Industrial Specialty Services USA LLC (ISS)

BDO et Acumatica pour les entreprises de taille moyenne

Un mois avant que Craig ne crée cette unité commerciale, BDO USA, l'un des principaux cabinets d'expertise comptable et de conseil du pays, a finalisé un partenariat avec Acumatica, l'entreprise d'ERP en nuage qui connaît la croissance la plus rapide au monde. Ce partenariat stratégique offre un service de premier ordre pour répondre aux besoins des entreprises de taille moyenne, des clients ayant des besoins complexes, des exigences nationales ou internationales importantes et qui, pour la plupart, tiennent à leur indépendance dans leur processus de sélection ou de mise en œuvre d'un système ERP.

En tant que partenaire de service Acumatica, BDO aide ses clients à identifier et à évaluer les bonnes solutions de gestion d'entreprise et fournit un soutien de bout en bout pour les mises en œuvre particulièrement complexes ou internationales, y compris l'intégration des systèmes, des processus et des personnes.

Les entreprises en phase de démarrage ou d'exclusion n'ont généralement pas le pouvoir de négociation, les connaissances ou même la solvabilité nécessaires pour négocier des conditions favorables avec les fournisseurs, et elles ratent souvent des occasions stratégiques d'optimiser les contrats et les prix. BDO Digital a pu contribuer à résoudre ce problème.

BDO Digital a conçu et mis en œuvre l'infrastructure du réseau informatique du SSI et les services de soutien du département informatique en obtenant des licences Microsoft, en négociant des accords avec les fournisseurs informatiques et en négociant pour optimiser les coûts tout en garantissant la continuité des services. BDO a également tiré parti de ses relations au niveau de l'entreprise et a acheté tout le matériel nécessaire pour les bureaux et les employés, comme des ordinateurs portables, des téléphones mobiles, des photocopieurs, des scanners et d'autres équipements de bureau pour tous les sites et les employés d'ISS.

"Ensuite, nous avons dû mettre en place une plate-forme ERP", explique M. Callegari.

Acumatica : Un choix facile et sans comparaison

L'ISS, BDO et l'équipe NexTec n'ont pas évalué les systèmes ERP. "Nous avons procédé à une évaluation complète chez Guardian SealTech et évalué chaque ERP avec un large panel, qui a choisi Acumatica", explique Craig. "Étant donné que l'ISS était une entreprise complètement autonome, nous n'avons pas jugé nécessaire de refaire ces recherches."

Au cours de sa carrière, Craig a participé à au moins sept mises en œuvre d'ERP, dont celles de Microsoft Dynamics, Sage et Oracle NetSuite, ainsi que des systèmes maison. Il s'agissait de son deuxième déploiement Acumatica. "La facilité avec laquelle Acumatica fonctionne, son aspect et sa convivialité par rapport à Microsoft Dynamics, Sage et Oracle NetSuite, n'ont rien de comparable. Acumatica est en tête du peloton", déclare Craig.

Il a apprécié la facilité d'utilisation d'Acumatica, son modèle de tarification unique, son évolutivité, son API ouverte et sa capacité à se connecter facilement à des applications tierces. "C'est un progiciel entièrement intégré qui ne nécessite pas beaucoup de personnalisation.

Infrastructure et défis informatiques

Avec BDO Digital pour gérer l'infrastructure technologique d'ISS et NexTec Group pour mettre en œuvre Acumatica Cloud ERP, Craig pensait être bien placé pour respecter son échéance critique - quand les prix mondiaux du pétrole sont tombés en dessous de zéro, Covid-19 a frappé les États-Unis et Mère Nature a déclenché l'ouragan Hanna sur le Texas et la côte du golfe du Mexique.

Malgré ces difficultés, Craig a déclaré que "la mise en œuvre s'est étonnamment bien déroulée. Le seul véritable problème a été un petit accroc dans la formation et l'interaction avec les gens. Nous ne pouvions pas nous rencontrer en personne et le fait de ne pas pouvoir le faire était un peu restrictif".

BDO Digital, avec Acumatica et Microsoft 365, a permis à ISS de se concentrer sur ce qu'elle fait de mieux : servir les entreprises dans les usines. L'équipe est facilement passée aux réunions virtuelles en utilisant Microsoft Teams et Microsoft 365, que BDO Digital avait déjà déployé pour ISS. Tout a été mis en place et opérationnel en seulement 6 mois, soit la moitié du temps prévu pour le délai final.

"Notre expérience sur Teams a été exceptionnelle et une grande victoire pour ISS", dit Craig. "Les équipes nous ont permis de faire la transition vers le travail à domicile pour certains et nous avons pu poursuivre les activités de formation et de mise en œuvre. Nous avons dû modifier notre approche car nous ne pouvions pas être présents en personne, mais tout s'est bien passé."

Données critiques disponibles instantanément

Le SSI entretient des relations durables avec ses clients, qui lui confient des projets quotidiennement. Les projets peuvent durer de deux à vingt jours ou plus, se dérouler sur le site du client et sont régis par des accords tarifaires. "Dans l'environnement des services sur le terrain, il peut s'agir de projets à court terme et à très haut volume, et nous devons suivre la rentabilité par site, par niveau de site ou par client. La possibilité de saisir ces données en temps réel est essentielle pour nous", explique Craig.

Avec Acumatica, les cadres du SSI voient les heures facturables en temps réel. "Le dimanche, nous avons tout reçu et tout traité le lundi à midi", explique Craig. "Nous pouvons voir à quel point nous avons été performants au cours de la semaine précédente.

La capacité d'Acumatica à fournir un accès en temps réel aux données est un formidable outil de gestion, explique Craig. "Voir les heures facturables et combien nous payons notre équipe de services extérieurs est l'un des outils de gestion les plus importants dont nous disposons, et nous savions qu'Acumatica nous permettrait d'obtenir ce niveau de détail".

"Nous pouvons émettre ou créer 20 à 30 nouveaux projets chaque matin", ajoute-t-il, "et nous pouvons limiter le nombre de personnes affectées à chaque tâche. Acumatica n'est pas seulement un outil de gestion, mais nous pouvons également utiliser les données pour l'analyse des postes et des bénéfices et les voir en temps réel, ce qui est essentiel pour nous.

Avant le découpage, l'ancienne unité commerciale utilisait plusieurs systèmes bricolés, conçus pour un secteur différent, et il fallait beaucoup de temps et d'efforts pour obtenir une vue d'ensemble de ses opérations. BDO Digital, en collaboration avec NexTec, a conçu le flux de processus de données et les contrôles dans Acumatica pour permettre à ISS de gérer ses activités en temps réel. Au cours du premier mois complet d'activité, ISS a accumulé des revenus pour le mois et a facturé deux mois de facturation pour sa première clôture. Auparavant, l'unité commerciale disposait d'un mois de revenus non facturés.

"Le fait de comptabiliser deux mois de chiffre d'affaires dès le premier mois nous a permis d'améliorer nos liquidités, ce que BDO Digital et Acumatica nous ont permis de faire", explique M. Craig.

Facilité d'utilisation 

ISS estime que l'interface utilisateur d'Acumatica est très intuitive et facile à utiliser, ce qui a favorisé l'adoption par les employés et l'utilisation continue de la nouvelle solution d'entreprise. 

"L'intuitivité de la présentation d'Acumatica est très agréable, ce qui la rend très simple à utiliser", explique Craig. "Il est facile d'élaborer des tableaux de bord et il fournit des notifications pour les autorisations, ce qui permet à tout le monde de rester connecté et d'utiliser la solution.

En ce qui concerne la formation et l'intégration des employés, Acumatica est très facile à utiliser, ce qui signifie que nous n'avons pas besoin d'expliquer quelque chose 25 000 fois. Nous pouvons montrer aux employés ce qu'ils ont besoin de savoir en quelques clics seulement".

Fonctionnalité supplémentaire 

ISS prévoit d'ajouter plusieurs modules Acumatica et des applications tierces à l'avenir, notamment pour la fabrication, les services sur le terrain et le suivi des actifs et des équipements, explique M. Craig.

"Pour l'instant, nous nous contentons de ce que nous avons établi jusqu'à présent, et nous prévoyons de donner une mobilité totale aux techniciens de terrain afin qu'ils puissent se connecter directement et télécharger des dépenses et des indemnités journalières. Nous voulons également étudier le module Field Services pour ajouter de la valeur à notre dispatching et à notre programmation prédictive pour les employés possédant des compétences spécifiques."

ISS aimerait suivre l'utilisation de son équipement et ajouter la fabrication au fur et à mesure qu'elle ajoute des services de fabrication, ajoute Craig.

 Ils aimeraient connecter ADP pour un système de paie plus intégré. "L'API ouverte d'Acumatica a été un facteur important pour nous depuis le début", explique Craig. "Une partie de l'intégration complète d'ADP est destinée à permettre aux RH de mieux gérer la formation, les compétences et les certifications de sécurité des employés. Grâce aux notifications d'Acumatica, les RH peuvent recevoir des rappels automatiques sur les certifications qui arrivent à expiration."

En position de croissance 

Les études de référence de l'industrie informatique montrent que les entreprises bien gérées et matures ont des départements informatiques qui coûtent de 1 à 3 % de leur chiffre d'affaires. ISS est dans la première année et prévoit déjà d'être à moins de 1% du TOC pour l'informatique. Il faut généralement beaucoup plus de temps pour atteindre ce chiffre, et c'est une grande victoire pour ISS.

Pour l'avenir, ISS et ses investisseurs ont une stratégie agressive visant à tripler la taille de l'entreprise en cinq ans ou moins. Ce plan prévoit des acquisitions et une croissance organique, ainsi que la possibilité d'évoluer grâce au modèle de licence unique d'Acumatica et à sa plate-forme flexible. "Nous n'aurons pas besoin de beaucoup plus (d'infrastructure) pour ajouter une entreprise de taille similaire", déclare M. Craig. "En ce qui concerne le back-office, nous pouvons absorber la majorité des employés et n'avoir besoin que de deux personnes dans des rôles administratifs pour gérer les exigences de sécurité.

Le modèle de licence unique d'Acumatica, basé sur la consommation, signifie que Craig n'a pas à s'inquiéter de l'augmentation considérable des coûts de licence par utilisateur au fur et à mesure que l'entreprise en acquiert d'autres et se développe.

"Si j'ajoute 230 employés, je veux m'affranchir de leurs systèmes et disposer le plus rapidement possible d'une solution commerciale combinée. Cette flexibilité est essentielle", explique-t-il. "BDO Digital et Acumatica représentent une part importante de la stratégie que nous avons définie pour l'entreprise.