AcumatiCares
Lorsque ProPharma Distribution a cessé d'utiliser QuickBooks, le président Levi Ellis et le directeur informatique Charles Snyder ont d'abord mis en œuvre Microsoft Dynamics GP et CRM. La stratégie sous-jacente à cette solution était de répondre rapidement à des défis commerciaux spécifiques à l'aide de solutions perçues comme étant les meilleures. Malheureusement, au fur et à mesure de la croissance et de l'évolution de l'entreprise, la configuration s'est avérée trop complexe. Pire encore, les systèmes ne communiquaient pas entre eux, ce qui entraînait des coûts de main-d'œuvre élevés pour la gestion manuelle des changements.
eConnect a été ajouté pour transférer les commandes de Dynamics CRM à GP vers l'entrepôt. Les problèmes quotidiens de temps d'arrêt avec eConnect étaient fréquents. "Nous ne pouvions pas obtenir un flux cohérent de transactions commerciales parce que les informations se trouvaient dans des applications différentes et que les temps d'arrêt entravaient la dynamique du processus", explique M. Snyder.
En plus des problèmes liés au traitement des commandes, ProPharma devait également assurer le suivi de chaque médicament afin de garantir la traçabilité de chaque unité de médicament depuis le point de fabrication et la chaîne d'approvisionnement jusqu'à ProPharma, puis de nouveau à l'extérieur. Il s'agit d'une exigence de la FDA connue sous le nom de Pedigree tracking que ProPharma gérait comme un processus manuel.
Le suivi du pedigree de la FDA est connu pour sa complexité. Il s'agit essentiellement d'une chaîne d'approvisionnement - la documentation chronologique du contrôle, du transfert, de l'analyse et de l'élimination des médicaments pharmaceutiques physiques.
ProPharma utilise une séquence unique de numéros pour étiqueter le produit lorsqu'il arrive dans ses entrepôts, un numéro qui se trouve du côté réception du logiciel. Ils impriment une étiquette Pedigree avec un code-barres, puis lorsque le médicament est prélevé dans l'entrepôt, quelqu'un tape manuellement le numéro dans la facture, explique M. Snyder.
Imaginez que vous saisissiez des numéros à 20 chiffres pour chacun de ce qui pourrait être 10 à 20 médicaments. Tout système manuel de ce type est entaché d'une erreur humaine qui doit être détectée et corrigée.
Ayant passé beaucoup trop de temps à prendre en charge les différents éléments de l'entreprise et à faire face à des temps d'arrêt quotidiens, Ellis et Snyder ont travaillé avec Mark Mynatt de DCAA Solutions, un partenaire d'Acumatica, pour réaliser un audit du système vieillissant et peu fiable. "Le chemin de mise à niveau pour tout réparer était incroyablement compliqué", explique Mynatt. "J'ai dit à ProPharma qu'en cas de problème dans le système, tout pouvait s'écrouler.
