Mardi technique : Impression de chèques MICR dans SalesDemo

L'article du mardi technique d'aujourd'hui montre comment imprimer un chèque sur un stock de chèques qui ne contient pas d'informations bancaires préimprimées au bas du chèque. Les avantages de l'impression de chèques MICR via Acumatica cloud ERP ? Gain de temps, réduction des erreurs, etc.

Bien que les rapports et le processus présentés dans cet article soient uniquement destinés à la démonstration et ne soient pas garantis conformes aux normes bancaires, cet article fournit des détails sur la création du rapport afin que les partenaires et les clients d'Acumatica cloud ERP puissent facilement mettre en œuvre une solution conforme aux normes bancaires. L'annexe fournit un tutoriel d'une minute sur la démonstration de cette fonctionnalité à l'aide des données SalesDemo.

Impression de chèques MICR dans Acumatica

Avertissement : Les chèques imprimés à partir de cette démonstration peuvent ne pas être conformes aux normes bancaires.

Les entreprises peuvent acheter des chèques avec des informations bancaires préimprimées ou utiliser Acumatica pour imprimer la ligne MICR au bas du chèque. La ligne MICR (Magnetic Ink Character Recognition) contient généralement un numéro de routage, un numéro de compte et un numéro de chèque.

Pour les entreprises qui utilisent plusieurs comptes bancaires, l'achat de chèques sans informations bancaires préimprimées présente plusieurs avantages.

Les entreprises qui utilisent plusieurs comptes bancaires peuvent gagner du temps et réduire les erreurs lorsqu'un comptable doit imprimer des chèques. Si vous disposez d'informations bancaires préimprimées, l'entreprise doit conserver des stocks de chèques différents liés à des comptes bancaires différents. Lorsque le comptable commence à imprimer un chèque, il doit se rappeler d'insérer les chèques préimprimés correspondant au compte bancaire spécifié dans le système financier. Si les informations bancaires sont imprimées à la volée, il est possible de réduire la complexité de la gestion de différents stocks de chèques et d'éliminer les erreurs d'impression.

Résumé de la mise en œuvre

Dans cet article, nous décrivons comment démontrer cette fonctionnalité en utilisant les données de SalesDemo. Les composants suivants sont nécessaires.

• Une police MICR doit être installée sur le serveur Acumatica auquel vous accédez. Tous les environnements SaaS Acumatica comprennent des polices MICR préinstallées, mais vous devrez peut-être en installer une si vous utilisez un environnement local.
• Rapport sur la ligne MICR. Ce rapport dans SalesDemo est conçu pour prendre les détails de la remise du compte de trésorerie et du mode de paiement que vous utilisez pour imprimer votre chèque.
• Rapport de contrôle. Le rapport de contrôle modifié contient un sous-rapport qui transmet les paramètres appropriés au rapport de ligne MICR afin d'afficher la ligne MICR à l'endroit approprié.

Il existe des implémentations alternatives fournies par plusieurs revendeurs Acumatica. Dans ce document, nous démontrons cette solution pour donner un aperçu des outils du concepteur de rapports.

Mise en œuvre

Suivez les étapes ci-dessous pour comprendre comment mettre en œuvre l'impression de chèques MICR dans Acumatica.

Étape 1 : Installer Font sur le serveur Windows exécutant Acumatica

Utilisez une police MICR approuvée par votre banque.

Pour les démonstrations, vous devez utiliser la police MICR qui est automatiquement incluse dans les environnements Acumatica SaaS. Si vous utilisez un environnement local, vous pouvez télécharger et installer la police MICR Encoding gratuite à l'adresse https://www.fontspace.com/digital-graphics-labs/micr-encoding.

Si vous utilisez cette police, vous pouvez utiliser le rapport de lignes MICR par défaut dans SalesDemo. Si vous utilisez une autre police, vous devrez modifier le nom de la police (illustré à droite) pour qu'il corresponde au nom de la police MICR que vous avez installée.

Où dois-je installer la police ?

Le moteur de reporting Acumatica fonctionne sur le serveur où l'application Acumatica est exécutée, mais le rapport est rendu sur l'ordinateur qui exécute le navigateur que vous utilisez pour accéder à Acumatica. Par conséquent, vous devez installer la police à la fois sur le serveur et sur l'ordinateur que vous utilisez pour accéder au rapport.

Comparez les résultats de l'exécution du rapport de ligne MICR sur un ordinateur sur lequel la police est installée par rapport à un téléphone sur lequel la police n'est pas installée.

Si vous ne voulez pas obliger les utilisateurs à installer la police sur leur ordinateurSi vous ne voulez pas obliger les utilisateurs à installer les polices sur leur ordinateur, vous pouvez rendre le rapport sous forme de PDF avec les polices intégrées en sélectionnant deux options dans la zone Paramètres communs du rapport MICRline (voir l'étape 2, problème 3 pour plus de détails).

Comment installer une police de caractères ?

Consultez l'aide de Windows pour l'installation des polices. J'ai utilisé la procédure ci-dessous pour installer la police sur mon ordinateur.

1. Téléchargez le fichier ZIP à partir de https://www.fontspace.com/micr-encoding-font-f5090
2. Décompressez ou ouvrez simplement le fichier ZIP pour découvrir micrenc.ttf
3. Ouvrez le fichier micrenc.ttf - une fenêtre devrait s'ouvrir comme celle que j'ai affichée ci-dessous. J'utilise une machine Windows 10.
4. Cliquez sur Installer comme illustré ci-dessus

Étape 2 : Création du rapport sur les lignes de codage magnétique

Les dernières données de SalesDemo comprennent un rapport Report Designer appelé Ligne MICR. Ce rapport rassemble trois éléments d'information et les affiche dans une seule zone de texte avec le formatage MICR approprié.

1. Numéro d'acheminement bancaire
2. Numéro de compte bancaire
3. Numéro de chèque

J'ai récupéré le format dans le document du groupe Troy intitulé Manuel de base du MICR. Ce manuel contient également des détails supplémentaires sur les exigences en matière de placement des lignes de MICR ainsi que sur l'histoire du MICR.

Le rapport ne contient aucun autre détail. Il se contente d'écrire une boîte de 4 pouces sur 0,25 pouce contenant des données bancaires au format MICR.

Détails du rapport - Schéma

Le rapport contient une seule TextBox qui affiche trois paramètres et les codes MICR appropriés.

=Concat('a', $RoutingNumber, 'a', $AccountNumber, 'c', [@CheckNumber] )

Les trois champs sont définis comme des paramètres, de sorte que ce rapport peut être intégré dans un rapport sur les chèques qui transmettra ces informations. Les lettres a, b, c et d sont des codes spéciaux pour l'impression des lignes MICR. Le numéro d'acheminement et le numéro de compte sont déclarés comme variables dans la section "détails" du rapport.

La mise en œuvre est complexe en raison de la façon dont le numéro d'acheminement et le numéro de compte sont configurés dans SalesDemo. Pour récupérer ces champs, vous devez utiliser les tables suivantes :

• CashAccount : emplacement des données sur l'écran (voir l'image ci-dessous)
• PaymentMethodAccount : obligatoire car plusieurs modes de paiement peuvent être définis pour chaque compte de trésorerie. Ce tableau relie les comptes de trésorerie aux modes de paiement saisis par l'utilisateur.
• CashAccountPaymentMethodDetail : nécessaire pour lier plusieurs détails de remise à une seule méthode de paiement associée à un seul compte de trésorerie.

Le mode de paiement est l'endroit où nous définissons les paramètres de remise que nous incluons dans notre compte de trésorerie pour un mode de paiement spécifique. Au cas où vous vous poseriez la question, l'onglet intitulé paramètres à utiliser dans AP est utilisé pour définir les détails du mode de paiement qui sont différents pour chaque fournisseur.

Détails du rapport - Groupement, variables et formatage

J'ai utilisé une requête générique pour créer le schéma du rapport sur les lignes MICR. Afin de recueillir les informations relatives au numéro de compte et au numéro de banque, je récupère plusieurs lignes, comme le montrent les résultats de l'enquête générique ci-dessous.

Problème 1

J'ai besoin d'une ligne unique contenant le numéro de compte et le numéro de routage afin de pouvoir les afficher sur mon chèque.

• Solution 1 : définissez deux champs "valeur" et utilisez des instructions "if" pour que les valeurs ne soient remplies que lorsque l'ID est une valeur spécifique. Utilisez la fonction "group by" pour fusionner les lignes. C'est ce que j'ai essayé de faire en premier. Le problème est que cela ne se traduit pas bien dans le Report Designer parce que les champs calculés dans la grille de résultats ne sont pas disponibles. Retour à la planche à dessin.
• Solution 2 : Définissez des variables dans la section détaillée du rapport. Attribuez à la variable la valeur du détail uniquement lorsque l'ID du détail correspond à la valeur souhaitée. Par exemple, j'ai défini une variable $RoutingNumber et je ne l'ai renseignée que lorsque l'ID détail = ROUTINGNO. Après avoir parcouru les trois enregistrements ci-dessus, les variables Routing Number et Account Number sont renseignées. L'expression est fournie ici :

=IIf([CashAccountPaymentMethodDetail.DetailID]='ROUTINGNO', CStr([CashAccountPaymentMethodDetail.DetailValue]), $RoutingNumber )

Je peux maintenant utiliser les variables pour imprimer ma chaîne MICR dans un groupFooter ou un pageFooter.

Problème 2

Je n'ai pas réussi à imprimer le pageFooter à l'intérieur d'un sous-rapport.

• Solution : J'ai défini deux groupes à l'aide de l'ID du mode de paiement et de l'ID du compte de trésorerie. J'ai placé la boîte de texte dans le pied de page du deuxième groupe et j'ai défini la valeur selon la formule suivante :

=Concat('a', $RoutingNumber, 'a', $AccountNumber, 'c', [@CheckNumber] )

J'ai fixé la taille du rapport et de la zone de texte à 4 pouces et 0,25 pouce, conformément aux exigences du MICR. Après quelques essais et erreurs, j'ai déterminé qu'une taille de police de 24 px était à peu près correcte.

Problème 3

La police MICR doit être installée sur chaque ordinateur client pour que le résultat soit correct.

• Solution : Les propriétés du rapport contiennent une zone de paramètres communs dans laquelle vous pouvez définir le format de sortie comme étant un fichier PDF. Lorsque le rapport est défini comme un fichier PDF, vous pouvez intégrer la police dans le fichier afin que l'utilisateur n'ait pas besoin d'installer les polices. Les paramètres correspondants sont indiqués ci-dessous.

Étape 3 : Insérer le rapport de lignes MICR dans vos rapports de chèques

La dernière partie consiste à insérer le rapport de la ligne de codage dans les rapports de contrôle dans lesquels vous souhaitez inclure votre ligne de codage. Dans SalesDemo, j'ai inséré la ligne MICR dans le Formulaire de chèque avec remise (AP.64.10.00) qui est l'option d'impression par défaut pour les paiements par chèque des fournisseurs.

Dans ce rapport, il existe deux options d'impression en fonction des attributs du fournisseur, j'ai donc inséré mon sous-rapport aux deux endroits. L'image ci-dessous montre le premier des deux emplacements.

Passage des paramètres

Après avoir inséré un sous-rapport, j'ai dû spécifier les trois variables attendues par le rapport sur les lignes MICR.

• Le numéro de chèque peut être un champ appelé StubNbr qui est automatiquement incrémenté pour chaque chèque. =[APPrintCheckDetailWithAdjdDoc.StubNbr]
• Le compte de trésorerie est disponible dans la table APPayment. =[APPayment.CashAccountID]
• L'identifiant de la méthode de paiement (généralement un chèque) est également disponible dans la table APPayment. =[APPayment.PaymentMethodID]

Étape 4 : Vérifier le résultat

Pour tester, allez dans l'écran Préparer les paiements (AP.50.30.00), réglez le Mode de paiement sur CHECK et réglez le Compte de trésorerie sur 10200.

Cochez une case en face de la facture que vous voulez payer et appuyez sur le bouton Traiter et appuyez sur le bouton Traiter.

Vous serez automatiquement dirigé vers l'écran Traiter les paiements / Imprimer le chèque (AP.50.50.00) où vous pourrez traiter tous les paiements.

Le formulaire de contrôle s'ouvrira automatiquement et vous devriez voir un résultat comme celui ci-dessous.

Conclusion

Acumatica prend en charge plusieurs options d'impression de chèques, y compris la possibilité d'imprimer des chèques avec une ligne MICR, de sorte que les entreprises disposant de plusieurs comptes de chèques peuvent maintenir un stock unique de chèques, gagner du temps et éliminer les erreurs lors de l'impression des chèques.

Dans ce document, nous avons passé en revue la façon de construire le rapport de chèque MICR tout en illustrant certaines des capacités du Report Designer d'Acumatica. Dans l'annexe, nous montrons comment le personnel d'avant-vente peut rapidement et facilement démontrer le processus d'impression des chèques MICR en utilisant les données de SalesDemo.

Pour rappel, les rapports MICR des données SalesDemo ne sont pas garantis conformes aux normes bancaires. Ces informations devraient constituer un bon point de départ pour les partenaires et les clients qui souhaitent mettre en œuvre une solution conforme aux normes bancaires.

Pour plus de tutoriels étape par étape, tels que l'édition de la page d'accueil du portail Acumatica ou la comptabilisation des fiches de présence pour les projets, consultez la série Technical Tuesday d'Acumatica. Si vous avez des questions sur cet article ou sur notre logiciel ERP en ligne, n'hésitez pas à contacter nos experts qui se tiennent à votre disposition.

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ANNEXE : Démonstration de la fonctionnalité

Si vous souhaitez voir comment cela fonctionne sans en connaître les détails, suivez les étapes ci-dessous.

1. Installez la police MICR à partir de https://www.fontspace.com/digital-graphics-labs/micr-encoding sur le serveur qui exécute Acumatica.
2. Dans Acumatica, ouvrez le rapport Check Form with Remittance (AP.64.10.00), naviguez jusqu'à l'onglet Report Versions et cochez la case pour activer la version MICR du rapport.
3. Payer une facture à l'aide d'un chèque. Allez sur l'écran Préparer les paiements, réglez le Mode de paiement sur CHÈQUE, réglez le Compte de trésorerie sur 10200. Cochez la case en face de la (des) facture(s) que vous voulez payer et appuyez sur le bouton Traiter et appuyez sur le bouton Traiter.

Vous serez automatiquement dirigé vers l'écran Traiter les paiements / Imprimer le chèque (AP.50.50.00) où vous pourrez traiter tous les paiements. Le chèque s'ouvre automatiquement et une ligne MICR apparaît au bas du chèque.