Ask Afrika

Ask Afrika souhaitait un système intégré unique permettant aux employés de récupérer facilement des informations financières précises sur l'ensemble des projets, des prospects et des données financières. Le nouveau système devait être souple, s'adapter à la croissance de l'entreprise et offrir une comptabilité de projet avancée.

L'entreprise a évalué plusieurs ERP, dont beaucoup se sont révélés rigides et ne permettaient pas la personnalisation souhaitée par Ask Afrika .

"Les capacités de comptabilité de projet d'Acumatica étaient très attrayantes", explique M. Barratt. "Nous avons également apprécié le fait de pouvoir le modifier et le personnaliser pour l'adapter à nos besoins.

Acumatica propose un module de comptabilité de projet, qui inclut les taux de coûts de main-d'œuvre et la comptabilité des coûts de main-d'œuvre de projet intégrée à la paie. En outre, les entreprises peuvent suivre les nouveaux devis de projets (convertir les opportunités en projets), simplifier la vente et la tarification des projets et créer des processus de devis complexes, ce qui était important pour Ask Afrika.

Ask Afrika a travaillé avec Palladium, partenaire d'Acumatica, qui l'a aidé à démontrer virtuellement les fonctionnalités attrayantes du tableau de bord, ce qui a joué un rôle déterminant dans la décision de mettre en œuvre Acumatica. "L'un des résultats que nous avons le plus apprécié est la fonctionnalité du tableau de bord", explique M. Barratt. "Les tableaux de bord sont très visuels et vivants et nous ont séduits parce qu'ils s'adaptent parfaitement à notre esthétique. Un avantage supplémentaire était que Palladium était un fournisseur local sud-africain qui comprenait leurs besoins et pouvait les aider à les personnaliser.

Retour sur investissement de R1,5 million

Ask Afrika a immédiatement gagné en productivité après avoir mis en œuvre Acumatica. M. Barratt et l'équipe financière ont estimé qu'ils consacraient auparavant 35 heures par semaine à diverses tâches comptables et 28 heures supplémentaires à l'utilisation d'Excel pour transférer des données d'une application à l'autre.

Ils ont réduit 63 heures de travail à seulement 20 heures avec Acumatica, libérant ainsi 43 heures pour que le personnel puisse se concentrer sur des tâches plus stratégiques. "Grâce à la réduction des coûts du logiciel et à l'augmentation de la capacité, Ask Afrika a calculé un retour sur investissement de 1,5 million d'euros", explique M. Barratt.

Acumatica étant facile à utiliser et flexible, l'entreprise a pu personnaliser de manière indépendante les tableaux de bord et développer divers rapports pour répondre à ses besoins.

"Nos rapports quotidiens, hebdomadaires et mensuels sont rapides à compiler", déclare M. Barratt. "Cela signifie que notre personnel a plus de temps à consacrer à des tâches facturables.

"D'un simple clic, nous connaissons exactement les performances de notre entreprise, ce qui nous permet de prendre des décisions commerciales plus éclairées", ajoute Charlene Venter, directrice financière de Ask Afrika.

Accès aux données basé sur les permissions

"Nous recevons en permanence des données actualisées et en direct", explique M. Barratt. "Cela signifie que les problèmes signalés sont à jour et que n'importe qui peut se connecter à tout moment et récupérer les données dont il a besoin. L'accès aux données de n'importe où, à partir de n'importe quel appareil et à n'importe quel moment signifie également qu'il n'y a pas de retard dans les processus d'approbation", ajoute-t-elle.

"Nous avons plus de contrôle sur ce qui se passe dans le système et sur qui fait quoi", explique-t-elle, ajoutant : "Nous sommes au courant des chiffres à tout moment. "Si quelqu'un met à jour quelque chose ou si un budget change, Ask Afrika peut suivre et contrôler ces changements dans tout le système", ajoute-t-elle.

Des données instantanées et fiables

"Auparavant, il était difficile de suivre les nombreuses exportations et importations requises pour les rapports manuels et de savoir qui en était à l'origine. Aujourd'hui, nous avons une plus grande confiance dans nos chiffres. Nous ne débattons plus de l'exactitude des chiffres et nous pouvons consacrer plus de temps à la croissance et au développement de notre entreprise."

Prêt pour une croissance rapide avec Acumatica ERP

Acumatica étant développé sur une plateforme ouverte, l'ERP s'intègre bien avec un certain nombre de partenaires tiers et Ask Afrika a la certitude que tout système futur pourra être facilement intégré.

Mme Barratt recommande Acumatica aux entreprises de construction, d'informatique et autres qui travaillent sur la base d'une comptabilité de projet. "Acumatica fonctionne parfaitement", dit-elle. "Il gère la comptabilité des projets, les flux de trésorerie, le suivi des projets... Mais Acumatica ne se limite pas aux opérations basées sur les projets. D'autres départements, comme les ventes et le marketing, l'apprécient également."