions et les données des campagnes de marketing disponibles pour chaque projet, et nous avons désormais une meilleure vision des différentes lignes d'activité de notre travail", explique M. Hugunin. "Nous en sommes à la première vague d'activation des données pour différentes initiatives de marketing, mais nous sommes très optimistes quant aux opportunités que nous pouvons développer grâce à ces nouvelles connaissances."

Ajout de la conformité des fournisseurs

Phoenix Renovation a amélioré ses efforts en matière de conformité des fournisseurs en utilisant Acumatica Construction pour suivre 300 sous-traitants actifs et savoir si leurs certificats d'assurance sont périmés ou s'ils ont dû retenir des paiements pour un travail de mauvaise qualité. "Nous n'avons jamais eu la même facilité de visibilité dans QuickBooks", explique M. Hugunin.

Amélioration de l'expérience des clients

Lorsque Phoenix Renovation reçoit un appel de prospects pour une nouvelle demande, l'information est saisie comme une opportunité, attribuée à un chef de projet qui entre des notes sur le statut du projet, s'il a été gagné ou perdu, et s'il a été gagné, il est alors transformé en projet, explique M. Cunningham. Si elle est gagnée, elle est transformée en projet, explique M. Cunningham. "Si elle est perdue, il y a un endroit pour en indiquer la raison. Ce n'est qu'un exemple de plus de la façon dont nous pouvons utiliser les informations sur les raisons pour lesquelles nous avons perdu une demande et sur ce qui s'est passé, afin d'améliorer nos relations avec les clients.

"En outre, nous avons obtenu de nombreuses victoires progressives, de petites victoires qui s'additionnent et permettent de gagner du temps, ce qui facilite la vie de nos employés. Les employés disposent ainsi d'une plus grande marge de manœuvre pour offrir une meilleure expérience à la clientèle et travailler en temps réel", explique M. Hugunin. "Tout ce que nous pouvons faire pour créer de meilleurs systèmes ou processus, et être plus efficaces, se traduit par une réduction des charges, de sorte que les employés peuvent consacrer leur énergie à écouter les clients que nous servons, en faisant preuve d'empathie et d'attention. Cette attention est l'une des raisons pour lesquelles les gens reviennent vers nous ou nous recommandent à leurs amis.

Plate-forme évolutive pour la croissance

Phoenix Renovation pourrait étendre sa zone de service à des zones spécifiques dévastées par les ouragans dans les États du Sud voisins. "Nous disposons d'une plateforme évolutive qui nous permet d'ajouter facilement des succursales et des employés", explique M. Hugunin.

L'entreprise prend désormais des décisions fondées sur des données plutôt que sur des hypothèses basées sur l'intuition. "Acumatica nous aide à être plus rentables et nous permet d'augmenter notre volume avec une visibilité et une transparence totales."

"En interne, nos partenaires connaissent nos objectifs de vente et savent exactement ce que nous avons réalisé", poursuit M. Hugunin. "Le fait d'être basé sur le cloud permet au personnel de terrain d'y avoir accès à tout moment. S'ils attendent un rendez-vous dans une maison, ils peuvent s'asseoir dans leur camion, se connecter et approuver des factures ou soumettre une facture ou un justificatif de dépenses. Il y a tant de choses qu'ils peuvent maintenant faire sans mettre les pieds au bureau".

Phoenix Renovation pourrait ajouter des charges de travail et des fonctions technologiques Acumatica supplémentaires, selon M. Hugunin. "Je suis impatient d'explorer la solution de portail client en libre-service. Il est possible que nous utilisions le portail pour les relevés, les facturations et les recouvrements afin que nos clients et les agences avec lesquelles nous traitons aient l'impression de faire partie du processus et d'être mieux informés de l'état d'avancement de leur projet. Je pense qu'il s'agit là d'un facteur de différenciation supplémentaire pour Phoenix Renovation par rapport à d'autres entreprises de notre micro-secteur de la construction.