AcumatiCares
Défis
Inspirus, qui se prononce "Inspire Us", a été fondée en 1893 en tant qu'entreprise de bijouterie et de gravure desservant les parcs à bestiaux du Texas. À la fin des années 1980 et dans les années 1990, cette entreprise basée à Fort Worth a commencé à travailler avec des sociétés désireuses de reconnaître les étapes importantes de la vie de leurs employés au moyen d'épinglettes, qu'elle fabriquait, entre autres produits. Ce blog comprend l'histoire de l'entreprise.
À la fin des années 2000, Inspirus a ajouté une expérience numérique, offrant une reconnaissance et des récompenses de pair à pair. La société a été rachetée par l'un de ses clients, le groupe Sodexo (CAC:SW), en 2016.
Lorsque Tatiana Frierson, PDG d'Inspirus, a rejoint l'entreprise, elle a demandé à voir le compte de résultat par client afin de mieux comprendre l'activité. Ce qu'elle a appris a été surprenant : le système financier utilisé, vieux de 38 ans, ne pouvait pas fournir ces données. "Nous ne pouvions rien analyser en profondeur ni extraire des données en direct dans Excel", explique le directeur financier Lionel Koch.
Sans données approfondies, M. Frierson savait qu'il serait difficile de transformer numériquement l'entreprise, qui aidait les entreprises clientes à célébrer les étapes importantes des employés avec des articles de récompense qu'elle stockait, en une société SaaS offrant des expériences de récompense numérique personnalisées dirigées par les employés et facilitées en ligne par le biais de portails personnalisés.
Elle savait également que le fait de disposer d'un ERP moderne donnerait à l'entreprise un avantage concurrentiel sur le marché, où les entreprises sont de plus en plus confrontées à une myriade de problèmes d'emploi liés à la pandémie, notamment l'épuisement professionnel, la baisse de productivité et le départ des employés pour des salaires plus élevés ou des postes de travail à domicile plus permanents. Après Covid-19, la fidélisation des employés est devenue une priorité.
"Lorsque quelqu'un quitte l'entreprise, son remplacement coûte en moyenne 70 000 dollars", explique M. Frierson. "Cela a un impact sur l'entreprise. Que pouvons-nous faire, en tant que dirigeants, pour aider à conserver ce capital humain dans notre entreprise ? Il ne s'agit pas toujours de leur donner de l'argent. Les gens veulent se sentir reconnus et lorsqu'ils le sont, ils sont plus motivés et moins susceptibles de partir.
Inspirus crée des portails numériques de marque pour ses entreprises clientes, dont certaines comptent plus de 50 000 employés. Ces portails permettent aux employés de sélectionner des récompenses, de complimenter les autres et de répondre à des enquêtes sur la satisfaction au travail. Les portails de marque s'apparentent aux principales plateformes de médias sociaux et offrent une véritable plateforme d'écoute de l'engagement.
Pour les récompenses qui incluent des marchandises, le traitement est effectué à partir de l'entrepôt qui est approvisionné avec des centaines de marques que les employés connaissent et aiment. Il existe également un programme qui permet aux employés de faire don de leurs récompenses à des associations locales à but non lucratif.
Données clients éparses, pas de MRP, visibilité limitée des stocks
Outre le fait qu'il ne permettait pas une analyse approfondie de la clientèle, l'ancien système de gestion n'était pas intuitif et ne disposait pas d'un système de planification des besoins en matériaux permettant de coordonner la production et les commandes d'achat. Les inventaires n'étant effectués qu'une ou deux fois par an, il était difficile de savoir quand les articles étaient en rupture de stock ou restaient trop longtemps en rayon, ce qui nuisait à la trésorerie. La prévision de la demande était difficile, ce qui obligeait l'entreprise à surstocker des articles et entraînait des ruptures de stock dans d'autres scénarios.
La facturation était manuelle avec des formats de facture peu flexibles.
"L'une des principales lacunes était qu'il ne s'agissait pas d'un véritable ERP, avec des fonctionnalités comptables limitées", explique Sue Severns, directrice principale du bureau de réalisation stratégique d'Inspirus. Severns était responsable de la mise en œuvre d'Acumatica et a été nommée MVP Acumatica 2023. "Il n'était pas non plus possible de se connecter à d'autres systèmes sans un codage personnalisé".
"Auparavant, nous ne pouvions obtenir les chiffres financiers qu'en fin de mois. Il était impossible de faire quoi que ce soit pour changer les choses au cours du mois", explique M. Severns.
Les employés comptaient sur l'équipe de développement pour produire des rapports financiers, et s'ils n'avaient pas le temps, les employés n'obtenaient pas l'information, dit-elle. Les gestionnaires de comptes devaient aller chercher dans les classeurs les informations sur les comptes clients, ce qui a posé des problèmes aux télétravailleurs pendant la pandémie de Covid-19.
L'équipe d'Inspirus a créé une application web personnalisée pour les ventes en ligne, mais l'application avait du mal à gérer les volumes transactionnels massifs de ses clients professionnels.
Le nouvel ERP est une priorité
Frierson avait une formation en services informatiques et des expériences antérieures en matière de déploiement de systèmes ERP SAP et Oracle, et elle a fait de la mise en place d'un nouveau système ERP sa première priorité en tant que PDG. "Nous devions nous moderniser avec un ERP digne de ce nom", explique-t-elle. Pour favoriser l'adoption et l'adhésion, elle voulait que tout le monde participe à la transformation numérique. J'ai dit à l'équipe : "C'est votre affaire" et j'ai fait participer tout le monde. Ce n'est pas un informaticien ou l'équipe informatique qui s'en est chargé. Il s'agissait d'un effort collectif, car tout le monde allait l'utiliser." Outre la visibilité des données en temps réel et les rapports en libre-service, Inspirus souhaitait un ERP en nuage moderne pour rationaliser les opérations avec un accès à distance depuis n'importe quel endroit, étant donné que l'entreprise possède des bureaux dans le monde entier. Il devait également être conforme aux normes SOC car Inspirus rend compte à sa société mère cotée en bourse, Sodexo.
