Le processus d'achat-paiement dans le secteur de la distribution : Meilleures pratiques et pièges courants

Pour les distributeurs, la simplification des processus complexes est essentielle pour préserver les marges et garantir d'excellents niveaux de service aux clients. Le cycle d'approvisionnement jusqu'au paiement (P2P) est un lieu privilégié pour cette simplification : la procédure en plusieurs étapes pour l'approvisionnement, l'achat et le paiement des ressources opérationnelles.

Dans le secteur de la distribution, l'exécution rapide des commandes, la rotation serrée des stocks et la concurrence intense exigent que vous disposiez d'un processus efficace et efficient d'approvisionnement jusqu'au paiement qui offre une visibilité de bout en bout, intègre des contrôles des risques et, dans la plupart des cas, nécessite l'automatisation. Aujourd'hui, nous allons définir le P2P, examiner le cycle P2P et discuter de la meilleure façon de le gérer tout en évitant les pièges les plus courants.

Comprendre l'approvisionnement jusqu'au paiement dans le contexte de la distribution

Pour bien comprendre le cycle P2P, il faut d'abord définir ce qu'est la passation de marchés.

Définition des marchés publics

En termes simples, l'approvisionnement est le processus d'acquisition de fournitures et de ressources qu'une entreprise ne produit pas elle-même, et la gestion des achats est le processus de contrôle de ces acquisitions. Mais l'approvisionnement n'est qu'une partie du P2P.

Définition du P2P (et avantages)

Le P2P intègre les activités d'achat et de comptabilité fournisseurs. En d'autres termes, il couvre l'ensemble du processus d'approvisionnement en quatre étapes distinctes :

1. Demande et approbation : Déterminer les biens et/ou les services dont vous avez besoin.
2. Approvisionnement et création de bons de commande : Garantir la conformité et mettre en œuvre un processus de commande structuré.
3. Réception et inspection : Réceptionner les articles demandés au fournisseur et s'assurer que l'on a bien reçu ce que l'on a commandé.
4. Traitement et paiement des factures : Réception des factures, paiement du fournisseur et vérification de l'exactitude des transactions.

Lorsqu'il est optimisé et automatisé, le cycle P2P accroît l'efficacité, rationalise les processus et facilite la gestion des risques tout en améliorant la visibilité des flux de trésorerie et en garantissant des marges solides.

Le cycle P2P peut être légèrement différent selon les types de distributeurs, mais quelle que soit votre méthodologie et vos processus de distribution, votre cycle P2P se composera toujours des quatre étapes principales énumérées ci-dessus. Approfondissons chacune d'entre elles.

Principales étapes du cycle de distribution P2P

1. Demande et approbation

D'une manière ou d'une autre (signaux de demande, prévisions de vente, déclenchements de stocks minimums/maximums, etc.), vous apprenez que votre entreprise a besoin de fournitures ou de ressources. Si les articles ou les services dont vous avez besoin sont des produits que vous vous procurez habituellement, vous pouvez ignorer le processus de demande et d'approbation et passer directement à la création du bon de commande, un document contractuel qui précise les détails de l'achat (par exemple, la quantité, le prix, les dates de livraison, etc. Les acheteurs créent eux-mêmes le bon de commande lorsqu'ils vous passent une commande.

Toutefois, si les articles/services dont vous avez besoin sont nouveaux pour votre entreprise, s'il ne s'agit pas d'articles que vous vous procurez habituellement ou si la commande est spéciale ou exceptionnellement importante, vous devrez créer un formulaire de demande d'achat interne (qui couvre les descriptions des articles, les quantités et les spécifications) à des fins d'approbation. Cette demande d'achat est soumise à l'examen de la personne ou du service concerné. La demande est ensuite rejetée ou approuvée conformément aux politiques d'approvisionnement de votre entreprise. Si elle est rejetée, elle doit être révisée pour répondre aux critères nécessaires et, si elle est approuvée, vous passerez à l'étape 2.

2. Recherche de fournisseurs et création de bons de commande

Si votre achat a nécessité une demande d'achat, et si cette demande a été approuvée, le formulaire de demande d'achat est remis à l'équipe chargée des achats, dont les membres sont responsables de la sélection des fournisseurs et de l'examen de leurs coûts, de leur fiabilité et de la qualité de leurs services. Le (ou les) fournisseur(s) sélectionné(s) devra (ont) obtenir un bon de commande pour les articles achetés. Si vous commandez régulièrement un article spécifique au même fournisseur, vous pouvez utiliser un logiciel de gestion d'entreprise pour établir des bons de commande globaux (voir ci-dessous) afin de gérer automatiquement les UGS récurrentes, ce qui réduit les erreurs humaines et vous permet d'économiser du temps, des efforts et de l'argent.

3. Réception et inspection

Lorsque la cargaison du fournisseur arrive, votre équipe de réception peut inspecter les marchandises pour vérifier que les bons articles et les bonnes quantités ont été livrés conformément à la commande. Si certains distributeurs peuvent passer outre cette inspection, d'autres, comme les distributeurs de produits alimentaires, pharmaceutiques et chimiques, inspectent et testent systématiquement la qualité des commandes qu'ils reçoivent afin de s'assurer qu'elles sont sûres et conformes aux normes réglementaires.

4. Traitement des factures et paiement

À la réception d'une facture vérifiée, le service des comptes fournisseurs traite la facture et paie le fournisseur. L'automatisation grâce à la technologie peut aider considérablement votre entreprise à ce stade, avec des fonctionnalités telles que des outils de reconnaissance de documents alimentés par l'IA qui peuvent traiter automatiquement les factures des fournisseurs et les préparer pour le paiement. Un cycle P2P efficace qui vous permet de payer vos fournisseurs rapidement et avec précision maintient la solidité de vos relations avec la chaîne d'approvisionnement tout en stimulant la rentabilité.

Meilleures pratiques pour l'efficacité et la conformité

Le processus P2P impliquant un grand nombre de personnes et de pièces mobiles, il peut s'avérer difficile si vous ne disposez pas de politiques standardisées, de flux de travail automatisés et d'analyses en temps réel. Envisagez les meilleures pratiques suivantes pour accroître l'efficacité et simplifier la conformité, tant avec les politiques internes qu'avec les exigences réglementaires externes et celles des fournisseurs.

1. Automatiser et intégrer les systèmes

Le monde numérique d'aujourd'hui exige des entreprises de toutes tailles qu'elles utilisent des technologies modernes dotées de capacités d'IA - comme les solutions de planification des ressources d'entreprise (ERP) - pour gérer leurs opérations et rester compétitives. La technologie automatise et standardise les processus manuels, accélérant les tâches et réduisant la fatigue des employés. L'intégration de plusieurs systèmes dans une solution centralisée et avancée vous permet de relier vos informations d'approvisionnement et de gestion financière à vos données d'inventaire, ce qui vous donne une visibilité et un aperçu de tous les aspects de votre entreprise et vous aide à rationaliser les flux de travail de vos processus P2P.

2. Renforcer les contrôles et la conformité

Grâce à une solution ERP intégrée, vous pouvez mettre en place des contrôles complets sur votre cycle d'approvisionnement. L'analyse des données et la visibilité en temps réel vous permettront de suivre les tâches à chaque étape du processus P2P, d'auditer les performances et les dépenses liées aux achats, et d'optimiser les procédures en identifiant et en corrigeant les problèmes (par exemple, la correspondance à trois, la séparation des tâches, etc.) Le fait de relier les finances et les achats vous permet de prendre des décisions fondées sur des faits. Elle vous permet également de vous assurer que votre budget, vos transactions et vos processus sont conformes aux réglementations légales et sectorielles en vigueur et aux exigences des fournisseurs. Ces exigences peuvent varier considérablement d'un pays à l'autre et d'un fournisseur à l'autre. Certaines de ces différences peuvent être importantes, tandis que d'autres (comme les exigences variables en matière d'échange de données informatisées [EDI] entre les fournisseurs) peuvent être plus nuancées, les différences se situant au niveau des détails. Mais elles doivent toutes être respectées pour que votre entreprise reste opérationnelle et en règle avec toutes les parties prenantes. Une solution ERP moderne offre un espace unique et consolidé permettant de rationaliser et d'automatiser la gestion de la conformité, afin que vous puissiez vous concentrer sur le pilotage de votre entreprise, et pas seulement sur son maintien à flot dans un océan de réglementations.

3. Collaborer avec les fournisseurs

La collaboration avec les fournisseurs peut contribuer à faciliter le processus P2P. Par exemple, vous pouvez mettre à la disposition des fournisseurs un portail en libre-service accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, qui les aide à résoudre les problèmes sans délai et qui fournit des ressources supplémentaires pour vous aider à mieux travailler ensemble. En outre, vous pouvez mettre en place un accord de réapprovisionnement conjoint afin de garantir que les stocks sont réapprovisionnés sur la base d'un montant convenu, ce qui rationalise la gestion des stocks et réduit les risques de rupture de stock. Les bons de commande globaux (BPO) constituent une autre méthode importante de collaboration. Les BPO regroupent plusieurs achats d'un même article ou service dans le cadre d'un seul accord. Pour vos fournisseurs, les BPO signifient que vous vous engagez à acheter auprès d'eux à long terme, ce qui peut améliorer les négociations de prix pour votre entreprise et aider vos fournisseurs à prévoir la demande pour leurs produits au fil du temps. Les BPO peuvent être très bénéfiques pour toutes les parties concernées.

Les pièges les plus courants auxquels sont confrontés les distributeurs et la façon dont la technologie et l'automatisation permettent de les surmonter

Les distributeurs qui s'appuient sur ces meilleures pratiques, y compris la mise en œuvre d'une solution complète de gestion d'entreprise avec des capacités P2P intégrées, sont en bonne voie pour devenir des entreprises prospères et efficaces. Pour ceux qui n'ont pas encore adopté ces pratiques, il y a quelques pièges à éviter, tels que les dépenses irrégulières (employés effectuant des achats non autorisés en dehors de la liste des fournisseurs approuvés) et la dérive des politiques (changements progressifs dans la manière dont les politiques de l'entreprise sont appliquées au fil du temps).

Parmi les autres pièges, citons les silos de données et les processus manuels, qui peuvent entraîner des complications telles que des enregistrements d'UGS en double ou des retards dans l'enregistrement de la réception des marchandises, ainsi que des contrôles de concordance insuffisants, qui peuvent donner lieu à des rétrofacturations coûteuses et à des litiges avec les fournisseurs. Le manque de visibilité sur les demandes des clients est un autre écueil possible. Si vous ne savez pas ce que les clients sont susceptibles de commander, vous aurez du mal à déterminer ce qu'il faut acheter, en quelle quantité et quand passer la commande. Cela est particulièrement vrai pour les distributeurs de produits saisonniers ou de produits dont les délais de livraison sont longs.

La bonne nouvelle ?

La bonne technologie vous fournit les outils, les ressources et les caractéristiques qui vous aideront à automatiser et à transformer votre processus P2P. Voici quelques exemples de ces aides technologiques :

• Des capacités d'IA conçues pour extraire des données, détecter des anomalies, traiter des exceptions et prévoir la demande.
• L'analyse de l'IA pour la demande prédictive et l'évaluation des risques.
• Suites basées sur le cloud qui permettent aux utilisateurs d'accéder aux données de l'entreprise sur n'importe quel appareil, à tout moment, et qui offrent une évolutivité, un déploiement rapide et des mises à jour continues.

ICP et amélioration continue

Il est essentiel de mesurer et d'affiner les performances P2P pour améliorer continuellement les opérations, ce qui peut se faire au moyen d'indicateurs clés de performance (ICP). Les technologies modernes de gestion d'entreprise, comme un système ERP basé sur le cloud, peuvent vous aider à gérer, à collecter des données et à prendre des décisions sur la base de ces indicateurs clés de performance essentiels, tels que :

• Temps de cycle d'un bon de commande : le temps nécessaire pour compléter un bon de commande du début à la fin.
• Taux de concordance au premier passage : Le pourcentage de factures qui correspondent à la commande et au reçu correspondants lors de la première tentative.
• Pourcentage de paiement à temps : Le pourcentage de paiements effectués à temps par votre entreprise.
• Coût par facture : le coût total du traitement d'une seule facture par le département AP.
• Performance du fournisseur : Mesure indiquant si les vendeurs ont tenu leurs promesses. Elle compare les dates de livraison réalisées et la qualité réelle des produits aux dates de livraison promises et à la qualité attendue des produits.

Acumatica pour répondre à vos besoins en matière de processus d'approvisionnement jusqu'au paiement

Le cycle d'approvisionnement jusqu'au paiement des distributeurs peut être géré efficacement par une solution unique et spécialisée qui automatise le processus et connecte votre entreprise à vos fournisseurs pour une agilité et une productivité accrues. Avec Acumatica, vous disposez de la veille stratégique, de l'apprentissage automatique et des flux de travail configurables dont vous avez besoin pour rendre votre processus P2P rationalisé et efficace.

Les flux de travail configurables et l'automatisation d'Acumatica peuvent être adaptés à vos besoins spécifiques. Acumatica propose également une gestion avancée des fournisseurs, qui vous permet de suivre facilement les fournisseurs et les paiements correspondants.

"Si je n'informais pas les clients et les vendeurs chaque semaine, ils ne sauraient pas quelles sont les dates d'échéance prévues, et cela me prendrait une semaine pour le faire....[Aujourd'hui], lorsqu'un conteneur quitte l'Extrême-Orient ou l'endroit d'où il vient, nous téléchargeons le conteneur entier avec tout ce qui figure sur le bon de commande. Nous indiquons une date d'expédition estimée parce qu'une fois qu'il a pris la mer, nous savons dans les trois jours quand il doit arriver dans le pays. Lorsqu'un conteneur arrive, il nous suffit de cliquer sur 'reçu' et le tour est joué". - Edward Cohen, PDG, Boca Terry

Avec la capture automatisée des factures d'Acumatica, les factures papier peuvent être scannées avec la reconnaissance optique de caractères (OCR) et ajoutées au moteur de reconnaissance pour traitement. À partir de ces scans, le système identifie automatiquement le fournisseur, les conditions, la devise, les postes, les montants et d'autres détails des factures et relie ces informations à vos enregistrements de comptabilité fournisseurs.

"Aujourd'hui, [nos tâches administratives] sont effectuées automatiquement chaque jour. Acumatica nous a permis de mieux contrôler notre activité. Auparavant, il arrivait que des factures soient oubliées, ce qui n'est plus le cas aujourd'hui." - Chad Treadwell, vice-président des opérations, FSC Lighting

Les flux bancaires automatisés avec Advanced Expense Management rationalisent le processus de rapprochement des achats par carte de crédit de l'entreprise, en générant des reçus à partir des transactions et en invitant les employés à gérer le processus de rapprochement des reçus.

"Honnêtement, je ne sais pas comment je ferais sans un ERP à 360 degrés. Avant que nous ne mettions en œuvre la partie inventaire et approvisionnement d'Acumatica, je faisais tout avec Excel. L'entreprise était beaucoup plus petite à l'époque, mais je devenais fou à force d'essayer de tout synchroniser. Aujourd'hui, il est absolument essentiel de disposer des données d'approvisionnement que nous avons avec Acumatica, avec les dates de fabrication, les dates de livraison, les reçus d'achat et notre fonctionnalité MRP. C'est l'épine dorsale de mon département". - Kai Earthsong, vice-président de la gestion de la chaîne d'approvisionnement, Happy Valley

Il ne s'agit là que d'un petit échantillon, avec des cas concrets, de la façon dont les capacités d'approvisionnement d'Acumatica peuvent servir votre entreprise de distribution. Pour en savoir plus, consultez notre eBook, Automate Procure-to-Pay with Acumatica, et contactez nos experts dès aujourd'hui pour toute question.