AcumatiCares
Fondée à Portland, OR en 2008, Clive Coffee vend des machines à espresso de luxe et des accessoires, gère un service d'abonnement de café personnalisé et une école de café virtuelle. L'équipe de 45 personnes s'efforce de fournir l'équipement et les connaissances nécessaires pour aider les consommateurs à obtenir l'expérience parfaite d'un barista à la maison.
Au départ, l'entreprise vendait ses machines à espresso par l'intermédiaire de son showroom et de ses ventes en personne à Portland, dans l'Oregon, ainsi que sur son site web. Plus tard, Clive Coffee a commencé à proposer des abonnements de café personnalisés mettant en relation les consommateurs avec des torréfacteurs dans tout le pays lorsqu'elle a acquis Mistobox. En 2020, l'entreprise a lancé son école du café pour aider les personnes travaillant à domicile à apprendre à devenir baristas, et a adapté ses efforts de vente pour mieux servir les consommateurs pendant la pandémie, ce qui a également impliqué l'ajout d'un entrepôt à Nashville, TN.
Beaucoup de choses ont changé pour Clive en 2020", explique Amanda Datte, directrice financière de Clive Coffee. "Avant, nous avions un showroom et quelques ventes en personne. "Auparavant, nous avions une salle d'exposition et quelques ventes en personne. Mais maintenant que tout le monde travaille à domicile et veut du café, nous sommes désormais 100 % en ligne et notre activité a vraiment décollé."
L'espresso à domicile peut sembler très compliqué, mais Clive Coffee le démystifie, en fournissant une formation dès que le client appelle ou envoie un e-mail et qu'il tire sa première dose d'espresso.
"Lorsque la pandémie a frappé, les gens n'avaient plus leur espresso ou leur café latté quotidien, ce qui a donné le coup d'envoi à la recherche d'un barista à domicile", explique Emily Sloan, directrice du marketing. "Nous avons dû faire preuve de souplesse et de réactivité. L'évolution des préférences des consommateurs vers l'espresso à domicile s'est accompagnée d'une évolution de leurs attentes. Nous devions être équipés et prêts à disposer d'un stock et à l'expédier dans le délai prévu de deux à trois jours.
Nécessité de remplacer les systèmes déconnectés
Clive Coffee n'a pas pu répondre à ces attentes parce qu'elle utilisait QuickBooks pour la comptabilité et la tenue des comptes, un logiciel d'inventaire distinct, un système de traitement des commandes différent et un système de commerce électronique. Aucun de ces systèmes n'était connecté. "Sur une base mensuelle, nous avions une liste de processus à suivre pour obtenir des informations précises dans notre système de comptabilité", explique M. Datte. "Il y avait beaucoup de contrôles et de rapprochements parce que nous saisissions les données manuellement.
L'entreprise ne disposait pas d'informations précises et actualisées, ni de visibilité sur les ventes, le chiffre d'affaires, les stocks ou l'état des paiements. Il fallait jusqu'à 15 jours pour clôturer un mois, explique M. Datte. "Notre croissance était si rapide que nous n'avions jamais l'impression d'avoir rattrapé notre retard. Dès que nous avions terminé un mois, que nous avions aligné tous les détails, que nous les avions introduits dans QuickBooks et que nous avions mis notre bilan à jour, un autre mois s'était déjà écoulé. C'était un environnement stressant.
Les données étaient tout aussi désordonnées dans l'entrepôt.
"Avant Acumatica, nous disposions d'un système de gestion des stocks, d'un système financier distinct et d'une station d'expédition distincte", explique Jessica Yutrzenka, responsable de la chaîne d'approvisionnement et des opérations à l'adresse Clive Coffee. "Beaucoup de nos systèmes étaient décentralisés d'un point de vue opérationnel.
Lorsque les systèmes sont décentralisés, dit-elle, "on passe beaucoup de temps à analyser : Pourquoi une chose ne communiquait-elle pas avec l'autre ? Nous avons passé beaucoup de temps à faire en sorte que nos données soient identiques dans les deux systèmes et à comprendre pourquoi elles n'étaient pas connectées.
Inventaire difficile à suivre
Par conséquent, le suivi des stocks était difficile. "Il n'était vraiment pas facile de savoir combien de produits nous avions expédiés ou combien de commandes avaient été annulées", explique M. Yutrzenka. "Il était encore plus difficile de savoir quel jour nous avions expédié un produit.
Avec l'augmentation du volume des transactions, l'équipe s'est rendu compte qu'elle ne pouvait pas gérer tous les processus manuels et avoir plusieurs systèmes cloisonnés. "Nous savions que la technologie pouvait nous aider à nous développer et à devenir plus efficaces, et nous avons donc commencé à chercher un ERP", explique M. Datte.
