Ray Allen Manufacturing nécessaire :
L'entreprise souhaitait un système flexible, qui ne restreigne pas ses activités. Elle voulait une technologie qui s'intègre bien avec les meilleures applications, y compris les systèmes de fabrication et de commerce électronique. M. Cates précise qu'il souhaitait également un système de gestion de la relation client, des rapports puissants et, surtout, la possibilité de gérer plusieurs entreprises à partir d'un seul inventaire.
"Nous voulions éviter de nous enfermer dans un système fermé, ce qui était très important", explique-t-il. "Nous voulions quelque chose de solide, quelque chose qui nous permette de nous développer plutôt que de nous limiter.
Il a envisagé NetSuite, utilisé par Signature K9, Sage, avec lequel M. Cates avait de l'expérience, Mail Order Manager, utilisé par J&J, et brièvement Epicore Software Corp. qui a été rapidement éliminé en raison de sa structure tarifaire. L'entreprise était en train d'examiner NetSuite lorsque le partenaire d'intégration de systèmes a suggéré qu'Acumatica pourrait mieux convenir, explique M. Cates.
"Je n'avais jamais entendu parler d'Acumatica, mais j'ai commencé à me documenter et à regarder des démonstrations", explique-t-il. "Je me suis rapidement rendu compte que la plate-forme ouverte d'Acumatica correspondait parfaitement aux objectifs de notre entreprise.
Cates a engagé M2 Technologies pour l'aider dans la mise en œuvre de l'ERP, qui a commencé à la fin de 2015. Outre la mise en œuvre d'Acumatica, Cates a ajouté le logiciel de fabrication avancée JAAS (JAMS ) et a déplacé ses opérations web vers Magento, ce qui signifiait des partenaires multiples et une complexité accrue.
"Nous avons dû coordonner les trois implémentations et nous avons fait nous-mêmes une grande partie du travail", explique M. Cates. Il a par exemple réorganisé la segmentation des clients et d'autres fonctions. "Vous ne pouvez pas vraiment confier ces données au partenaire", explique-t-il. "Il faut comprendre les données et savoir ce que l'on regarde. Nous avons fait appel à Matt Marks de M2 Technologies et à Acumatica pour nous guider et lorsque nous étions bloqués, et les deux équipes ont été formidables.
La flexibilité d'Acumatica a permis une transition en douceur vers la mise en service d'Acumatica SaaS en avril 2016. "Nous n'avons pas eu à remuer ciel et terre pour faire des choses comme changer les tables, et le fait d'avoir le contrôle des données, de les télécharger et de les tester, nous a permis d'être plus pragmatiques."
Acumatica, associé à JAMS et au connecteur Kensium Acumatica/Magento, a rationalisé Ray Allen Manufacturing, en fournissant un aperçu des opérations, ce qui permet à l'entreprise de mieux servir ses clients et, par conséquent, d'augmenter ses revenus et ses profits.
"L'intégration d'Acumatica à nos sites Web et la possibilité de mieux suivre les clients nous ont été très utiles", explique M. Cates. "Les rapports sont très robustes et la possibilité de créer des rapports spécifiques à notre entreprise est énorme. Maintenant que nous disposons d'un CRM, nous créons une division de ventes sortantes et nous nous occupons de la gestion des comptes, ce qui était difficile à faire auparavant parce que nous n'avions pas de ressource centrale pour les données.
L'équipe de Ray Allen a éliminé de nombreuses tâches manuelles sur papier, notamment l'apposition de numéros de suivi sur les expéditions et la notification manuelle des numéros de suivi aux clients. Les bordereaux de prélèvement et d'emballage incluent désormais le marquage, et les commandes entrantes sont automatiquement transférées dans Acumatica et mises en correspondance avec les clients précédents en cas de commandes répétées. Les courriels de réponse aux commandes incluent automatiquement les numéros de suivi.
"Le fait de regrouper la comptabilité de nos différentes sous-entreprises est plus efficace", explique M. Cates. "Un meilleur reporting fait de nous une meilleure entreprise dans l'ensemble.
Acumatica aide Ray Allen Manufacturing à mieux servir ses clients, ajoute-t-il. "Il est très important pour nous de savoir qui sont nos clients, de connaître leur valeur et de savoir auprès de quel canal ils passent leurs commandes. Cela nous permet également de mieux maîtriser nos stocks et de nous assurer que nous disposons des produits nécessaires au moment où nos clients en ont besoin."
L'intégration de JAMS, Magento et Acumatica a permis à Ray Allen de passer d'une feuille de calcul manuelle à un processus en ligne pour les cartes-cadeaux et d'ajouter PayPal comme option de paiement. L'entreprise prévoit d'ajouter son premier programme de fidélisation dans le courant de l'année. Acumatica a également ouvert la voie à un traitement plus rapide des retours et à un meilleur service à la clientèle, car l'équipe du centre d'appels n'a plus à basculer entre deux écrans et deux systèmes financiers différents.
"J'estime que le centre d'appels a économisé 25 % de son temps, l'équipe de distribution 20 % et les services financiers et marketing 10 %", précise M. Cates.
L'équipe comptable a gagné en confiance dans les chiffres de fabrication fournis par Acumatica, un niveau de confiance que l'entreprise n'avait pas avec son ancien logiciel. "Le fait de disposer de l'ensemble de l'écosystème nous permet d'exécuter des rapports plus définitifs et nous pouvons aller de l'avant sur la base de ces données plutôt que de passer du temps à consulter plusieurs applications pour vérifier les données ", explique M. Cates. "Chaque jour, nous passons rapidement à l'action, ce qui semble être une routine, mais ce n'est pas toujours le cas avec un ancien système.
Acumatica est très intuitif et facile à utiliser, explique M. Cates. "Lorsque vous utilisez Acumatica, c'est presque comme si vous suiviez une balle rebondissante sur le chemin que vous devez emprunter. C'est tellement facile que l'utilisation du logiciel devient une seconde nature". Ces chemins ne sont pas rigides, mais peuvent être personnalisés en fonction de la façon dont une entreprise exerce ses activités et de la façon dont un individu travaille, ajoute-t-il. "L'accès aux points de données dans les rapports et la possibilité d'extraire facilement les données sont également incroyablement importants et faciles à réaliser.
Les capacités de mobilité d'Acumatica permettent à M. Cates de se connecter depuis son domicile sans processus de connexion compliqué, et à plusieurs travailleurs à distance d'effectuer des tâches sans assistance. Le modèle de tarification illimitée d'Acumatica gagnera en importance avec les futures acquisitions, ajoute-t-il. "Nous ne voulons pas faire une acquisition et ne pas avoir la possibilité d'ajouter des utilisateurs, c'est donc un avantage certain", déclare-t-il. M. Cates est soulagé de savoir qu'il n'aura pas à dépenser davantage pour ajouter des utilisateurs ou restreindre l'accès lorsque l'entreprise augmentera son effectif de 40 personnes.
M. Cates fait l'éloge des fonctionnalités robustes et de la flexibilité d'Acumatica, qui lui permettent d'utiliser les applications les plus performantes comme il l'entend. "La force d'Acumatica réside dans le fait qu'il s'agit d'un système ouvert, flexible et qui s'intègre bien avec d'autres applications. Cela nous donne beaucoup de contrôle pour gérer notre entreprise comme nous l'entendons."
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