Grâce à Acumatica, l'entreprise a amélioré ses contrôles financiers et son service clientèle, rationalisé ses contrats de service et résolu ses problèmes d'inventaire.
"Nous avions l'habitude de passer 10 000 à 15 000 dollars en pertes et profits chaque année parce que les employés ne pouvaient pas suivre correctement les stocks en fonction des projets, ce qui faussait les résultats financiers au cours de l'année", explique M. Rowerdink. "Avec Acumatica, nous avons éliminé 99 % des problèmes liés à l'inventaire des projets.
L'information en temps réel améliore les affaires
Plutôt que de s'appuyer sur des données historiques et de créer manuellement des feuilles de calcul, SSNW a désormais accès à des informations en temps réel qui permettent aux cadres de gagner du temps et d'améliorer la rentabilité de l'entreprise.
Par exemple, M. Rowerdink avait l'habitude de créer un rapport quotidien qu'il envoyait à cinq ou dix cadres. "Aujourd'hui, tout le monde peut obtenir les informations à tout moment à partir d'un tableau de bord dans Acumatica", explique-t-il.
"Le fait d'avoir des opportunités dans le CRM nous donne une visibilité sur le pipeline des projets de vente, ce qui nous permet de voir en temps réel ce qui est sur le point d'être conclu et ce qui est dans le pipeline", ajoute M. Rowerdink, précisant que l'entreprise ne disposait pas de ce type de visibilité auparavant.
Amélioration des opérations de service sur le terrain, de la facturation
Acumatica a fourni un accès à distance à l'ERP pour les techniciens sur les chantiers, ce qui a permis de gagner du temps, d'améliorer la précision des données et d'éliminer les doubles saisies manuelles.
Les techniciens sur le terrain pointent désormais à l'aide d'une application mobile plutôt qu'à l'aide de feuilles de temps manuscrites. L'équipe du bureau interne n'a pas besoin d'attendre les informations sur papier, ni de les saisir dans le système, ni de rappeler aux techniciens de leur apporter des documents ou de les aider à déchiffrer l'écriture manuscrite, processus qui étaient sujets à des erreurs.
L'équipe du back-office ne transfère plus manuellement ces informations dans le système financier pour la facturation, car Acumatica achemine automatiquement les informations là où elles doivent aller. Le fait de disposer instantanément de ces informations permet d'accélérer la facturation, explique M. Rowerdink.
Une meilleure gestion des contrats
Le SSNW ne disposait pas d'un bon moyen de suivre ses contrats de service dans le système précédent. Si un contrat était annulé, il fallait retrouver physiquement le contrat sur papier et effectuer des mises à jour manuelles dans le système. Désormais, grâce aux informations sur les contrats dans Acumatica, il est plus facile de joindre des fichiers et de suivre les données, ce qui permet de gagner du temps, explique M. Rowerdink.
Le module de comptabilité de projet de la société, utilisé pour gérer les installations de sécurité, est beaucoup plus solide et contrôlé dans Acumatica, ajoute-t-il.
"Une fois par semaine, nous organisons une réunion sur le coût des travaux avec tous les chefs de projet, les responsables des ventes et les responsables techniques", explique M. Rowerdink. "Lorsqu'un projet est terminé, nous procédons à l'évaluation des coûts, ce qui est maintenant aussi simple que d'établir un rapport.
"Dans l'ancien système, les techniciens notaient leurs heures sur papier et les administrateurs devaient saisir les heures dans le système, mais ces informations n'étaient pas transmises au système de calcul du coût de revient", explique-t-il. "L'ensemble du processus était manuel et le service financier devait produire des rapports dans Excel et SQL, puis saisir les informations ailleurs, ce qui faisait perdre du temps et était source d'erreurs."
"Avec Acumatica, les données circulent plus rapidement dans le système, en temps réel, elles sont contrôlées et beaucoup plus faciles à utiliser.
Le Case Management améliore le service à la clientèle
Acumatica a amélioré le service client de SSNW. "Nous n'avions pas de système pour suivre l'assistance de nos systèmes internes", explique M. Rowerdink. "Nous suivions tout par le biais de bons de travail et il n'y avait aucun moyen de savoir si un technicien était sur place pendant deux heures ou qui avait besoin d'un changement de code. Il nous fallait souvent plus de temps pour traiter la paperasse que pour changer un code.
Grâce à la fonctionnalité de cas d'Acumatica, le support client peut être priorisé, enregistré dans un journal de cas et traité plus rapidement grâce à la visibilité dans le système.
"Auparavant, un client pouvait appeler pour formuler une demande et un technicien de service prenait une note manuelle. Imaginez ce qui se passerait si le technicien était malade ou perdait sa note". explique M. Rowerdink. "Désormais, avec Acumatica, l'ensemble du service peut voir le ticket d'assistance, tous les techniciens et agents d'assistance ont la visibilité nécessaire pour s'assurer que les problèmes des clients ne se perdent pas. Notre équipe est beaucoup plus efficace.
Grâce à la mise en place de meilleurs processus d'entreprise, à une visibilité accrue et à une plus grande automatisation, Security Solutions NW prévoit une croissance rapide et continue. Le chiffre d'affaires et le personnel de l'entreprise ne cessent de croître, atteignant aujourd'hui plus de 60 personnes. SSNW apprécie le fait qu'avec Acumatica, ils n'ont pas à se soucier de payer des frais de licence astronomiques associés à l'ajout d'utilisateurs grâce au modèle de tarification basé sur la consommation d'Acumatica.
"Il est intéressant pour nous, alors que nous connaissons une croissance rapide, de ne pas avoir à nous préoccuper de l'octroi d'une licence à un utilisateur qui pourrait avoir besoin d'accéder à la solution une ou deux fois par semaine pour une petite fonction de travail ", explique M. Rowerdink. "Avec Acumatica, nous n'avons pas besoin de penser à cela ou de payer pour une licence d'utilisateur complète parce que le modèle de licence permet à tout le monde de l'utiliser sans que cela ne devienne trop coûteux.
Opportunité : S'implanter sur des marchés plus vastes
Security Solutions NW s'étend de la région du siège social basé à Bellingham WA au marché de la grande région de Seattle, ce qui devrait entraîner une augmentation significative des revenus. Les dirigeants sont convaincus qu'Acumatica peut s'adapter à cette croissance, fournir des informations fiables, assurer la stabilité financière, le contrôle et l'automatisation nécessaires pour remplir leur mission, à savoir aider leurs clients à avoir l'esprit tranquille grâce à des solutions de sécurité efficaces, tout en renforçant l'héritage de l'entreprise en matière de contribution à la communauté, tant au niveau local qu'au niveau mondial.
"Il y a une tonne de fonctionnalités Acumatica dont nous ne profitons pas encore ", déclare M. Rowerdink. "Nous sommes une petite entreprise, mais il ne fait aucun doute qu'il s'agit de la solution idéale pour la croissance de Security Solutions NW et pour ce que nous prévoyons d'accomplir à l'avenir.
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