Comment l'IA intégrée aide les équipes financières à clôturer leurs comptes plus rapidement

Clôturer les comptes plus rapidement : comment les logiciels de comptabilité basés sur l'IA donnent plus de moyens aux équipes financières

Selon le cabinet d'analyse international Gartner, les entreprises qui mettront en œuvre une seule mesure pourront accélérer leur processus de clôture financière de 30 % d'ici 2028 : l'utilisation d'une solution ERP basée sur le cloud et intégrant des assistants IA.

Dans un communiqué de presse présentant cette prévision qui va bouleverser le secteur, Mike Helsel, directeur senior de la recherche au sein du pôle Finance de Gartner, a déclaré : « Les applications ERP financières dans le cloud apporteront, dans un avenir proche, davantage d’automatisation, de visibilité et d’efficacité aux fonctions financières grâce à l’intégration de l’apprentissage automatique, de l’IA générative et des agents IA. »

Aujourd’hui, nous allons voir comment un logiciel de comptabilité basé sur l’IA, intégré à un ERP moderne, offre ces avantages — et pourquoi vous n’avez pas besoin d’attendre 2028 pour tirer parti de l’automatisation de la clôture financière.

Qu'est-ce qu'une clôture financière basée sur l'IA ?

Comme vous le savez, le processus comptable complexe de clôture de fin de mois implique une multitude de tâches, allant du rapprochement des comptes et des opérations à la passation des écritures comptables, en passant par la vérification des soldes des comptes fournisseurs et des comptes clients, ainsi que la détection et la correction des éventuels écarts. Les informations recueillies au cours de ce processus servent à établir les états financiers (par exemple, le bilan, le compte de résultat, le tableau des flux de trésorerie), que les parties prenantes utilisent pour évaluer la situation financière actuelle de l'entreprise et déterminer les prochaines mesures financières à prendre.

Une clôture financière s’appuyant sur l’IA intégrée permet d’atteindre le même objectif, mais au lieu de reposer uniquement sur des processus manuels et le travail humain, l’IA et l’automatisation rationalisent chaque tâche, identifient les tendances et mettent en évidence les exceptions. Ensemble, elles allègent la charge en temps et en ressources que les professionnels de la finance, qui s’appuient sur les processus traditionnels de clôture de fin de mois, doivent supporter chaque mois.

Pourquoi les processus traditionnels de clôture de fin de mois prennent-ils autant de temps ?

La clôture traditionnelle de fin de mois, réalisée à l'aide de solutions de gestion d'entreprise basiques ou obsolètes, nécessite de consacrer plusieurs heures à la collecte d'informations provenant de systèmes disparates et de tableurs. Une fois les données compilées, une personne ou une équipe doit les saisir manuellement dans le logiciel de comptabilité. Les membres de l'équipe doivent ensuite procéder au rapprochement des informations entre les différents systèmes afin de détecter et de corriger les éventuels écarts ou anomalies.

Qu'il s'agisse d'une entreprise à entité unique ou à entités multiples, le processus de clôture est complexe et ne cessera de gagner en complexité, ce qui freine la productivité et compromet la précision, dans la mesure où les entreprises gèrent, ajustent et répartissent les informations financières en s'appuyant sur des ressources humaines plutôt que sur des technologies spécialement conçues à cet effet.

Comment Acumatica aide les équipes financières à accélérer la clôture des comptes

Pour reprendre un dicton célèbre : « L'erreur est humaine ; boucler les comptes de fin de mois relève d'une intervention divine. » Dans ce cas précis, cette intervention divine prend la forme d'une solution ERP (Enterprise Resource Planning) basée sur l'intelligence artificielle, telle qu'Acumatica Cloud ERP.

Grâce à son logiciel de gestion financière avancé, Acumatica centralise les données de votre entreprise. Il remplace ainsi les tableurs sources d’erreurs et les informations cloisonnées en regroupant les données financières et opérationnelles en un seul et même endroit, créant ainsi une source unique et fiable d’informations. Ces systèmes intégrés permettent d’accéder à des chiffres précis en temps réel, et ce, tous les jours du mois.

Loin d'être une tâche vaine, la clôture de fin de mois devient un gage d'efficacité.

Réduire la saisie manuelle

La saisie automatisée des transactions évite d’avoir à suivre, enregistrer et comptabiliser manuellement les données financières. Lorsqu’une commande, une facture, un justificatif de dépenses ou un paiement à un fournisseur est saisi à l’aide de la fonctionnalité de reconnaissance de documents basée sur l’IA d’Acumatica, les informations sont automatiquement affectées aux comptes appropriés dans tous les services, ce qui permet aux entreprises de gagner du temps et de réduire les erreurs de saisie manuelle.

Automatiser le rapprochement bancaire

Le rapprochement bancaire automatisé comprend des flux bancaires qui synchronisent les données bancaires avec la gestion de trésorerie, ainsi que des fonctionnalités de rapprochement intelligent qui associent les transactions quotidiennes aux factures en cours, aux dépenses et aux écritures du grand livre. Les workflows financiers automatisés permettent de garantir l'exactitude des soldes, des opérations bancaires, des virements et des rapprochements.

Détection des anomalies comptables grâce à l'IA : identifier plus tôt les transactions inhabituelles

Grâce à la détection des anomalies par IA , via les outils avancés de reporting, les tableaux de bord et le logiciel de veille économique d’Acumatica, les entreprises sont alertées en cas de schémas ou de tendances inhabituels, identifiés grâce à une analyse basée sur l’IA de leurs transactions habituelles et de leur historique. Les niveaux de gravité, allant de « normal » à « moyen » puis à « significatif », permettent aux membres de l’équipe d’évaluer chaque risque qui se présente et de prendre des décisions en toute connaissance de cause.

Suivre les données financières en temps réel

La différence entre une entreprise proactive et une entreprise réactive réside dans le fait d'analyser les données financières en temps réel grâce à un système intelligent, plutôt que de ne détecter les erreurs qu'à la fin du mois ou après. Les entreprises proactives anticipent les difficultés et disposent ainsi du temps nécessaire pour agir, tandis que les entreprises réactives doivent se démener pour résoudre un problème qui peut s'avérer coûteux.

« La plupart des crises financières ne s’annoncent pas », écrit Ovais Muhammad, chef de produit senior au sein du service Gestion des produits chez Acumatica, dans un article récent. « Un retard de paiement par-ci, une dépense imprévue par-là, une erreur de tarification qui échappe au contrôle. Aucun de ces éléments ne semble urgent et peut même passer inaperçu le jour même où il se produit. Mais ils peuvent s’accumuler. Lorsque ces chiffres alarmants apparaissent dans un rapport de fin de mois, le problème vous a déjà coûté cher. »

Pourquoi l'IA embarquée est-elle importante ?

Bien sûr, la manière dont votre ERP basé sur l’IA est mis à disposition peut avoir une incidence sur son efficacité à aider vos équipes financières à améliorer leurs processus de clôture de fin de mois. Il existe des solutions où l’IA est ajoutée en post-construction et d’autres où elle est intégrée d’origine. Cette différence a son importance.

Dans un article récent, Omar Ghazi, d'Acumatica, explique qu'un outil d'IA polyvalent connecté à une solution ERP peut résumer du contenu, répondre à des questions sans contexte système approfondi et extraire des données superficielles à la demande. En comparaison, l'intégration de l'IA au sein même de l'ERP permet d'aller plus loin, en vous donnant la possibilité de concevoir l'IA autour du « modèle de données, de la logique des flux de travail et des relations qui donnent tout son sens aux données de l'ERP ».

La différence réside entre le fait que l'IA ait des informations sur votre ERP et qu'elle connaisse réellement votre ERP. Voici à quoi cela ressemble pour les utilisateurs d'Acumatica.

« Acumatica, grâce à sastratégie produit axée sur l’IA, intègre une IA pratique, sécurisée et évolutive à sa technologie ERP », écrit Omar. « Notre approche ne consiste pas à ajouter des outils et des fonctionnalités d’IA à des systèmes ERP obsolètes, mais à intégrer ces capacités dans les flux de travail des technologies de gestion d’entreprise afin qu’elles s’intègrent de manière transparente à vos processus métier. Notre assistant IA fonctionne directement au sein de l’ERP, avec un accès en temps réel à l’état des flux de travail, aux relations entre les entités et au contexte du système qui donne tout son sens aux données. C’est ce contexte qui lui permet de répondre de manière fiable à des questions opérationnelles, et pas seulement de faire remonter les données qui se cachent derrière. »

Comment mesurer les progrès réalisés en matière de clôture financière

Vous comprenez comment se déroule la clôture de fin de mois pour les équipes financières qui utilisent l'IA en comptabilité (et celles qui ne le font pas), mais comment évaluer dans quelle mesure une solution ERP basée sur l'IA améliore ce processus ?

Voici quelques indicateurs clés de performance (KPI) qui peuvent vous aider :

• Délais de clôture : nombre de jours nécessaires à votre équipe financière pour clôturer le mois. Comparez les délais de traitement manuel et automatisé afin d'avoir une idée précise des progrès réalisés.
• Taux de réalisation des rapprochements : pourcentage des rapprochements de comptes financiers attribués qui sont finalisés et validés avant la date limite de fin de mois, calculé selon la formule suivante : (Rapprochements finalisés / Nombre total de rapprochements à effectuer) × 100. Plus ce pourcentage est élevé, plus votre taux de réalisation est élevé.
• Ajustements post-clôture : nombre d'écritures comptables que vous devez passer une fois la clôture mensuelle terminée (par exemple, factures en retard, erreurs de calcul, corrections suite à un audit). Moins il y a d'écritures a posteriori, plus la précision avant la clôture est grande.
• Résolution des anomalies : nombre d'anomalies financières détectées avant la finalisation des rapports financiers. Réduire le nombre d'anomalies et corriger rapidement celles qui sont identifiées permet d'éviter les retards et d'améliorer la précision.

Vers une clôture plus rapide et plus continue

Comme le souligne Gartner, une solution ERP basée sur le cloud et intégrant l'IA peut réduire considérablement le temps que vous consacrez à la clôture mensuelle. Des processus automatisés et intelligents permettent d'obtenir des rapports financiers rapides, efficaces et précis, ce qui vous permet en fin de compte de concentrer votre attention sur les initiatives visant à développer votre activité.

Pour Storm Smart, client d’Acumatica, les flux de travail comptables automatisés d’Acumatica ont changé la donne. L’équipe, qui utilisait auparavant 15 applications distinctes, a économisé 20 heures de saisie manuelle par semaine et a réduit la durée de sa clôture mensuelle de 10 jours ouvrés à trois, soit une amélioration de 70 %.

« Acumatica a véritablement transformé le mode de fonctionnement de notre entreprise », déclare Jennifer Pellechio, directrice des systèmes d’information. « Nous avons personnalisé la plateforme pour qu’elle s’intègre parfaitement à nos systèmes CRM et CPQ, faisant ainsi de cette solution ERP notre source de référence absolue. Elle est incroyablement facile à utiliser et garantit la continuité des activités grâce à son caractère collaboratif et flexible. L’accès aux données en temps réel a considérablement amélioré notre efficacité et notre prise de décision. »

Prêt à transformer votre clôture de fin de mois et votre entreprise ? Contactez-nous dès aujourd'hui pour vous lancer.