AcumatiCares
L'organisation à but non lucratif Cornell Cooperative Extension (CCE) a pour objectif permanent d'avoir un impact et d'améliorer la vie des citoyens de l'État de New York. Depuis plus de 100 ans, c'est exactement ce qu'elle fait, mais son ancien système de reporting et de gestion financière créait des inefficacités opérationnelles. Consciente de la nécessité de disposer d'un logiciel en nuage doté de capacités non lucratives, l'équipe de CCE a envisagé plusieurs solutions. Prelude Consulting Inc., partenaire technologique de longue date du CCE, a recommandé Acumatica.
Selon Roxanne Churchill, spécialiste des finances à l'échelle de l'État, dans l'histoire de la réussite du client Acumatica du CCE, "[n]ous avons constaté qu'Acumatica était de loin le meilleur".
L'histoire du CCE
En 1894, le CCE a commencé à étendre la recherche de l'université Cornell du College of Agriculture and Life Sciences (CALS) et du College of Human Ecology (CHE) aux personnes vivant dans les 56 comtés de New York et dans les cinq arrondissements de la ville de New York. L'organisation à but non lucratif travaille en partenariat avec des agences gouvernementales locales, étatiques et fédérales et bénéficie du soutien du système national de subventions aux terres et de l'université de Cornell. Le CCE se concentre sur l'amélioration de la production agricole et alimentaire, la parentalité, la vie familiale et la dynamique familiale, la santé et la nutrition des enfants, les possibilités offertes aux familles de vétérans et de militaires, la conservation et la gestion de l'eau, de la terre et de l'énergie, et bien d'autres choses encore.
Il n'est pas surprenant que le CCE ait été sélectionné pour être le client de l'année 2022 d'Acumatica. Le critère pour ce prix est d'être une organisation qui " existe pour rendre le monde meilleur ", et CCE correspond parfaitement à cette description. L'organisation a été récompensée lors de la Keynote du premier jour du salon Acumatica Summit 2022 pour ses efforts en matière de développement durable et d'amélioration de la communauté.
Avant de devenir client d'Acumatica, les efforts de CCE étaient sérieusement entravés par sa solution financière, Sage ACCPAC. Ce système obsolète avait été chargé de gérer les exigences en matière de finance, de reporting et de suivi pour 1 500 employés et 65 bases de données différentes pendant plus de vingt ans. Les 12 points de vente Taste NY de CCE, qui vendent des produits alimentaires et artisanaux fabriqués dans l'État, fonctionnaient sur QuickBooks, déconnectés de leur ancien système Sage.
Inutile de dire qu'il y avait plus que quelques frustrations, notamment le traitement manuel des données sur des feuilles de calcul, l'impossibilité de contrôler la conformité dans l'ensemble de l'organisation, l'accès limité au système financier en raison de restrictions de licence, et le fait qu'il fallait un mois pour obtenir les rapports de fin de mois. Robert Batt, directeur exécutif du CCE du comté d'Orléans, déclare: "Lorsque nous travaillions avec Sage, il y avait manifestement des obstacles à la réussite. Le plus souvent, il s'agissait de choses comme le fait que mon personnel n'était pas en mesure d'obtenir les informations dont il avait besoin en temps voulu".
Faire entrer le CCE dans le siècle actuel avec le logiciel en nuage d'Acumatica
Les exigences du CCE concernant le logiciel en nuage qui lui permettrait d'entrer dans le siècle actuel étaient très simples. L'équipe voulait un ERP pour les organisations à but non lucratif, qui devait être abordable et capable d'accueillir de nombreux utilisateurs.
En outre, Roxanne précise : "Nous avions également besoin d'un outil très convivial, car nous disposons d'un large éventail de compétences et d'aptitudes au sein du CCE. Nous voulions également nous assurer que nous avions ce dont nous avions besoin pour tout le monde et pour toutes les choses ; un guichet unique, où nous pourrions trouver toutes les informations - en particulier les subventions et les contrats - en un seul endroit, sans avoir à consulter des feuilles de calcul supplémentaires".
Acumatica, avec sa capacité à suivre les subventions et les programmes gouvernementaux spécifiques, à gérer la comptabilité des organisations à but non lucratif, à fournir une structure de sous-comptes, à s'intégrer à d'autres applications grâce à son API ouverte et à offrir des licences d'utilisation illimitées, était exactement ce qu'ils recherchaient. CCE a mis en œuvre Acumatica Advanced Financials avec Fixed Assets, Expense Management, Order Management et Velixo, un outil de reporting basé sur Excel, en moins de six semaines... pendant la pandémie.
"La mise en œuvre s'est déroulée si facilement que c'en est ridicule", déclare Robert. "Il n'y a pas eu de temps mort. Tout d'un coup, nous avons obtenu des résultats beaucoup plus rapidement".
Ils sont également devenus beaucoup plus agiles, ce qui a été souligné par Jon Reed de diginomica dans un article sur Acumatica Summit 2022, et à nouveau fin avril 2022. Lors de leur entretien, l'équipe CCE a expliqué à Jon que la vidéo diffusée lors de la keynote du premier jour illustrait leur nouvelle agilité. "Alors que nous étions en train d'enregistrer cette vidéo, [Robert] est intervenu sur-le-champ et a approuvé un [bon de bourse]. C'est le genre d'agilité qui n'aurait jamais eu lieu dans l'ancien système.
D'autres avantages qui n'auraient jamais vu le jour avec l'ancien système ?
- Visibilité instantanée de tous les programmes et subventions à but non lucratif, offrant une vision précise de la santé financière de 65 locataires connectés.
- Automatiser les processus manuels, en donnant aux employés des capacités de libre-service et en économisant d'innombrables heures.
- Améliorer la réactivité des rapports et éliminer les longs délais d'attente grâce à des informations en temps réel
- Augmentation de la productivité des employés et réduction du temps d'intégration et de formation grâce à une application intuitive
- Une plateforme financière robuste qui s'adapte au mode de fonctionnement des organisations à but non lucratif, en gérant facilement la comptabilité des fonds et la gestion des subventions.
- Mettre en place une plateforme connectée pour soutenir la croissance continue et remplir sa mission, améliorer la vie des habitants de New York.
Avant Acumatica, Robert explique que leurs éducateurs n'avaient pas accès aux informations financières et ne pouvaient pas non plus générer de rapports. "Aujourd'hui, grâce à Acumatica, ils jouissent d'une grande indépendance, savent ce que font leurs programmes, connaissent le budget qu'il leur reste à dépenser et disposent d'un pouvoir de décision plus instantané."
La mission du CCE aidée par Acumatica
Grâce à la mise en œuvre d'Acumatica pendant la pandémie, le CCE a assuré la continuité de ses activités en s'adaptant facilement aux exigences inattendues du travail à domicile (tout en réduisant le gaspillage de papier). L'organisation à but non lucratif a également lancé des programmes en ligne accessibles aux participants dans l'ensemble des États-Unis, ce qui lui permet de toucher davantage de personnes tout en augmentant ses résultats.
En fin de compte, leur mission de répondre aux besoins de leurs communautés n'a jamais été aussi soutenue qu'aujourd'hui. Regardez leur vidéo ici.
"Acumatica est extraordinaire", déclare Elizabeth Klug, spécialiste des finances à l'échelle de l'État. "Il n'existe pas de logiciel spécialement conçu pour les organisations à but non lucratif, mais Acumatica est pratiquement capable de gérer tout ce dont nous avons besoin. Nous n'avons rien trouvé que nous ne puissions faire avec Acumatica.
Découvrez plus de détails sur l'expérience de CCE avec Acumatica dans leur témoignage client et examinez en profondeur les différences entre Acumatica et Sage.
En tant que système basé sur le cloud, Acumatica est une option primée qui mérite d'être examinée. Contactez notre équipe dès aujourd'hui pour plus d'informations et/ou pour planifier une démonstration.
