Les fabricants, les distributeurs et les détaillants ont des exigences commerciales très complexes : ils doivent concilier les opérations de la chaîne d'approvisionnement, la gestion des stocks, les facteurs de production et de conception, les considérations relatives aux relations avec les clients et bien d'autres choses encore. La simple gestion de ces tâches quotidiennes est un véritable défi. Mais la tâche devient encore plus ardue lorsque les réglementations fédérales et sectorielles en matière de qualité et de conformité viennent s'y ajouter.

Produire et distribuer des produits de qualité tout en gérant une entreprise digne de confiance et conforme à la législation est primordial pour garantir la sécurité des consommateurs, développer une base de clients satisfaits et forger une bonne réputation de marque. Mais les réglementations de conformité peuvent obliger les fabricants et les distributeurs à compliquer davantage des processus - audits et modifications de documents, par exemple - qui pourraient autrement être beaucoup plus simples.

Comment les fabricants, les distributeurs et les détaillants peuvent-ils gérer les centaines de milliers de réglementations et de restrictions auxquelles ils sont confrontés ? Comment peuvent-ils suivre les règles externes et les opérations internes en même temps, sans perdre la trace de l'une ou l'autre ?

Aujourd'hui, nous allons parler des trois étapes claires de l'assurance qualité et de la conformité réglementaire :

1. Connaître les réglementations applicables à votre entreprise
2. Connecter vos processus d'entreprise aux données
3. Équiper votre entreprise de la bonne technologie

1. Connaître les réglementations applicables à votre entreprise

Les fabricants, les distributeurs et les détaillants sont confrontés à six grandes catégories de réglementations en matière de qualité et de conformité, chacune ayant ses propres niveaux et sous-niveaux de complexité.

• les affaires et la finance : Outre la conformité fiscale globale, il s'agit des normes internationales d'information financière (IFRS), des principes comptables généralement admis (GAAP) et de la loi Sarbanes-Oxley (SOX), qui oblige les sociétés cotées en bourse à adopter des procédures internes rigoureuses pour garantir l'exactitude de leurs états financiers.
• Technologies de l'information : Les réglementations informatiques couvrent de nombreuses catégories différentes, notamment les normes de sécurité PCI pour le traitement des paiements ; les normes de cybersécurité ISO 27001; la loi américaine CAN-SPAM, qui fixe les règles applicables aux courriels commerciaux ; le règlement général sur la protection des données (RGPD), qui régit le traitement des données à caractère personnel ; FedRAMP, qui aide à sécuriser les services cloud ; et les réglementations SOC, SSAE et ISAE de l'American Institute of Certified Public Accountants (AICPA).
• Restrictions sectorielles : Alors que l'Organisation internationale de normalisation (ISO) établit des normes mondiales pour les biens et services de confiance, des réglementations spécifiques à l'industrie sont également élaborées par des groupes indépendants, tels que l'Automotive Industry Action Group (AIAG), l'American National Standards Institute (ANSI), ASTM International (pour les matériaux et les essais), et SAE International (pour les réglementations relatives à l'automobile et à l'aérospatiale).
• Le droit du travail : Outre les lois sur l'indemnisation des travailleurs, ces lois comprennent les règlements de l 'Occupational Safety and Health Administration (OSHA), le Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPPA), le Fair Labor Standards Act et le Family and Medical Leave Act (FMLA).
• Conformité avec les partenaires commerciaux : Les clients et les fournisseurs peuvent fixer leurs propres restrictions en matière de qualité, y compris les exigences EDI pour la transmission électronique des documents, les spécifications d'étiquetage et d'emballage, les normes de qualité des produits, etc.
• Autres réglementations gouvernementales : Elles varient en fonction du lieu, mais aux États-Unis, elles comprennent les réglementations établies par l'Agence de protection de l'environnement (EPA), la Food and Drug Administration (FDA), la Federal Trade Commission (FTC) et la Consumer Product Safety Commission (CPSC).

Bien entendu, toutes ces réglementations ne s'appliquent pas à toutes les entreprises. Elles varient en fonction du secteur d'activité, de la localisation et du type d'entreprise. Il est essentiel de faire des recherches et de savoir à l'avance quelles sont les exigences que vous devez respecter et quelles sont les normes facultatives que vous souhaitez suivre pour que votre entreprise devienne un partenaire digne de confiance.

Mais une fois que vous avez établi la nature de ces réglementations, comment faire pour les respecter ? Les données exploitables sont la clé de la conformité réglementaire.

2. Connecter les processus d'entreprise aux données

Votre entreprise de fabrication, de distribution ou de vente au détail produit constamment des données. Ces données peuvent être exploitées de six manières importantes pour aider votre entreprise à maintenir la conformité réglementaire dans tous les domaines. Vous devrez penser à.. :

• Documentation : Documentez vos procédures opérationnelles standard, vos instructions de travail, vos protocoles de sécurité et vos exigences de conformité.
• Formation : Gérer les compétences et les certifications des employés ; recertifier/former les employés si nécessaire.
• Précision : Saisir les résultats des tests de qualité des produits et s'assurer que tous les rapports sont exacts.
• Rapports : Utilisez ces rapports précis pour évaluer les performances des fournisseurs, les temps d'arrêt des machines, etc.
• Sécurité : Utilisez plusieurs niveaux de sécurité pour protéger l'intégrité de vos données et éviter les cyberattaques.
• Contrôle des processus : Suivre les demandes de modification, établir des normes pour les produits configurés et maintenir ces normes liées aux produits.

Cela semble compliqué, n'est-ce pas ?

C'est en effet le cas, si vous vous y prenez manuellement. En fait, ce ne serait pas seulement compliqué. Ce serait impossible. Ce qui nous amène à la troisième étape.

3. Équiper votre entreprise de la bonne technologie

La complexité de la connaissance des réglementations applicables à votre entreprise, du respect de ces règles et de la connexion des processus d'entreprise aux données souligne l'importance d'équiper votre entreprise de la bonne technologie. La mise en œuvre d'une technologie moderne de gestion d'entreprise est le seul moyen de relier vos processus d'entreprise à des données exploitables et de parvenir à l'assurance qualité et à la conformité réglementaire.

Comment savoir quelle technologie convient le mieux à votre entreprise ?

Vous recherchez un système qui puisse réellement simplifier les processus énumérés ci-dessus : documentation, formation, précision, rapports, sécurité et contrôle des processus.

Ces avantages peuvent être trouvés dans un système moderne de planification des ressources de l'entreprise (ERP), comme Acumatica, combiné à un système de gestion de la qualité (QMS) orienté vers l'avenir, comme le QMS d'eWorkplace Apps (EWPA).

Avec Acumatica Cloud ERP, les entreprises peuvent facilement utiliser les wikis pour documenter les procédures opérationnelles standard, les instructions de travail et les protocoles de sécurité et pour gérer les exigences en matière de documentation de la qualité avec une gestion intégrée des documents. EWPA QMS étend ces capacités de base, permettant aux utilisateurs de contrôler et de rationaliser entièrement leurs besoins internes en matière de qualité et de conformité.

Vous pouvez utiliser les attributs personnalisés du fichier des employés d'Acumatica pour gérer les compétences et les certifications des employés. Les fonctionnalités CRM intégrées peuvent également être appliquées pour créer des tâches de recertification et de formation.

Les codes-barres, l'intelligence artificielle et l'apprentissage automatique d'Acumatica éliminent les erreurs humaines, améliorant ainsi la précision des données. Ces données ERP peuvent être connectées à des données externes grâce à des requêtes flexibles et des tableaux de bord en direct, ce qui vous permet d'évaluer facilement les performances des fournisseurs, les temps d'arrêt des machines, etc.

Le système de gestion de la qualité d'EWPA est conçu pour gérer les essais et les rappels, les inspections et les listes de contrôle, l'étalonnage, les non-conformités (NC), les actions correctives et préventives (CAPA), l'analyse des causes profondes, les rapports de traçabilité en amont et en aval, les certificats d'analyse, la collecte de données sur la qualité, l'analyse des performances des fournisseurs et bien d'autres choses encore. Cela signifie que vous travaillerez toujours avec des rapports et des données puissants et précis à portée de main.

Les multiples niveaux de sécurité d'Acumatica protègent également l'intégrité de vos données et préviennent les cyberattaques. La sécurité intégrée basée sur les rôles fournit des contrôles internes pour limiter l'accès aux informations, de sorte que les employés ne peuvent voir que les informations qu'ils sont autorisés à voir.

Les processus commerciaux automatisés avec Acumatica et EWPA éliminent les erreurs de saisie de données. Les applications de contrôle des modifications techniques et de gestion du cycle de vie des produits connectés assurent le suivi des demandes de modification avec des journaux d'audit. Vous pouvez également utiliser le configurateur de produits basé sur des règles d'Acumatica pour établir des normes pour les produits configurés.

Conformité à la qualité : Simplifié

Acumatica Cloud ERP et EWPA QMS sont conçus pour vous aider à naviguer avec succès dans la mer presque infinie des réglementations en matière d'assurance qualité et de conformité. Ensemble, ils prennent en charge les complexités de la conformité et les condensent dans une interface simple et directe que vous contrôlez entièrement.

Pour en savoir plus sur la manière dont Acumatica et EWPA rationalisent ces processus, téléchargez notre solution complète : "Simplifier la conformité aux normes de qualité du gouvernement et de l'industrie avec Acumatica".

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