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Les petites et moyennes entreprises (PME) sont le moteur de l'économie américaine, mais cette économie reste marquée par l'incertitude, avec des menaces permanentes de conflits internationaux, des tensions commerciales et des pressions inflationnistes persistantes.
Alors que les grandes entreprises continuent de réduire leurs effectifs et de se restructurer, de nombreuses petites et moyennes entreprises avec lesquelles je me suis entretenu sont optimistes. Leur volonté de réussir est alimentée par cet optimisme et par les possibilités de croissance et d'expansion qu'elles entrevoient. Cependant, leur détermination à croître est souvent rendue difficile par certains problèmes communs auxquels de nombreuses PME sont confrontées. Il s'agit notamment de la pénurie de talents, qui a rendu les prévisions financières problématiques, a eu un impact sur la trésorerie de l'entreprise et a augmenté l'endettement global de l'entreprise. Malheureusement, cette pression financière est souvent l'une des principales raisons de la faillite des entreprises.
Comment ces petites et moyennes entreprises - le moteur de notre économie - peuvent-elles surmonter cette pression constante et connaître la croissance face aux défis économiques ? L'une des solutions consiste à ne plus dépendre d'un simple logiciel de gestion ou de solutions anciennes dépassées, mais d'adopter des systèmes de gestion financière modernes.
Qu'est-ce qu'un système de gestion financière (SGF) et pourquoi les PME en ont-elles besoin ?
Les systèmes de gestion financière aident les entreprises à gérer leurs activités. Il s'agit de plateformes logicielles qui permettent aux entreprises de suivre, de gérer et de développer efficacement leurs ressources financières grâce à des fonctions intégrées de comptabilité, de budgétisation, de planification financière, de reporting financier et de gestion de la trésorerie.
Grâce à ces fonctionnalités, les chefs d'entreprise obtiennent une vision claire de la santé financière de l'organisation, ce qui leur permet de prendre des décisions fondées sur des données qui améliorent la rentabilité.
Comment un système de gestion financière peut transformer les opérations de l'entreprise
Comme nous l'avons vu, une solution ERP et ses fonctions de gestion financière offrent un certain nombre d'avantages pour l'entreprise. Ensemble, ces avantages transforment les entreprises et leur mode de fonctionnement.
Par exemple, une solution ERP aide les PME à gérer leurs revenus, leurs actifs et leurs dépenses à partir d'une plateforme unique. Les informations financières entrent et sortent du même système, ce qui permet de disposer d'une source unique de vérité comptable. Elle fournit également des données en temps réel qui peuvent être utilisées pour améliorer les prévisions financières et les budgets. Les fonctions automatisées basées sur l'intelligence artificielle et l'apprentissage automatique éliminent de nombreuses tâches manuelles, ce qui réduit les erreurs humaines et les erreurs de données.
Cependant, pour que les petites et moyennes entreprises (PME) puissent exploiter pleinement ces avantages transformateurs, elles doivent choisir un logiciel de gestion financière qui offre une personnalisation adaptée à leurs exigences uniques et à leurs contraintes budgétaires. Avec une pléthore d'options disponibles, allant du logiciel de comptabilité de base aux solutions complètes de planification des ressources de l'entreprise (ERP), les PME devraient donner la priorité aux solutions ERP plutôt qu'aux outils comptables simplistes. Les logiciels ERP offrent de solides fonctionnalités financières, notamment la possibilité de.. :
- Connecter plusieurs départements et applications (par exemple, les finances, les ventes, les opérations de marketing et les applications tierces), en veillant à ce que les données importantes soient accessibles à toutes les équipes.
- Synchroniser et mettre à jour les données pour gérer les processus de planification, d'investissement et de conformité.
- Évaluer la santé financière globale grâce à des outils de reporting et d'analyse sophistiqués et intégrés.
Bien qu'il présente de nombreux avantages, il est nécessaire de bien se renseigner pour savoir quel est le meilleur système de gestion financière pour une entreprise.
Comment choisir le bon système de gestion financière
En répondant à ces quatre questions, les entreprises auront une idée plus précise du système qui leur conviendra le mieux.
Quels sont nos besoins actuels et futurs ? Les PME doivent déterminer ce dont elles ont besoin pour réussir sur le marché d'aujourd'hui et de demain, qu'il s'agisse de fonctionnalités spécifiques à leur secteur ou de la possibilité d'adapter un système à leurs besoins particuliers.
Le système est-il évolutif ? La croissance est souvent le critère de référence utilisé par les entreprises pour évaluer leur succès. Si le système de gestion financière choisi ne peut pas évoluer en même temps que l'entreprise et s'adapter aux changements internes et externes, ce n'est pas le bon choix.
Chaque membre de l'équipe peut-il utiliser le système ou apprendre à l'utiliser facilement ? Investir dans un nouveau système représente une dépense considérable, et ce sera peine perdue si les membres de l'équipe trouvent le système difficile à utiliser.
Quelle est la difficulté d'intégrer le système à une application tierce ? Quel que soit le degré d'exhaustivité d'un système de gestion financière, une entreprise peut avoir besoin d'y connecter d'autres applications très spécifiques. Si ces intégrations sont difficiles, voire impossibles, ce n'est pas le bon système.
Comment un système de gestion financière garantit-il l'exactitude des données financières et la sécurité ?
Ces questions clés - et leurs réponses - sont essentielles pour choisir un système de gestion financière, mais chaque PME doit également se poser une autre question avant de faire un achat : "Le fournisseur du logiciel proposera-t-il des données financières exactes et des protocoles de sécurité de premier ordre ?
En recherchant activement les avis des fournisseurs et en menant des recherches approfondies sur leurs protocoles de sécurité, les entreprises peuvent confier en toute confiance leurs données financières à une solution fiable. Cette diligence implique de vérifier que tout ERP ou toute solution de gestion financière intégrée envisagé(e) possède des antécédents démontrables en matière de.. :
- Maintenir ses centres de données.
- Hébergement sur une plateforme sécurisée (par exemple, Amazon Web Services, qui crypte automatiquement les données qui entrent dans ses réseaux mondiaux et fournit des outils pour se conformer aux réglementations sectorielles).
- Fournir des mises à jour automatiques des logiciels.
- la mise à niveau de son matériel informatique si nécessaire.
- S'assurer que les données stockées dans le système sont à l'abri des cyberattaques et des pirates informatiques grâce à des contrôles, des tests et des sauvegardes réguliers.
Comment obtenir un avantage concurrentiel grâce à un système intégré de gestion financière ?
Pour réussir, il est essentiel d'acquérir un avantage concurrentiel par rapport aux PME qui fournissent des produits ou des services similaires. Mais savoir comment obtenir cet avantage peut être un défi - à moins qu'une entreprise ne soit comme The Learning Lab, une organisation privée d'enrichissement éducatif qui a reconnu la puissance de la mise en œuvre de la bonne solution ERP avec un logiciel de gestion financière intégré.
Basée à Singapour, The Learning Lab avait besoin d'une solution ERP basée sur le cloud pour centraliser et gérer ses différents systèmes financiers, de gestion de la relation client et de planification des cours. Selon le directeur financier Ying-Jian Chan, la croissance n'était pas possible dans un environnement aussi déconnecté et cloisonné.
"L'entreprise utilisait un logiciel de comptabilité très obsolète pour la tenue des comptes de base", explique M. Chan. "Notre équipe financière a réalisé que ce logiciel n'était pas viable compte tenu de notre volume et de notre croissance et a entrepris de le remplacer par une solution financière robuste pour la gestion de la trésorerie, les notes de frais et l'approvisionnement."
Après avoir soigneusement examiné ses options ERP, l'équipe de The Learning Lab a choisi Acumatica et s'en est félicitée. Avec Acumatica, ils ont pu :
- Éliminer les postes axés sur la saisie manuelle des données entre les différents systèmes financiers.
- Fournir à chaque employé un accès au système au niveau de sécurité approprié.
- Redonnez du temps à l'équipe financière en demandant aux employés de saisir eux-mêmes leurs notes de frais.
The Learning Lab dispose désormais d'une vision en temps réel de ses processus de gestion des comptes clients et fournisseurs et d'une version unique de la vérité pour toutes les parties prenantes.
"La mise en place d'une solution telle qu'Acumatica avec des processus commerciaux efficaces garantit que nous disposons d'une bonne gouvernance financière et de contrôles en place", explique M. Chan. "Acumatica étant basé sur le cloud, il nous permet de travailler n'importe où, n'importe quand, et c'est dans cette direction que tout se dirige.
En savoir plus sur Acumatica
L'histoire de la réussite d'Acumatica, qui a permis à The Learning Lab de gérer sa santé financière, d'acquérir un avantage concurrentiel et de prospérer au milieu des défis économiques, souligne l'importance du choix d'un système de gestion financière approprié. Acumatica propose une solution ERP cloud moderne, innovante et sécurisée, spécialement conçue et développée pour répondre aux besoins des PME d'aujourd'hui en connectant leurs organisations de bout en bout, en fournissant des informations approfondies, en rationalisant les flux de travail et en assurant une collaboration transparente dans l'ensemble de l'organisation.
Pour en savoir plus sur la façon dont Acumatica et notre logiciel ERP en nuage peuvent aider les PME à se développer en période de turbulences économiques, contactez nos experts dès aujourd'hui.
Pour en savoir plus sur l'importance des systèmes de gestion financière, lisez l'article du PDG John Case dans Forbes, "De la survie à la croissance : Leveraging the Power of Financial Management Systems (De la survie à la croissance : tirer parti de la puissance des systèmes de gestion financière)."
