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Qu'est-ce qu'un logiciel d'automatisation de la comptabilité ?

Les logiciels d'automatisation de la comptabilité permettent d'obtenir des résultats probants grâce à la rationalisation du stockage des documents, à la création de factures, au calcul des taxes, et bien d'autres choses encore.

Qu'est-ce que l'automatisation de la comptabilité ?

Un logiciel d'automatisation comptable est un logiciel qui automatise les tâches comptables répétitives mais cruciales, telles que la mise à jour des données financières, le rapprochement des comptes, la gestion des salaires, l'envoi des factures, la préparation des impôts, etc. Il s'agit d'un outil puissant pour les entreprises modernes qui cherchent à améliorer leur efficacité et leur précision.

Pourquoi les organisations ont-elles besoin de l'automatisation de la comptabilité ?

L'utilisation des technologies modernes pour automatiser les flux de travail devient rapidement une stratégie standard pour les entreprises opérant dans l'économie numérique d'aujourd'hui. Le secteur de la comptabilité fait partie de cette tendance croissante, mais certains services et cabinets comptables n'ont pas encore adopté l'automatisation de la comptabilité.

Ce manque d'automatisation de la comptabilité se traduit par des heures perdues à suivre manuellement les actifs/dépenses, à payer les factures, à facturer les clients, à gérer les salaires, à faciliter le paiement des impôts, etc. Le temps, les efforts et l'énergie des comptables pourraient être consacrés à des tâches plus créatives et à plus forte valeur ajoutée.

Avec un logiciel d'automatisation de la comptabilité, vous pouvez profiter :

Exécution plus rapide des tâches - automatisation d'un grand nombre de tâches manuelles généralement effectuées par les comptables, telles que la saisie de données, le traitement des factures et l'établissement de rapports financiers. Les comptables peuvent ainsi se consacrer à des activités plus stratégiques, telles que l'analyse et le reporting. En conséquence, les tâches comptables peuvent être accomplies beaucoup plus rapidement, ce qui peut améliorer l'efficacité et la productivité.
Récupération immédiate des données - stocker les données financières dans un endroit central, ce qui permet d'y accéder et de les récupérer facilement. Cela peut s'avérer utile pour prendre des décisions éclairées concernant l'entreprise, telles que la budgétisation, les prévisions et l'affectation des ressources. En outre, la récupération immédiate des données peut contribuer à améliorer le service à la clientèle en permettant de répondre plus rapidement aux demandes de renseignements sur les factures ou les paiements.
Amélioration de la précision et de la sécurité des données - en réduisant le risque d'erreur humaine. En effet, le logiciel est capable de suivre des règles et des procédures définies lors du traitement des données. En outre, les logiciels d'automatisation de la comptabilité peuvent contribuer à améliorer la sécurité des données en les cryptant et en limitant l'accès aux utilisateurs autorisés.
Amélioration de la conformité - se conformer aux réglementations financières en veillant à ce que les données financières soient traitées avec précision et en temps voulu. Cet aspect est important pour les entreprises de toutes tailles, car la non-conformité peut entraîner des amendes ou d'autres pénalités.
Amélioration du service à la clientèle - grâce à un traitement plus rapide et plus précis des factures et des paiements. Cela peut contribuer à réduire la frustration des clients et à les fidéliser.
Amélioration de la prise de décision - fournir aux entreprises des données financières en temps réel, qui peuvent être utilisées pour prendre de meilleures décisions concernant l'entreprise. Ces données peuvent être utilisées pour la budgétisation, les prévisions, l'affectation des ressources et d'autres décisions importantes pour l'entreprise.

Voici quelques exemples spécifiques de la manière dont l'automatisation de la comptabilité peut profiter à différents types d'organisations :

Les petites entreprises : Les petites entreprises peuvent bénéficier de l'automatisation de la comptabilité en économisant du temps et de l'argent sur les tâches administratives. Les chefs d'entreprise peuvent ainsi consacrer plus de temps à la croissance de leur entreprise.
Entreprises de taille moyenne : Les entreprises de taille moyenne peuvent bénéficier de l'automatisation de la comptabilité en améliorant leur efficacité et leur précision. Cela peut les aider à rivaliser plus efficacement avec les grandes entreprises.
Les grandes entreprises : Les grandes entreprises peuvent bénéficier de l'automatisation de la comptabilité en rationalisant les processus et en réduisant les risques. Cela peut les aider à améliorer leur rentabilité et leur conformité.

Vos équipes comptables et l'automatisation

Si votre entreprise fait partie de la catégorie "pas d'automatisation de la comptabilité", vous n'êtes pas le seul. L'étude mondiale de McKinsey révèle également que 13 % des personnes interrogées n'ont pas l'intention d'automatiser leurs processus comptables. Mais l'automatisation de la comptabilité offre des avantages qui pourraient les convaincre (et vous convaincre) de reconsidérer la question.

Tirer parti de la puissance de l'automatisation grâce à Acumatica Cloud ERP et à son logiciel intégré d'automatisation de la comptabilité permet à votre équipe de gagner en rapidité et en précision. Il aide également chaque membre de l'équipe à optimiser la gestion de son temps, ce qui se traduit par une réduction des coûts et des délais d'exécution des tâches plus rapides. L'implémentation d'un logiciel spécifique à votre secteur d'activité vous apporte une précieuse tranquillité d'esprit : vous avez l'assurance que le logiciel offre une sécurité des données au niveau de l'entreprise, ainsi qu'un meilleur contrôle et une visibilité précise sur l'ensemble de vos processus financiers et comptables.

Types d'automatisation de la comptabilité

En explorant la comptabilité automatisée, vous découvrirez qu'elle peut vous aider facilement :

Suivi des actifs et des dépenses : Le suivi et l'enregistrement automatiques des actifs (liquidités, stocks, équipements, etc.) et des dépenses (salaires des employés, loyers/charges, assurances, etc.) vous libèrent des tâches manuelles, telles que la création de tableaux d'amortissement et la génération de reçus de dépenses à partir de vos transactions par carte de crédit, entre autres choses.

Payer les factures : Le suivi des flux de trésorerie et des factures en suspens, la rationalisation de l'approbation et du paiement des factures, la reconnaissance des dépenses payées d'avance et l'acceptation des paiements anticipés des fournisseurs deviennent des tâches simplifiées lorsque vous mettez en place des processus automatisés.

Facturer les clients : La comptabilité automatisée vous permet de générer des factures, d'envoyer des relevés, de collecter/appliquer des paiements, de créer des rapports sur les clients sans saisie fastidieuse de données ni calculs laborieux.

Gérer la paie : L'automatisation de la comptabilité permet d'assurer l'exactitude de la paie et de rationaliser le processus, notamment en intégrant automatiquement les données de saisie des temps dans le système, en payant plusieurs groupes et types d'employés avec des périodes de paie différentes, et plus encore (par exemple, les attributs automatiques de la paie, les codes de type de rémunération, les règles relatives aux heures supplémentaires, les déductions et les possibilités d'avantages sociaux).

Gérer les impôts : L'automatisation de la configuration, de la collecte, de la gestion et de la déclaration de vos impôts grâce à l'automatisation de la comptabilité garantit que vos déclarations fiscales sont exactes et à jour et que vous restez en conformité avec vos obligations fiscales nationales et internationales.

Automatisation de la comptabilité fournisseurs et de la comptabilité clients

Les comptes fournisseurs (AP) et les comptes clients (AR) sont deux des processus comptables les plus critiques pour toute entreprise. Parmi de nombreuses autres tâches, les membres de l'équipe AP vérifient les factures, s'assurent de leur approbation et émettent les paiements, tandis que les membres de l'équipe AR créent et soumettent les factures des clients, traitent les paiements et enregistrent les transactions.

Lorsque les tâches liées aux comptes fournisseurs et aux comptes clients sont gérées manuellement, les erreurs humaines sont fréquentes, comme les paiements en double et les erreurs de saisie de données. Les logiciels d'automatisation de la comptabilité permettent d'éliminer ces problèmes et d'améliorer la précision, l'efficacité, la visibilité des données et la satisfaction des fournisseurs, sans parler de la simplification des tâches de mise en conformité.

Exemple de traitement automatisé des paiements par l'intelligence artificielle

Traitement automatisé des PA

Télécharger la fiche technique AP

"Acumatica a transformé notre entreprise, nous a donné accès à des informations sur les stocks en temps réel et nous a donné la confiance nécessaire pour poursuivre notre croissance.

Colin Gilhespy, copropriétaire et directeur général

Cave Direct

Les avantages de l'automatisation pour la comptabilité

Les chefs d'entreprise n'ont pas le luxe d'éviter les risques en attendant que le changement se produise autour d'eux. Ils ne peuvent plus se permettre que leurs équipes passent des heures à créer des feuilles de calcul qui sont obsolètes avant même qu'elles puissent appliquer un formatage conditionnel à leurs chiffres parfaitement équilibrés.

Ces propriétaires ont besoin d'informations pertinentes et proactives, et ils en ont besoin maintenant. Ils ont besoin de faire plus avec moins, de connecter les données entre les systèmes, les zones géographiques et les appareils, et ils ont besoin de processus flexibles et de contrôles personnalisables qui aident leurs équipes à faire leur meilleur travail, quel que soit l'endroit où elles travaillent.

Pour rester pertinents face à l'évolution des priorités organisationnelles, les comptables doivent constamment rechercher de nouveaux et meilleurs moyens de fournir des informations immédiates sur les chiffres qu'ils examinent. Ils doivent passer plus de temps à écouter les dirigeants et les collègues pour mieux comprendre les défis auxquels ils sont confrontés. En tant que leaders financiers sur lesquels les autres comptent, les comptables doivent être informés des solutions modernes et sophistiquées qui peuvent les aider à atteindre efficacement les objectifs de l'entreprise.

Les informations dépendent de la précision et de l'organisation de la saisie des données. Alors que les données circulent dans tous les départements de l'organisation et dans chaque module du logiciel, elles doivent être structurées de manière à fournir des informations significatives tout en restant conformes aux GAAP et aux autres exigences comptables et réglementaires.
Avantages de l'automatisation de la comptabilité

Un logiciel d'automatisation de la comptabilité apportera les avantages suivants à votre équipe.

Fermeture continue

Obtenez plus, plus rapidement. L'automatisation de la comptabilité rationalise les flux de travail, élimine les tâches répétitives et chronophages (par exemple, la double saisie des données) et vous évite de devoir réconcilier les transactions manuellement. L'automatisation de la gestion de la trésorerie, de la gestion des devises, des comptes clients et des comptes fournisseurs (et plus encore) au sein d'une solution unique permettra à votre équipe de gagner un temps incommensurable, d'éviter les frustrations et de bénéficier d'une vitesse d'exécution supérieure à ce que les systèmes manuels pourraient offrir.

Précision accrue

Les humains sont enclins à l'erreur, tout comme les technologies lourdes et obsolètes. En fait, une étude a révélé que, sur plus de 1 100 cadres supérieurs et professionnels de la finance interrogés, près de 70 % ont déclaré que leur organisation avait fondé des décisions commerciales importantes sur des données financières inexactes, et seulement 17 % ont déclaré qu'ils pouvaient faire entièrement confiance à leurs équipes financières pour identifier toutes les erreurs et produire des rapports exacts. Les personnes interrogées ont cité comme facteurs contribuant à ce manque de confiance

Erreur humaine - 41%.
Sources de données multiples - 40%.
Un manque de contrôles automatisés - 28%.
Technologie encombrante - 28%.

Avec un logiciel moderne d'automatisation de la comptabilité, toutes les erreurs provenant de sources de données multiples, d'un manque de contrôles automatisés et d'une technologie encombrante sont immédiatement éliminées. Les erreurs humaines deviennent également négligeables et, si elles se produisent, vous pouvez compter sur le logiciel pour signaler immédiatement toute incohérence comptable.

Accès à l'information en temps réel

Le meilleur système du monde n'a aucune valeur pour les utilisateurs qui sont incapables d'y accéder ou qui ne savent pas comment en tirer les informations dont ils ont besoin. Les logiciels de comptabilité libèrent les comptables de leur bureau tout en permettant aux utilisateurs de s'impliquer activement dans l'obtention des résultats commerciaux souhaités, en offrant une visibilité totale sur l'ensemble du flux d'informations pertinentes en un seul endroit.

Des idées opportunes

Les entreprises basées sur des projets nécessitent des systèmes complets qui aident les équipes à gérer les trois piliers du triangle de la gestion de projet : le temps, le budget et le champ d'application. La saisie des transactions liées aux projets, la facturation des travaux au fur et à mesure de leur réalisation et la répartition des coûts entre les projets, les phases et autres posent des problèmes particuliers.

Les logiciels d'automatisation de la comptabilité permettent aux entreprises centrées sur les projets de surveiller et de gérer des projets de toutes sortes depuis n'importe quel endroit, tout en offrant une visibilité sur tous les aspects de l'interaction avec le client, depuis une opportunité dans le CRM jusqu'à un devis, une commande de vente et une facture client, d'un bon de commande à une facture des comptes fournisseurs, ce qui se traduit par des dépenses et des transactions d'inventaire qui sont correctement et immédiatement codifiées dans les projets appropriés.

Autres avantages de l'automatisation de la comptabilité

Réduction des coûts globaux et amélioration du moral - L'automatisation des flux de travail comptables réduit les coûts de main-d'œuvre, de matériel et de ressources gaspillés dans des processus manuels imprécis. Les programmes automatisés peuvent également fonctionner 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, garantissant ainsi que les activités comptables prioritaires sont effectuées correctement et à temps, sans que les membres de votre équipe ne fassent d'heures supplémentaires inutiles ou ne soient détournés de tâches plus importantes. En fin de compte, le moral des employés s'en trouve renforcé, ce qui améliore l'équilibre entre leur vie professionnelle et leur vie privée et leur donne davantage d'occasions d'utiliser leurs compétences sur des projets à forte valeur ajoutée, susceptibles d'améliorer l'activité de l'entreprise.

Des équipes plus créatives - Et puisque nous parlons du moral des employés, les équipes qui automatisent sont des équipes qui innovent et améliorent continuellement leurs opérations. Le temps et l'énergie que les membres de votre équipe consacraient à des tâches routinières et répétitives peuvent, grâce à l'automatisation de la comptabilité, être consacrés à l'analyse des chiffres, à la prise de décisions financières fondées sur des données et à l'élaboration de stratégies créatives qui conduiront à une croissance durable de l'entreprise.

Les défis de l'automatisation de la comptabilité

L'automatisation de la comptabilité présente des avantages considérables pour les entreprises qui choisissent de l'adopter, mais il y a quelques défis à ne pas négliger. Par exemple, l'investissement initial dans un logiciel d'automatisation comptable peut être considérable. Le coût varie en fonction du logiciel choisi. De nombreux logiciels d'automatisation de la comptabilité sont facturés par utilisateur, ce qui signifie que plus vous ajoutez d'utilisateurs, plus cela vous coûtera cher.

L'automatisation de la comptabilité pose d'autres défis importants, notamment en matière de sécurité des données et de gestion du changement. La sécurité des données est un sujet brûlant, à juste titre puisque le nombre et les types de failles de sécurité (exposition accidentelle, phishing, ransomware, etc.) ne cessent d'augmenter. De plus, tout changement dans une organisation, qu'il soit grand ou petit, peut entraîner des réactions négatives de la part des employés si le changement n'est pas bien communiqué.

Il est essentiel que vous choisissiez un logiciel d'automatisation de la comptabilité qui soit abordable (par exemple, qui offre des licences adaptées à la croissance, c'est-à-dire qui facturent les ressources utilisées et non chaque utilisateur), qui offre une sécurité au niveau de l'entreprise et qui contribue à faire du processus d'implémentation une expérience fluide et conviviale, comme Acumatica.

L'automatisation de la comptabilité en action

"Nos contacts sont dans le système et nous pouvons envoyer les factures par courriel, ce qui élimine la double saisie. Nous sommes en train de convertir les feuilles de calcul de facturation en saisies directes par les services, et nous connaissons maintenant nos catégories d'ancienneté, ce qui était difficile à comprendre dans l'ancien système. Chaque fois que nous effectuons une facturation hebdomadaire, nous entrons une facture dans Acumatica, ce qui nous permet de savoir s'il y a des factures en suspens. Nous savons que nous ne les avons pas reçues en regardant dans Acumatica ce qui est en suspens. Cela nous aide à gérer l'ancienneté de nos créances et à les recouvrer". - Tammy Raub, directeur financier, Mozaic

"Bien que les comptes à payer et à recevoir ne soient pas les plus prestigieux, nous avons constaté une énorme amélioration en termes de gain de temps, et nous sommes beaucoup plus précis avec les fournisseurs. - Andy Gale, directeur financier et directeur de l'exploitation, LiveView Technologies, Inc.

"Auparavant, nous devions saisir (manuellement) la plupart des transactions dans le système de facturation, mais nous pouvons désormais télécharger des informations en masse de manière efficace. Acumatica a également réduit le volume de travail transactionnel, ce qui permet à notre équipe d'effectuer des tâches à plus forte valeur ajoutée." - Ying-Jian Chan, directeur financier, The Learning Lab

Points forts de l'automatisation de la comptabilité

Les logiciels d'automatisation de la comptabilité aident les entreprises à devenir plus efficaces et plus précises en automatisant les tâches banales et répétitives et en libérant les employés pour qu'ils se concentrent sur des tâches à plus forte valeur ajoutée et génératrices de profits.
La mise en œuvre d'un logiciel d'automatisation de la comptabilité s'accompagne de quelques défis (coûts, gestion du changement et problèmes de sécurité), mais ils sont largement compensés par les nombreux avantages qui en découlent, notamment une exécution plus rapide des tâches, une récupération immédiate des données, une précision et une sécurité accrues des données, une réduction des coûts globaux et des employés plus heureux.

FAQ sur l'automatisation de la comptabilité

Comment choisir le bon logiciel d'automatisation comptable ?

Pour savoir quelle solution d'automatisation comptable est la plus adaptée à votre entreprise, vous et les autres membres de l'équipe de direction devez effectuer des recherches diligentes et méthodiques. Ensemble, vous devrez déterminer les caractéristiques et les fonctionnalités que le logiciel d'automatisation comptable que vous choisirez doit offrir et fixer votre budget. Vous devrez ensuite évaluer l'évolutivité, la convivialité et les capacités de sécurité de la solution. Enfin, vous devrez évaluer l'éditeur du logiciel. Est-il expérimenté, a-t-il une réputation de réussite en matière de mise en œuvre et continue-t-il à fournir une assistance après la mise en service ? La réponse à chaque question doit être "oui" avant que vous n'achetiez leur produit et leur service.

Comment mettre en place un logiciel d'automatisation de la comptabilité ?

La mise en œuvre d'un logiciel d'automatisation comptable commence par la sélection d'une équipe de mise en œuvre fiable et compétente. Les membres de l'équipe doivent représenter les différents départements de l'organisation et se voir attribuer un rôle spécifique, tel que le sponsor exécutif (la personne qui mène la charge et occupe un poste de direction au sein de l'entreprise), le chef de projet (la personne responsable de la gestion des détails du projet du début à la fin) et les membres de l'équipe de travail de la communauté des utilisateurs (les personnes qui rempliront divers rôles et tâches tout au long de la mise en œuvre, sous la direction du chef de projet). Une fois l'équipe constituée, elle travaillera en étroite collaboration avec l'éditeur du logiciel, qui devrait fournir un plan de mise en œuvre défini.

Un logiciel d'automatisation de la comptabilité est-il adapté à mon entreprise ?

Dans l'économie numérique d'aujourd'hui, rares sont les entreprises qui ne bénéficieraient pas d'un logiciel d'automatisation de la comptabilité. L'automatisation des processus comptables se traduit par une plus grande rapidité d'exécution, une plus grande précision des données, une réduction des coûts globaux, une amélioration du moral des employés et des équipes plus créatives, ce qui profite à toutes les entreprises, quel que soit leur secteur d'activité.

Quelles sont les tendances futures en matière d'automatisation de la comptabilité ?

L'automatisation de la comptabilité continuera d'alléger les tâches comptables hautement répétitives et gourmandes en temps et en main-d'œuvre auxquelles sont confrontées les entreprises qui n'ont pas encore investi dans un logiciel d'automatisation de la comptabilité. Au fur et à mesure que les logiciels progressent, on peut s'attendre à ce que l'intelligence artificielle (IA) et l'automatisation des processus robotiques (RPA) jouent un rôle plus important dans les opérations quotidiennes, à ce que les solutions de comptabilité basées sur le cloud continuent de susciter l'intérêt et à ce que l'accent soit davantage mis sur les pratiques commerciales durables.

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