Le processus d'achat-paiement dans le secteur de la distribution : Meilleures pratiques et pièges courants

Introduction : Pourquoi le P2P est-il important pour les marges de distribution et le service ?

Pour les distributeurs, la simplification des processus complexes est essentielle pour préserver les marges et garantir d'excellents niveaux de service aux clients. Le cycle d'approvisionnement jusqu'au paiement (P2P) est un lieu privilégié pour cette simplification : la procédure en plusieurs étapes pour l'approvisionnement, l'achat et le paiement des ressources opérationnelles.

Dans le secteur de la distribution, la rapidité d'exécution des commandes, la rotation rapide des stocks et la concurrence intense exigent un processus d'approvisionnement et de paiement efficace et performant, offrant une visibilité de bout en bout, intégrant des contrôles des risques et, dans la plupart des cas, nécessitant une automatisation. Aujourd'hui, nous allons définir le P2P, examiner son cycle et discuter de la meilleure façon de le gérer tout en évitant les pièges courants.

Comprendre l'approvisionnement jusqu'au paiement dans le contexte de la distribution

Pour bien comprendre le cycle P2P, il faut d'abord définir ce qu'est la passation de marchés.

Définition des marchés publics

L'approvisionnement désigne la manière dont une entreprise se procure et achète les biens et services qu'elle ne produit pas en interne. Le processus « Procure-to-Pay » élargit ce champ d'action en reliant les étapes de l'approvisionnement à la réception des marchandises et à la gestion des comptes fournisseurs, de sorte que les données financières et opérationnelles restent synchronisées depuis la demande initiale jusqu'au paiement et à la comptabilisation.

Définition du P2P (et avantages)

Le P2P intègre les activités d'achat et de comptabilité fournisseurs. En d'autres termes, il couvre l'ensemble du processus d'approvisionnement en quatre étapes distinctes :

1. Demande et approbation : Déterminer les biens et/ou les services dont vous avez besoin.
2. Approvisionnement et création de bons de commande : Garantir la conformité et mettre en œuvre un processus de commande structuré.
3. Réception et inspection : Réceptionner les articles demandés au fournisseur et s'assurer que l'on a bien reçu ce que l'on a commandé.
4. Traitement et paiement des factures : Réception des factures, paiement du fournisseur et vérification de l'exactitude des transactions.

Lorsqu'il est optimisé et automatisé, le cycle P2P accroît l'efficacité, rationalise les processus et facilite la gestion des risques tout en améliorant la visibilité des flux de trésorerie et en garantissant des marges solides.

Le cycle P2P peut être légèrement différent selon les types de distributeurs, mais quelle que soit votre méthodologie et vos processus de distribution, votre cycle P2P se composera toujours des quatre étapes principales énumérées ci-dessus. Approfondissons chacune d'entre elles.

Principales étapes du cycle de distribution P2P

1. Demande et approbation

D'une manière ou d'une autre (par exemple, par des signaux de demande, des prévisions de vente, des déclenchements de stocks minimums/maximums, etc.), vous apprenez que votre entreprise a besoin de fournitures ou de ressources et, sur la base de cette information, vous suivrez l'une des deux voies suivantes.

Si les articles ou les services dont vous avez besoin sont des produits que vous vous procurez couramment, vous pouvez éviter le processus de demande et d'approbation et passer directement à la création du bon de commande (BC), un document contractuel qui définit les détails de l'achat (par exemple, la quantité, le prix, les dates de livraison, etc.) Les acheteurs créent eux-mêmes le bon de commande lorsqu'ils vous passent une commande.

Toutefois, si les articles/services dont vous avez besoin sont nouveaux pour votre entreprise, s'il ne s'agit pas d'articles que vous vous procurez habituellement ou si la commande est spéciale ou exceptionnellement importante, vous devrez créer un formulaire de demande d'achat interne (qui couvre les descriptions des articles, les quantités et les spécifications) à des fins d'approbation. Cette demande d'achat est soumise à l'examen de la personne ou du service concerné. La demande est ensuite rejetée ou approuvée conformément aux politiques d'approvisionnement de votre entreprise. Si elle est rejetée, elle doit être révisée pour répondre aux critères nécessaires et, si elle est approuvée, vous passerez à l'étape 2.

Un diagramme de flux de travail pour gérer les demandes d'achat et le processus d'inventaire au sein d'une organisation

2. Recherche de fournisseurs et création de bons de commande

Si votre achat a nécessité une demande d'achat, et si cette demande a été approuvée, le formulaire de demande est remis à l'équipe d'achat, dont les membres sont chargés de sélectionner les fournisseurs et d'examiner leurs coûts, leur fiabilité et la qualité de leurs services.

Le (ou les) fournisseur(s) sélectionné (s) devra (ont) obtenir un bon de commande pour les articles achetés.

Si vous commandez régulièrement un article spécifique au même fournisseur, vous pouvez utiliser un logiciel de gestion d'entreprise pour mettre en place des commandes globales (voir ci-dessous) afin de gérer automatiquement les UGS récurrentes, ce qui réduit les erreurs humaines et vous fait gagner du temps, de l'énergie et de l'argent.

3. Réception et inspection

À la réception des marchandises, le service de réception vérifie que les articles et les quantités livrés correspondent bien à la commande.

Certains distributeurs procèdent également à l'inspection ou à des tests des marchandises en fonction des risques et des exigences de conformité (par exemple, les produits réglementés, les marchandises sensibles à la température ou les problèmes liés aux performances des fournisseurs).

La tenue de registres de réception précis est essentielle, car elle influe sur la disponibilité des stocks et facilite la validation des factures à un stade ultérieur du processus.

4. Traitement des factures et paiement

Dès réception d'une facture vérifiée, le service des comptes fournisseurs (AP) traite la facture et paie le fournisseur.

L'automatisation grâce à la technologie peut aider considérablement votre entreprise à ce stade, avec des fonctionnalités telles que des outils de reconnaissance de documents alimentés par l'IA qui peuvent traiter automatiquement les factures des fournisseurs et les préparer pour le paiement.

Un cycle P2P efficace, qui vous permet de payer vos fournisseurs rapidement et avec précision, renforce les relations de votre chaîne d'approvisionnement tout en stimulant votre rentabilité.

Meilleures pratiques pour l'efficacité et la conformité

Étant donné que le P2P englobe les demandeurs, les acheteurs, la réception des marchandises et la comptabilité fournisseurs, le moindre incident peut entraîner des anomalies en aval. Ces bonnes pratiques aident les distributeurs à gagner en rapidité, en précision et à renforcer la conformité sans créer de frictions inutiles :

• Harmoniser les politiques (qui peut acheter quoi, auprès de qui et à quelles conditions)
• Automatiser les validations et les transferts entre les services des achats, de la réception des marchandises, des stocks et de la comptabilité fournisseurs
• Veiller à la qualité des données relatives aux fournisseurs et aux articles afin d'éviter les retouches et les incohérences
• « Suivre les performances à l'aide d'un petit ensemble d'indicateurs clés de performance communs aux services des achats et des finances »

1. Automatiser et intégrer les systèmes

Le monde numérique actuel exige des entreprises de toutes tailles qu'elles utilisent des technologies modernes dotées de capacités basées sur l'IA, telles que les solutions de planification des ressources d'entreprise (ERP), afin de gérer leurs opérations et de rester compétitives.

La technologie automatise et standardise les processus manuels, accélérant ainsi les tâches et réduisant la fatigue des employés. L'intégration de plusieurs systèmes dans une solution centralisée et avancée vous permet de relier vos informations d'approvisionnement et de gestion financière à vos données d'inventaire, vous offrant ainsi une visibilité et une compréhension approfondies de tous les aspects de votre activité et vous aidant à rationaliser vos workflows P2P.

2. Renforcer les contrôles et la conformité

Grâce à une solution ERP intégrée, vous pouvez mettre en place des contrôles complets tout au long de votre cycle d'approvisionnement.

Les contrôles sont plus efficaces lorsqu'ils sont intégrés au processus de travail et appliqués de manière cohérente. En voici quelques exemples :

• Recoupement à trois niveaux (facture, bon de commande et bon de réception) afin de réduire les surfacturations et les paiements en double
• Séparation des tâches afin qu'un même utilisateur ne puisse pas à la fois passer une commande, l'approuver, la réceptionner et la payer sans contrôle
• Seuils d'approbation par montant, catégorie ou lieu afin de garantir le respect des règles en matière de dépenses
• Pistes d'audit indiquant qui a approuvé quoi et quand

Lorsque les contrôles et les données transactionnelles sont regroupés dans un seul système, les vérifications et les audits s'effectuent plus rapidement, et il est plus facile d'examiner les anomalies.

3. Collaborer avec les fournisseurs

La collaboration avec les fournisseurs peut contribuer à faciliter le processus P2P. Par exemple, vous pouvez mettre à la disposition des fournisseurs un portail en libre-service accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, qui les aide à résoudre les problèmes sans délai et qui fournit des ressources supplémentaires pour vous aider à mieux travailler ensemble. En outre, vous pouvez mettre en place un accord de réapprovisionnement conjoint afin de garantir que les stocks sont réapprovisionnés sur la base d'un montant convenu, ce qui rationalise la gestion des stocks et réduit les risques de rupture de stock.

Les bons de commande globaux (BPO) constituent une autre méthode importante de collaboration. Les BPO regroupent plusieurs achats d'un même article ou service dans le cadre d'un seul accord. Pour vos fournisseurs, les BPO signifient que vous vous engagez à acheter auprès d'eux à long terme, ce qui peut améliorer les négociations de prix pour votre entreprise et aider vos fournisseurs à prévoir la demande pour leurs produits au fil du temps. Les BPO peuvent être très bénéfiques pour toutes les parties concernées.

Problèmes courants liés au P2P et comment les résoudre

Même les équipes de distribution les plus performantes se heurtent à des écueils classiques du P2P lorsque les politiques, les données et les flux de travail ne sont pas coordonnés :

• Les dépenses non conformes: les achats effectués en dehors des fournisseurs ou des procédures approuvés peuvent entraîner des surprises au moment de la facturation et réduire les économies négociées.
• Dérive des politiques: l'application incohérente des règles d'approbation et d'achat multiplie les exceptions et réduit la traçabilité au fil du temps.
• Silos de données et saisie manuelle: lorsque les données relatives aux articles, aux fournisseurs et aux reçus ne sont pas synchronisées, cela peut entraîner la création d'enregistrements de références en double, l'oubli de certains reçus et des retards dans la comptabilisation.
• Contrôles de rapprochement insuffisants: un mauvais alignement entre les bons de commande, les bons de réception et les factures peut entraîner des rétrofacturations, des litiges et des paiements excédentaires qui auraient pu être évités.
• Visibilité limitée sur la demande: en l'absence d'indicateurs fiables, les distributeurs ont du mal à acheter les quantités adéquates au bon moment, en particulier pour les produits saisonniers et ceux dont les délais de livraison sont longs.

L'automatisation est particulièrement utile lorsqu'elle permet de réduire les transferts manuels, d'assurer la cohérence des vérifications de correspondance et des validations, et d'améliorer la visibilité sur les approvisionnements entrants et les engagements.

La bonne nouvelle ?

Parmi les avancées technologiques qui ont généralement le plus grand impact sur le P2P, on peut citer :

• Saisie et validation automatisées des données de facturation afin de réduire la saisie manuelle et d'accélérer les processus de validation
• Gestion des exceptions qui achemine les divergences (prix, quantité, frais de transport, délais) vers le responsable compétent
• Analyses prédictives qui améliorent la planification du réapprovisionnement et mettent en évidence les tendances en matière de risques liés aux fournisseurs
• Un accès au cloud qui permet aux équipes dispersées de disposer de données en temps réel et de processus harmonisés

ICP et amélioration continue

Il est essentiel de mesurer et d'affiner les performances P2P pour améliorer continuellement les opérations, ce qui peut se faire au moyen d'indicateurs clés de performance (ICP). Les technologies modernes de gestion d'entreprise, comme un système ERP basé sur le cloud, peuvent vous aider à gérer, à collecter des données et à prendre des décisions sur la base de ces indicateurs clés de performance essentiels, tels que :

• Temps de cycle d'un bon de commande : le temps nécessaire pour compléter un bon de commande du début à la fin.
• Taux de concordance au premier passage : Le pourcentage de factures qui correspondent à la commande et au reçu correspondants lors de la première tentative.
• Pourcentage de paiement à temps : Le pourcentage de paiements effectués à temps par votre entreprise.
• Coût par facture : le coût total du traitement d'une seule facture par le département AP.
• Performance du fournisseur : Mesure indiquant si les vendeurs ont tenu leurs promesses. Elle compare les dates de livraison réalisées et la qualité réelle des produits aux dates de livraison promises et à la qualité attendue des produits.

Acumatica pour répondre à vos besoins en matière de processus d'approvisionnement jusqu'au paiement

Le cycle d'approvisionnement jusqu'au paiement des distributeurs peut être géré efficacement par une solution unique et spécialisée qui automatise le processus et connecte votre entreprise à vos fournisseurs pour une agilité et une productivité accrues. Avec Acumatica, vous disposez de la veille stratégique, de l'apprentissage automatique et des flux de travail configurables dont vous avez besoin pour rendre votre processus P2P rationalisé et efficace.

Les flux de travail configurables et l'automatisation d'Acumatica peuvent être adaptés à vos besoins spécifiques. Acumatica propose également une gestion avancée des fournisseurs, qui vous permet de suivre facilement les fournisseurs et les paiements correspondants.

"Si je n'informais pas les clients et les vendeurs chaque semaine, ils ne sauraient pas quelles sont les dates d'échéance prévues, et cela me prendrait une semaine pour le faire....[Aujourd'hui], lorsqu'un conteneur quitte l'Extrême-Orient ou l'endroit d'où il vient, nous téléchargeons le conteneur entier avec tout ce qui figure sur le bon de commande. Nous indiquons une date d'expédition estimée parce qu'une fois qu'il a pris la mer, nous savons dans les trois jours quand il doit arriver dans le pays. Lorsqu'un conteneur arrive, il nous suffit de cliquer sur 'reçu' et le tour est joué". - Edward Cohen, PDG, Boca Terry

Avec la capture automatisée des factures d'Acumatica, les factures papier peuvent être scannées avec la reconnaissance optique de caractères (OCR) et ajoutées au moteur de reconnaissance pour traitement. À partir de ces scans, le système identifie automatiquement le fournisseur, les conditions, la devise, les postes, les montants et d'autres détails des factures et relie ces informations à vos enregistrements de comptabilité fournisseurs.

"Aujourd'hui, [nos tâches administratives] sont effectuées automatiquement chaque jour. Acumatica nous a permis de mieux contrôler notre activité. Auparavant, il arrivait que des factures soient oubliées, ce qui n'est plus le cas aujourd'hui." - Chad Treadwell, vice-président des opérations, FSC Lighting

Les flux bancaires automatisés, associés à la gestion avancée des dépenses, simplifient le processus de rapprochement des achats effectués par carte de crédit d'entreprise, génèrent des justificatifs à partir des transactions et incitent les employés à gérer le processus de rapprochement des justificatifs.

Il ne s'agit là que d'un petit échantillon, avec des cas concrets, de la façon dont les capacités d'approvisionnement d'Acumatica peuvent servir votre entreprise de distribution. Pour en savoir plus, consultez notre eBook, Automate Procure-to-Pay with Acumatica, et contactez nos experts dès aujourd'hui pour toute question.

Le processus « de l'approvisionnement au paiement » dans la distribution : questions fréquentes

Quelle est la différence entre les processus « procure-to-pay » et « purchase-to-pay » ?

Ces termes sont souvent utilisés de manière interchangeable. Ils désignent tous deux le processus qui va de la demande d'achat à la réception et au paiement de la facture, reliant ainsi les activités d'approvisionnement à la comptabilité fournisseurs.

Pourquoi les distributeurs reçoivent-ils autant d'anomalies de facturation ?

Les anomalies sont souvent dues à des bons de livraison manquants ou en retard, à des divergences entre les prix et les quantités, à des doublons dans les fiches articles et à des achats effectués en dehors des procédures standard. Des contrôles rigoureux de la mise en correspondance et des données de référence fiables permettent de réduire les retouches.

Qu'est-ce que la mise en correspondance tripartite dans le domaine du P2P ?

Le recoupement à trois niveaux permet de vérifier, avant le paiement, que la facture correspond bien au bon de commande et à l'enregistrement de réception, ce qui contribue à éviter les paiements excédentaires et améliore l'exactitude des factures.

Quels indicateurs clés de performance (KPI) sont les plus utiles pour améliorer le P2P ?

Commencez par la durée du cycle des bons de commande, le taux de conformité dès le premier traitement, le taux d'anomalies des factures, le délai de traitement des factures et le pourcentage de paiements effectués dans les délais. Ajoutez ensuite le coût par facture à mesure que votre approche de mesure gagne en maturité.

Dans quels domaines l'automatisation offre-t-elle le retour sur investissement le plus rapide ?

Parmi les gains rapides courants, on peut citer la saisie automatisée des factures, les processus de validation et la mise en relation cohérente des bons de commande, des bons de réception et des factures, ce qui améliore les taux de concordance et réduit les saisies manuelles.