Mardi technique : Comptabilité des projets et reconnaissance des revenus

Acumatica prend en charge des exigences avancées en matière de reconnaissance des revenus pour différents processus commerciaux.

• Le module de comptabilité de projet permet une reconnaissance avancée des revenus pour les projets complexes avec des calendriers de livraison variables, une facturation basée sur le temps, des ordres de modification et des dates d'achèvement incertaines. Les sociétés de services professionnels et les entreprises de construction utilisent la comptabilité de projet pour gérer les produits différés et la rentabilité des projets. Le module de comptabilité de projet est le sujet de cet article.
• Le module Revenus différés permet une reconnaissance avancée des revenus pour les commandes clients, les factures clients et les factures fournisseurs. Les cas d'utilisation comprennent les paiements anticipés d'assurance, les commandes de vente avec des accords de livraison multiples et les contrats récurrents avec les clients et les fournisseurs. Lorsqu'une facture est traitée, le module de produits différés crée automatiquement un calendrier prédéfini basé sur les lignes de la facture. Le module de revenus différés et la conformité à l'ASC 606 sont abordés ici.

Les clients d'Acumatica peuvent acheter l'un des modules ou les deux en fonction de leurs besoins en matière de revenus différés.

Objet de l'entreprise

La comptabilité de projet aide les clients à créer des déclarations de profits et pertes pour des travaux spécifiques ou des initiatives de l'entreprise. Le module de comptabilité de projet peut également être utilisé pour la reconnaissance avancée des revenus.

Les principes de reconnaissance des revenus pour les GAAP et les IFRS :

• Les revenus sont comptabilisés lorsqu'ils sont acquis.
• Les recettes sont perçues lorsque les produits sont livrés ou les services fournis

Cela signifie que la facturation du projet se fait indépendamment de la comptabilisation des recettes. Cela signifie également que le système devra comptabiliser les recettes sur la base du pourcentage de travail effectué dans le cadre du projet.

L'utilisation de la comptabilité de projet pour la comptabilisation des recettes permet d'appliquer les méthodes suivantes :

• La méthode du contrat achevé. Le système accumule les dépenses en tant que travaux en cours et les convertit à nouveau en coût des marchandises vendues lorsque le projet est terminé
• Méthode du pourcentage d'avancement. Le système reconnaît automatiquement les revenus sur la base des dépenses réelles en pourcentage du budget du projet. Les dépenses peuvent être gérées par quantité ou par montant. Les dépenses sont comptabilisées en temps réel.

Scénarios d'entreprise

Dans cet article, nous prenons l'exemple d'un grand projet impliquant principalement de la main d'œuvre et quelques matériaux. Pour se conformer aux GAAP, le client doit comptabiliser les recettes lorsque le travail est achevé, et non lorsque les factures sont envoyées et payées. Les événements associés à ce projet sont les suivants : budgétisation du projet, collecte d'un prépaiement pour le projet, saisie et approbation des fiches de présence, livraison des matériaux sur le chantier, traitement des ordres de modification du projet et facturation finale.

Le tableau ci-dessous montre l'impact souhaité de ces événements sur la reconnaissance des revenus.

Mise en œuvre d'Acumatica : Comptabilité de projet avec reconnaissance des revenus

Cet exemple de mise en œuvre utilise le module de comptabilité de projet. Nous démontrons les étapes ci-dessous.

• Créer un projet avec un budget et un plan de reconnaissance des revenus
• Émettre une facture pour le prépaiement
• Enregistrer les dépenses hebdomadaires de main-d'œuvre et comptabiliser les recettes
• Traiter un ordre de modification et modifier la comptabilisation des recettes
• (facultatif) Livraison des matériaux sur le site

Environnement: 6.10.0010

Données: Données SalesDemo du portail partenaire

Étapes de l'installation

Pour commencer, créez une règle de répartition destinée à reconnaître les recettes sur la base du budget du projet. Cette règle est présentée ci-dessous.

J'ai commencé avec les données de SalesDemo, et je dois donc créer un nouveau compte GL de passif appelé facturations supérieures aux coûts. Reliez-le au groupe de comptes des produits non comptabilisés, comme illustré ci-dessous.

Je crée ensuite une nouvelle règle d'affectation destinée à reconnaître les recettes comme suit

• Créez une étape pour allouer votre budget de recettes. Lorsque vous sélectionnez l'option "allouer le budget", le système calcule automatiquement le pourcentage d'avancement au niveau de la tâche du projet et le multiplie par le montant du budget spécifié dans le groupe de comptes de et le groupe de comptes à. Le système calcule un delta entre ce montant et le montant déjà alloué. Le montant delta est alloué conformément à l'onglet des paramètres d'allocation.
• Compléter le Règles de calcul comme indiqué ci-dessous
• Compléter le Paramètres d'allocation comme indiqué ci-dessous. Cette opération crée une transaction GL basée sur le montant de l'onglet règle de calcul (budget des recettes) et l'impute à des comptes GL spécifiques. Nous débiterons le compte "Facturation en sus des coûts" et créditerons le compte "Produit des ventes".
• Le résultat net de cette étape d'allocation est le suivant :
  • Le système récupère un montant basé sur le budget des recettes pour votre tâche multiplié par le pourcentage d'achèvement de la tâche.
  • Le système crée une écriture GL pour le montant calculé pour les comptes de débit et de crédit spécifiés.

• (facultatif) Créez une deuxième étape pour comptabiliser immédiatement les dépenses de matériel. Cette étape permettra de comptabiliser immédiatement les recettes lorsque les articles en stock seront expédiés sur le chantier. Cette étape est facultative car la comptabilité peut être gérée comme suit :
  • Si vous créez une commande client et une facture lorsque l'expédition sur le chantier est confirmée, le produit peut être immédiatement comptabilisé.
  • Si vous créez un problème d'inventaire, un "code motif" approprié permet de comptabiliser immédiatement le coût des marchandises vendues.

Démontrer la reconnaissance des revenus

Étape 1 : Créer le projet

Dans cet exemple, nous créons un projet simple avec une seule tâche. Pour créer le projet et la tâche :

• Naviguer vers Organisation > Projets > Espace de travail > Gérer > Projets
• Cliquez sur "+" pour créer un nouveau projet et donnez-lui un nom (j'ai nommé le mien REVREC01). Les détails du projet ne sont pas essentiels pour cet exemple.
• Cliquez sur l'onglet "Tâches" et créez une nouvelle tâche, puis cliquez sur "Voir la tâche" pour obtenir une fenêtre contextuelle avec l'écran de la tâche ci-dessous.
• Important : le calcul d'achèvement doit être défini sur Quantité budgétée ou Montant budgété. Dans cet exemple, nous utiliserons la quantité budgétée car nous reconnaîtrons les revenus sur la base du nombre d'heures enregistrées par rapport aux heures budgétées pour notre projet.
• Cliquez sur l'onglet "Budget" et créez des postes budgétaires comme indiqué ci-dessous.
  • Note 1 : le montant des recettes est défini comme étant le montant total des recettes que vous reconnaîtrez pour le projet.
  • Note 2 : la case production doit être cochée pour la ligne de travail. Cela indique au système que nous voulons utiliser la quantité de cette colonne pour le calcul du pourcentage d'achèvement. Vous pouvez sélectionner plusieurs colonnes.
• Activez votre tâche de projet et activez votre projet

Votre projet est maintenant configuré et actif. Nous pouvons commencer à saisir des transactions sur le projet.

Étape 2 : Créer une facture de prépaiement pour votre projet

Une fois le projet actif, nous pouvons émettre une facture au client.

• Naviguer vers Finance > AR > Work Area > Enter > Invoices and Memos
• Créer une facture pour votre client
• Notes sur la facture
  • Veillez à spécifier votre projet (#1) ainsi que votre tâche (#3).
  • Indiquez votre compte appelé facturations excédentaires. En option, vous pouvez le définir comme compte de recettes par défaut dans votre fiche client.
  • En utilisant ABCSTUDIOS comme client, j'ai dû désactiver les limites de crédit et le calcul automatique des remises. Il serait plus facile d'utiliser un autre client.
• Valider la facture pour l'enregistrer dans votre projet
• Comme prévu, il n'y a pas d'impact sur les recettes. Le montant débite le compte d'actif AR et crédite le compte de passif Facturation en sus des coûts.

Étape 3 : Enregistrer les dépenses hebdomadaires de main-d'œuvre et examiner la comptabilisation des recettes

Dans cette étape, nous créons une feuille de temps, approuvons/libérons la feuille de temps, exécutons notre allocation et notons les impacts sur les finances de notre projet.

• Connectez-vous en tant qu'inconnue (inconnue/123) et saisissez une carte de pointage liée au projet. Dix heures représentent 10 % du total des 100 heures du projet.
• Soumettre la carte de pointage en utilisant Action > Soumettre
• Connectez-vous en tant que Michael Andrews (andrews/123) pour approuver et libérer la carte de pointage (vous pouvez également le faire en tant qu'administrateur).
• Examiner l'impact de cette opération de main-d'œuvre sur le compte de résultat du projet
  • Notez que les dépenses ont été comptabilisées dans le projet. Le montant de la dépense correspond au nombre total d'heures (10) multiplié par le coût de l'inconnue (30 $/heure d'après la fiche de l'employé).

• Pourquoi la performance est-elle différente du pourcentage d'achèvement ? Les deux ne sont pas synchronisés parce que notre pourcentage d'achèvement est basé sur les heures et que le pourcentage de performance est basé sur le montant. Nous avons budgétisé 50 $/heure pour la main-d'œuvre et Jane Doe ne coûte que 30 $/heure - la performance est donc inférieure (c'est-à-dire que nous sommes en deçà du budget). Le pourcentage d'achèvement du projet approprié (10 %) est indiqué sur la tâche.

• Exécuter l'allocation. Cette opération devrait normalement être programmée pour se produire automatiquement à la fin de la période de soumission des fiches de présence, mais je l'ai exécutée manuellement.
  • Naviguer vers Organisation > Projets > Processus > Récurrents > Exécuter les allocations par projet
  • Sélectionnez votre projet et appuyez sur le bouton allouer
• Lorsque nous revenons au compte de résultat du projet, nous avons augmenté les recettes reconnues (10 % du projet) et réduit le passif pour les facturations supérieures aux coûts.

Étape 4 : Traiter un ordre de modification et noter les résultats sur la reconnaissance des revenus

Supposons que notre projet prenne plus de temps que prévu. Cela signifie que nous avons comptabilisé plus de recettes que nous n'aurions dû. Pour remédier à cette situation, nous pouvons ajuster le nombre d'heures de travail budgétées pour notre projet et réexécuter notre processus d'allocation.

• Naviguez vers les tâches du projet et sélectionnez l'onglet budget.
• Changez les heures de travail budgétées de 100 à 150 comme illustré ci-dessous. Le pourcentage d'avancement du projet passera alors à 6,667 %.

• Exécutez à nouveau l'allocation de projet et constatez que la reconnaissance des revenus a été mise à jour comme indiqué ci-dessous.
• Remarque : il n'est pas nécessaire d'effectuer les allocations immédiatement. Une allocation planifiée prendra en compte tous les changements, y compris les changements de budget et les feuilles de temps supplémentaires.

Le système prend en charge d'autres scénarios d'ordre de modification :

• Ordre de modification facturé par le client. Si votre client modifie l'étendue du projet et accepte de payer, vous ajustez les heures de travail (peut-être en ajoutant une nouvelle ligne de travail avec l'indicateur Production coché) et vous ajustez le montant du contrat dans la ligne de revenus. Le système ajustera automatiquement la reconnaissance des revenus aux nouveaux paramètres du projet.
• Travaux effectués avant l'émission des factures. Si vous commencez à effectuer des travaux avant de les facturer, le système créera un solde négatif dans le compte Facturations supérieures aux coûts. Vous serez toujours en mesure de reconnaître le revenu basé sur le travail effectué.

Conclusion

Acumatica Project Accounting prend en charge la comptabilisation des revenus en utilisant les méthodes du pourcentage d'achèvement et du contrat achevé. La comptabilisation des revenus est automatiquement mise à jour lorsque le budget du projet ou l'estimation des revenus change au milieu d'un travail.

Dans cet article, nous avons examiné un exemple illustrant la méthode du pourcentage d'avancement, mais les mêmes principes s'appliquent à la méthode de l'achèvement des travaux. Avec la méthode de l'achèvement des travaux, la mise en place est légèrement plus facile car tous les travaux en cours sont comptabilisés dans une seule transaction.

Avantages d'un ERP moderne

Acumatica Cloud ERP est basé sur le Web, de sorte que les employés peuvent saisir des feuilles de temps et des rapports de dépenses de n'importe où à l'aide de leur appareil Android ou iOS. Avec des licences d'utilisation illimitées et un cadre mobile puissant, Acumatica permet à votre entreprise de collecter le temps et les dépenses de tous les employés en temps réel.

Dans l'ancien système ERP, les employés qui n'ont pas de licence ou d'ordinateur de bureau saisissent leurs feuilles de temps lorsqu'ils retournent à leur domicile ou à leur bureau. Les approbations peuvent être retardées jusqu'à ce que le responsable des approbations soit à son bureau. Avec Acumatica ERP, toutes les tâches sont facilement accomplies à distance à l'aide d'un téléphone portable.

Cela signifie que votre entreprise perçoit des revenus plus rapidement, avec beaucoup moins de frais administratifs.