AcumatiCaresPour le Mardi Technique de cette semaine, je vais vous expliquer comment configurer le système d'automatisation du marketing HubSpot avec Acumatica. Le processus ne devrait prendre que quelques minutes.
Environnement Acumatica: 5.30.1367 (fonctionnalité disponible uniquement dans les versions 5.3)
Données Acumatica: Données de démonstration SalesDemo du portail des partenaires.
Aperçu du scénario
Problème d'entreprise
Le module de gestion de la relation client (CRM) d'Acumatica permet à vos commerciaux de gérer et de conclure plus efficacement les opportunités de vente. Un système CRM est conçu pour aider les commerciaux à gérer efficacement les prospects et les clients existants.
Les vendeurs n'ont pas le temps de gérer une longue liste de prospects non qualifiés. Les activités associées à l'acheminement des prospects non qualifiés dans l'entonnoir des ventes sont généralement réalisées par le marketing. Les activités associées à cette tâche sont très différentes des activités réalisées par les ventes.
Les activités de marketing se situent en haut de l'entonnoir de vente, tandis que les activités de vente se situent plus bas.
Points d'intégration
Le passage de relais entre le marketing et les ventes est l'endroit idéal pour intégrer les deux systèmes. L'interface Acumatica vers HubSpot offre un moyen simple de configurer les informations que vous devez partager au moment du transfert.
Dans cet exemple, les leads qualifiés dans HubSpot sont automatiquement importés dans l'écran des leads d'Acumatica. Ces leads peuvent ensuite être automatiquement affectés au suivi par un commercial.
Vous pouvez également rencontrer une situation où les leads dans Acumatica doivent être exportés vers HubSpot. C'est le cas lorsqu'un lead est disqualifié (pas prêt à acheter pendant 1 à 2 ans) ou lorsque des leads sont entrés dans Acumatica CRM et non dans HubSpot.
Scénario de démonstration
Ce document décrit comment configurer rapidement Acumatica pour qu'il accepte les leads qualifiés de HubSpot. Ensuite, si le lead est disqualifié, il peut être mis à jour dans HubSpot pour le nurturing.
Mise en œuvre d'Acumatica
Dans Acumatica 5.3, l'intégration HubSpot est implémentée en tant que fournisseur de données dans les services d'intégration. Cela signifie que vous pouvez faire correspondre les champs HubSpot à Acumatica et planifier l'importation pour qu'elle se produise automatiquement à un intervalle prédéfini.
La plupart du temps, tout a été mis en place pour vous, de sorte que la procédure décrite dans cet article est une configuration simple. Les étapes suivantes sont abordées.
- Configurer le fournisseur en utilisant les informations de votre compte HubSpot
- Vérifier le scénario d'importation dans Acumatica
- Traiter le scénario d'importation pour en vérifier la fonctionnalité
- Planifier le scénario d'importation pour automatiser le processus
- Vérifier le scénario d'exportation dans Acumatica
- Traiter le scénario d'exportation dans Acumatica
Etape 1 : Configurer le fournisseur HubSpot dans Acumatica
Naviguez vers Système > Intégration > Gérer > Fournisseurs de données et sélectionnez le fournisseur HubSpot (comme illustré ci-dessous). Le type de fournisseur a déjà été sélectionné, il vous suffit donc d'ajouter les informations spécifiques à HubSpot.
1. La clé Hapikey (HubSpot API Key) peut être trouvée en développant le menu en haut à droite de votre écran lorsque vous vous connectez à HubSpot et en sélectionnant l'option Intégrations.
Développez le menu, puis sélectionnez Intégrations.
Dans l'écran des intégrations, cliquez sur l'option "Obtenir votre clé API HubSpot" et suivez les instructions sur la page de la clé API.
2. Le nom de la liste dans HubSpot est le nom de la liste que vous surveillerez afin d'apporter des prospects dans Acumatica. Dans HubSpot, naviguez vers Partenaire > Listes comme illustré ci-dessous.
J'ai créé une liste intelligente appelée Leads for ERP. Lorsque les prospects marquent suffisamment de points (en visitant des pages web, en saisissant des données, en répondant à des formulaires, en ouvrant des e-mails, etc.), HubSpot les place automatiquement dans cette liste.
3. Le PortalID est indiqué en haut à droite de votre écran lorsque vous vous connectez à HubSpot, comme illustré ci-dessous.
Pour vérifier que vous avez saisi les informations correctement, cliquez sur l'onglet "Schéma", sélectionnez Remplir les objets du schéma, puis Remplir les champs du schéma. Dans la plupart des cas, l'écran ne change pas et l'absence d'erreur signifie que vous avez correctement saisi les données de votre compte.
La reconstruction du schéma permet de réaliser deux choses en plus des tests.
- Si vous avez des propriétés de contact personnalisées dans Acumatica, cette action les ajoute au fournisseur de données par défaut livré avec le système.
- Il ajoute les champs de service Acumatica à HubSpot en tant que propriétés de contact. Ceci est nécessaire avant d'exécuter l'intégration.
Étape 2 : Vérifier le scénario d'importation dans Acumatica
Après avoir établi la connexion de données avec HubSpot, l'étape suivante consiste à faire correspondre les champs de HubSpot aux champs de l'écran des prospects d'Acumatica.
Pour ce faire, naviguez vers Système > Intégration > Gérer > Scénarios d'importation. Un scénario d'importation appelé "Importer des prospects depuis HubSpot" a déjà été créé pour vous. Il ne vous reste plus qu'à vérifier les champs ou à en ajouter d'autres si vous souhaitez capturer plus d'informations.
Acumatica vous permet également de mapper des attributs (voir l'annexe 1) et des champs personnalisés. Dans ce cas, j'ai désactivé le champ Ext Ref Nbr parce qu'il empêchait l'importation de l'adresse e-mail.
Étape 3 : Traitement du scénario d'importation
Naviguez vers Système > Intégration > Processus > Importation par scénario et sélectionnez le scénario Importation de leads depuis HubSpot.
Cliquez sur "Préparer" et tous les prospects que vous avez dans HubSpot seront rassemblés dans l'écran.
Cliquez sur "Importer" et les pistes seront chargées dans Acumatica. Les champs obligatoires manquants, les valeurs invalides, etc. seront signalés et ne seront pas importés afin de garantir la cohérence des données. Dans l'écran ci-dessous, j'ai importé avec succès deux enregistrements.
Lors de l'importation, Acumatica vérifie s'il existe des prospects avec la même adresse e-mail. Si le système trouve une correspondance, l'enregistrement est mis à jour. Si le système ne trouve pas de correspondance, un nouveau lead est créé. Si l'adresse électronique n'existe pas, des doublons seront créés.
Vous pouvez effectuer une recherche universelle sur le nom que vous venez d'importer et cliquer sur la piste pour voir les résultats.
Étape 4 : Programmation du scénario d'importation
Pour programmer le scénario d'importation de manière récurrente, procédez comme suit :
1. Naviguez vers Système > Intégration > Planification > Importer des scénarios.
2. Cliquez sur le bouton du planificateur
3. Sélectionnez Ajouter
4. Remplir le formulaire de programmation de l'automatisation
Dans ce cas, je planifie l'importation toutes les 30 minutes. Dans l'onglet 'Conditions', le système a automatiquement défini la condition que le nom soit égal à Importer des leads depuis HubSpot, de sorte que toutes les programmations d'automatisation ne sont pas traitées toutes les 30 minutes. Les informations de l'onglet Valeurs de filtre ont également été définies automatiquement.
Nous allons ensuite vérifier le scénario d'exportation.
Étape 5 : Vérifier (et modifier) le scénario d'exportation dans Acumatica
L'intégration d'Acumatica comprend également un processus d'exportation des données vers HubSpot.
Pour revoir le scénario, naviguez vers Système > Intégration > Gérer > Scénarios d'exportation. Un scénario d'exportation appelé "Export Leads to HubSpot" a déjà été créé pour vous. Il ne vous reste plus qu'à vérifier les champs ou à en ajouter d'autres si vous souhaitez transmettre plus d'informations.
Notes sur le processus d'exportation :
- L'exportation sélectionne les pistes qui ont été modifiées depuis la dernière exportation.
- L'exportation ajoute des prospects à une liste spécifique dans HubSpot ou met à jour les enregistrements existants si l'adresse e-mail existe déjà dans cette liste.
Dans l'onglet Restrictions de source du scénario d'exportation, nous limitons les enregistrements sélectionnés pour l'exportation. En plus des restrictions intégrées, j'en ai ajouté une pour limiter les données renvoyées à HubSpot afin d'inclure uniquement les enregistrements que les Ventes ont marqués pour le nurturing.
La capture d'écran ci-dessus montre les restrictions de source et met en évidence deux changements :
- Le contrôle des doublons est désactivé par défaut dans les données de SalesDemo, j'ai donc décoché la validation.
- Ajout d'une nouvelle condition pour vérifier les enregistrements que le service des ventes a marqués comme devant faire l'objet d'une prospection.
Étape 6 : Traiter le scénario d'exportation dans Acumatica
Afin de tester le processus d'exportation, accédez à l'un des enregistrements que vous avez importés et définissez le statut sur Suspendu et le motif sur Nourrir.
Cette modification permettra à l'enregistrement de satisfaire aux restrictions de la source dans le scénario d'exportation. Vous pouvez également modifier certaines des autres informations que vous avez mappées dans le scénario d'exportation.
Naviguer vers Système > Intégration > Processus > Exportation par scénario
- Sélectionnez le scénario "Exporter les leads vers HubSpot".
- Cliquez sur Préparer
Si vous cliquez sur préparer, un seul enregistrement (celui que vous avez sélectionné pour le nurturing) devrait apparaître dans l'exportation.
- Cliquez sur Exporter
Lorsque je consulte mon contact dans HubSpot, je vois les modifications qui ont été apportées à l'enregistrement. Dans ce cas, j'ai changé le titre en plus de changer le statut de mon enregistrement.
Comme pour le scénario d'importation, vous pouvez programmer l'exécution automatique du scénario d'exportation. Cette opération s'effectue dans Système > Intégration > Planification > Scénarios d'exportation.
Autres notes
- Notes du développeur : https://www.youtube.com/watch?v=ClQvXwDXfN4&feature=youtu.be
- Recommandé : Créez des listes distinctes pour les processus d'importation et d'exportation dans HubSpot. Cela vous aidera à voir quels enregistrements ont été importés/exportés et à prendre des mesures. Pour ce faire, vous devrez créer un nouveau fournisseur car le fournisseur est spécifique à une liste HubSpot.
Conclusion
L'intégration d'Acumatica avec HubSpot permet à vos organisations marketing et commerciales de gérer complètement l'ensemble de l'entonnoir des ventes.
L'intégration bidirectionnelle garantit :
- Une transition nette entre les activités de vente et de marketing
- Le marketing dispose des bons outils pour construire, nourrir et gérer le haut de l'entonnoir.
- Le service des ventes dispose des bons outils pour gérer un pipeline d'opportunités et conclure des affaires.
- Les informations conservées dans HubSpot et Acumatica sont partagées et mises à jour.
En séparant les tâches dans les meilleurs systèmes, les ventes et le marketing peuvent fonctionner à pleine efficacité. Le marketing peut utiliser HubSpot pour créer des campagnes de marketing au goutte-à-goutte avec opt-out automatique, lead scoring, création facile d'emails et une pléthore de rapports détaillant les indicateurs clés tels que les taux d'ouverture et de clics. Les ventes peuvent utiliser Acumatica pour créer des propositions qui incluent des prix spécifiques aux clients, un inventaire à jour, et suivre toutes les activités du pipeline. Le partage d'informations en temps réel entre les équipes de vente permet de conclure des affaires plus rapidement et de s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde.
ANNEXE 1 : Ajouter des attributs à votre HubSpot Sync
Les attributs sont des champs définis par l'utilisateur que vous pouvez ajouter aux objets dans Acumatica. Dans cet exemple, nous voulons stocker le nom d'utilisateur Twitter dans Acumatica pour nos prospects.
Pour ce faire, nous :
- Créer un attribut pour stocker cet identifiant Twitter
- Attribuer notre attribut de l'étape 1 à l'objet de gestion approprié
- Modifier le scénario d'importation HubSpot pour reprendre le nom Twitter depuis HubSpot
Étape 1 : Créer un attribut dans Acumatica
Naviguez vers Configuration > Paramètres communs > Attributs et créez un champ de texte comme indiqué ci-dessous.
Étape 2 : Associer l'attribut à l'objet Lead
Naviguez vers Organisation > Gestion des clients > Configuration > Setup > Contact & Lead Classes et liez l'attribut Twitter comme indiqué ci-dessous. Dans Acumatica, chaque classe de prospects peut avoir différents attributs, il se peut donc que vous deviez lier votre nouvel attribut à plusieurs classes de contacts et de prospects.
Etape 3 : Modifier le scénario d'importation HubSpot
Naviguez vers Système > Intégration > Gérer > Importer des scénarios et saisissez la syntaxe indiquée dans la capture d'écran ci-dessous.
Line 1: Select the Attribute target object, select the attribute ID, then type the name of the attribute you want to reference in the Source Field / Value field as shown above. Acumatica automatically adds the line <key: AttributeID> = above this line.
Ligne 2 : Sélectionnez l'objet cible Attribute, sélectionnez le champ value, puis sélectionnez 'Twitter Username' parmi les champs disponibles chez HubSpot. Lorsque vous enregistrez l'écran, la valeur passe de l'étiquette HubSpot "Twitter Username" au nom API interne "twitterhandle".
