Réduire les taux de rupture de stock grâce aux outils de planification de la demande

Introduction

Aujourd'hui, les consommateurs, qu'ils achètent en magasin ou en ligne, ont des attentes élevées. Ils recherchent une satisfaction immédiate ainsi qu'une expérience d'achat pratique et personnalisée, et si votre entreprise ne répond pas à leurs attentes, ils se tourneront sans hésiter vers vos concurrents. Pour éviter de perdre des clients, vous devez gérer efficacement vos stocks afin de ne jamais vous retrouver en rupture de stock.

Qu'est-ce qu'une rupture de stock dans le monde des affaires ? Nous donnerons une définition de la rupture de stock et examinerons ce que sont les taux de rupture de stock, pourquoi les ruptures de stock se produisent, et comment vous pouvez éviter les ruptures de stock.

Comment réduire les taux de rupture de stock grâce aux outils de planification de la demande

On parle de rupture de stock lorsqu'un client est prêt à acheter, mais que l'article n'est pas disponible. Les conséquences sont immédiates : perte de chiffre d'affaires, clients mécontents, frais d'expédition d'urgence et équipes commerciales contraintes de s'excuser. Pire encore, certains clients ne se plaignent pas. Ils partent, tout simplement.

Pour réduire les taux de rupture de stock, commencez par identifier où et pourquoi ces ruptures se produisent. Reliez ensuite les données relatives aux stocks, aux ventes, aux achats, à l'entrepôt et aux fournisseurs au sein d'un même système afin que les outils de planification de la demande puissent signaler les risques plus tôt. Une bonne prévision ne rendra pas les chaînes d'approvisionnement parfaites. Je ne ferais confiance à aucun fournisseur qui prétendrait le contraire. Mais elle peut aider les équipes à ne plus considérer chaque rupture de stock comme une surprise.

Les ruptures de stock expliquées : Définition, taux et coût

Qu'est-ce qu'une rupture de stock ?

On parle de rupture de stock, ou de situation « hors stock » (OOS), lorsqu'un produit n'est pas disponible à la vente ou ne peut être livré au moment où un client souhaite l'acheter.

Les ruptures de stock se manifestent de différentes manières :

• Un client ne peut pas ajouter d'article à son panier en ligne.
• Un commercial ne peut pas garantir la disponibilité des stocks.
• L'entrepôt n'est pas en mesure de préparer la commande.
• Une étagère du magasin est vide alors que le système indique qu'il y a du stock.
• Un fabricant ne peut pas achever la production car il manque un composant.

Cet dernier exemple est révélateur. Les ruptures de stock ne sont pas seulement un problème propre au commerce de détail. Les distributeurs, les fabricants, les vendeurs en ligne, les grossistes et les équipes de terrain en subissent tous les conséquences lorsque l'offre et la demande ne sont plus en phase.

Les surstocks se produisent lorsque les stocks sont trop importants, ce qui peut entraîner des coûts supplémentaires ou la nécessité de réduire les prix des produits. Les ruptures de stock sont tout aussi problématiques. Elles sont toutes deux le signe d'une mauvaise gestion des stocks. Si vous ne gérez pas bien vos stocks, vous ne pourrez pas répondre à la demande des clients et vos bénéfices en souffriront.

Calcul du taux de rupture de stock

Le taux de rupture de stock indique la fréquence à laquelle les clients ou les commandes sont affectés par l'indisponibilité des stocks. Vous pouvez calculer votre taux global de rupture de stock à l'aide de la formule suivante :

Nombre de ruptures de stock/Nombre total de commandes x 100 = Taux de rupture de stock

Voici un exemple. Si votre entreprise enregistre 5 ruptures de stock sur 100 commandes, le taux de rupture de stock est de :

5/100 x 100 = 5 % de rupture de stock

Ce chiffre est utile, mais il ne doit pas être le seul que vous surveillez. Un taux de rupture de stock de 5 % sur des articles à faible marge et à faible rotation peut être gênant. Un taux de rupture de stock de 5 % sur votre référence la plus vendue en pleine saison, c'est une catastrophe.

Suivez les ruptures de stock par référence, entrepôt, segment de clientèle, canal de distribution, fournisseur et saison. Les tendances sont plus importantes que les moyennes.

Comment calculer le coût d'une rupture de stock

Vous pouvez ensuite déterminer le coût de ces ruptures de stock à l'aide de la formule du coût de rupture de stock.

Jours de rupture x Nombre moyen d'unités par jour x Prix unitaire = Coût de la rupture de stock

Par exemple, si un produit est en rupture de stock pendant 4 jours, se vend normalement à raison de 20 unités par jour et coûte 50 $ l'unité, le coût direct de la rupture de stock est de :

4 × 20 × 50 $ = 4 000 $

Ce n'est là que le coût visible. Les coûts cachés peuvent être encore plus lourds :

• Perte de clients fidèles
• Baisse de la confiance des clients
• Critiques négatives
• Transport express
• Modifications manuelles des commandes
• Escalades au sein de l'équipe commerciale
• Baisse du classement sur la plateforme
• Retards de production
• Pénalités liées au niveau de service

Je m'inquiète davantage des coûts cachés que d'une seule vente manquée. Une rupture de stock incite les clients à aller voir ailleurs.

Quelles sont les causes des ruptures de stock dans les chaînes d'approvisionnement modernes ?

Les ruptures de stock résultent généralement d'une combinaison de perturbations externes et de problèmes internes. Vous ne pouvez pas contrôler tous les retards portuaires, les intempéries, les grèves ou les pics de demande. En revanche, vous pouvez contrôler la rapidité avec laquelle vos systèmes détectent les risques et l'efficacité avec laquelle votre équipe y réagit.

Parmi les causes courantes, on peut citer :

• Inventaires inexacts
• Retards de livraison des fournisseurs
• Mauvaise prévision de la demande
• Les fluctuations saisonnières de la demande
• Des promotions que les équipes de planification n'ont pas repérées assez tôt
• Délais de livraison longs ou irréguliers
• Systèmes cloisonnés de vente, d'achat, de gestion des stocks et de gestion financière
• Planification manuelle à l'aide d'un tableur
• Points de réapprovisionnement erronés
• Stock de sécurité insuffisant pour les articles à haut risque
• Lenteur des processus de réception ou de transfert
• Stock enregistré au mauvais emplacement
• Retards de production dus à un manque de matériaux

Les ruptures de stock les plus frustrantes sont celles qui auraient pu être évitées. L'article se trouvait dans un autre entrepôt. Le retard du fournisseur était déjà connu. La promotion était prévue au calendrier. Les données existaient, mais elles étaient bloquées dans un système que l'équipe de planification n'utilisait pas.

C'est là que les outils de planification de la demande prennent tout leur sens.

Outils de planification de la demande au sein d'une solution ERP

Pourquoi la planification de la demande basée sur un ERP est plus efficace que celle réalisée à l'aide de tableurs

Les tableurs sont polyvalents. Mais ils sont aussi fragiles, difficiles à contrôler et souvent déconnectés de la réalité opérationnelle.

La planification de la demande intégrée à un progiciel de gestion d'entreprise (ERP) est plus efficace, car elle relie les données nécessaires à la prise de décisions en matière de réapprovisionnement : commandes client, niveaux de stock, achats, opérations d'entrepôt, fiches fournisseurs, données financières et prévisions.

De nombreuses solutions ERP proposent des modules dédiés au commerce de détail, à la fabrication et à la distribution, qui offrent des outils de planification de la demande permettant de prévoir les besoins futurs des clients. Grâce à des fonctionnalités d'analyse commerciale (notamment l'apprentissage automatique et l'intelligence artificielle), à la planification des besoins de distribution et à l'automatisation des processus de gestion des stocks, vous pouvez gérer les quantités commandées, définir des stocks de sécurité (stocks supplémentaires servant de filet de sécurité en cas de pic de demande ou de rupture d'approvisionnement), optimiser les taux de rotation des stocks, éviter les commandes urgentes, recevoir des alertes de réapprovisionnement, et bien plus encore.

De plus, la plupart des solutions ERP s'intègrent parfaitement aux applications tierces, y compris aux applications avancées de planification de la demande. Ensemble, ces outils de planification de la demande, de gestion des stocks et de distribution vous aident à limiter, voire dans de nombreux cas à éliminer, les ruptures de stock.

Quels indicateurs de stock faut-il suivre ?

Le taux de rupture de stock est l'indicateur principal, mais il doit être étayé. Utilisez ces indicateurs clés de performance (KPI) pour déterminer si votre processus de planification de la demande s'améliore :

Taux de couverture

Le taux de satisfaction des commandes mesure le pourcentage de la demande des clients satisfait à partir des stocks disponibles. Un taux de satisfaction élevé se traduit généralement par moins de ventes manquées et moins de commandes en attente.

Rotation des stocks

Le taux de rotation des stocks indique à quelle fréquence les stocks sont vendus et renouvelés sur une période donnée. Un faible taux de rotation peut être le signe d'un surstockage. Un taux de rotation élevé peut être un signe de bonne santé, mais s'il s'accompagne de ruptures de stock fréquentes, cela signifie que vous gérez vos stocks de manière trop rigoureuse.

Précision des prévisions

La précision des prévisions consiste à comparer la demande prévue à la demande réelle. Ne cherchez pas la perfection. Concentrez-vous plutôt sur les erreurs de prévision importantes concernant les références clés et corrigez-en les causes.

Jours de rupture de stock

La durée de rupture de stock indique depuis combien de temps un article n'est plus disponible. Cette information est particulièrement utile pour les articles très demandés, les produits saisonniers et les composants essentiels.

Taux de commandes en attente

Le taux de commandes en attente indique la fréquence à laquelle les commandes ne peuvent être honorées dans les délais en raison d'une rupture de stock.

Variabilité des délais de livraison

Le délai moyen est utile. Mais c'est la variabilité des délais qui est plus révélatrice. Si un fournisseur livre parfois en 7 jours et parfois en 30, votre stratégie de stock de sécurité doit tenir compte de ce risque.

Comment réduire les taux de rupture de stock : un guide pratique

1. Commencez par améliorer la précision de vos stocks

Des données d'inventaire erronées conduisent à des prévisions absurdes mais présentées comme fiables. Avant de compliquer davantage la planification, assurez-vous que les registres d'inventaire correspondent bien à l'inventaire physique.

Commencez par les références à fort impact. Comparez les quantités enregistrées dans le système aux inventaires réels en entrepôt. Recherchez les problèmes récurrents tels que les transferts non enregistrés, les retards de réception, les unités de mesure erronées, les erreurs de préparation des commandes et les stocks entreposés au mauvais emplacement.

L'inventaire tournant est utile car il permet de faire de la précision une routine plutôt qu'un moment de panique annuel.

2. Classer les stocks par niveau de risque et par valeur

Toutes les références ne méritent pas le même traitement en matière de planification. Certains articles génèrent des marges élevées, se vendent très rapidement ou sont essentiels à la relation client. D'autres peuvent être en rupture de stock sans que cela n'entraîne de conséquences graves.

Utilisez l'analyse ABC, la rotation des articles, la marge, l'importance des clients et la fiabilité des fournisseurs pour déterminer les domaines prioritaires. Une stratégie de prévention des ruptures de stock qui traite toutes les références de la même manière entraînera un gaspillage d'argent.

N'hésitez pas à donner votre avis. Défendez les produits qui garantissent les revenus.

3. Vérifier les seuils de réapprovisionnement et le stock de sécurité

Les seuils de réapprovisionnement et les niveaux de stock de sécurité doivent refléter la demande réelle, les délais de livraison et le comportement des fournisseurs. S'ils ont été fixés il y a des années et n'ont jamais été réexaminés, ils sont probablement erronés.

Mettez à jour ces paramètres lorsque la demande évolue, que les fournisseurs ne respectent pas les délais de livraison, que la saisonnalité change ou que de nouveaux canaux de vente modifient les habitudes de commande.

4. Ajouter la prévision de la demande

La prévision de la demande permet d'estimer les ventes futures en s'appuyant sur l'historique de la demande, les tendances actuelles, la saisonnalité et le contexte économique.

Les données de vente récentes ont souvent plus de poids que les tendances passées, surtout lorsque la demande évolue rapidement. Pour de nombreuses entreprises, les dernières semaines ou les derniers mois fournissent des indications plus utiles que la même période il y a trois ans.

Pour autant, l'aspect humain reste essentiel. Une prévision ne peut pas tenir compte du fait qu'un client important lance une promotion le mois prochain ou qu'un concurrent vient de se retirer du marché. Les équipes commerciales, opérationnelles et des achats devraient examiner ensemble les écarts par rapport aux prévisions.

5. Automatiser les recommandations de réapprovisionnement

Le réapprovisionnement manuel est lent et peut facilement donner lieu à des oublis. Le réapprovisionnement automatisé peut proposer des commandes d'achat, des transferts ou des actions de production en fonction de la demande, des stocks disponibles, des commandes en cours, des délais de livraison, des stocks de sécurité et des règles de réapprovisionnement.

L'automatisation ne doit pas remplacer le jugement humain. Elle doit simplement nous éviter la fastidieuse recherche des problèmes.

Les planificateurs devraient consacrer davantage de temps à l'examen des exceptions et moins de temps à la saisie de données d'un système à l'autre.

6. Relier les données relatives aux achats, à l'entrepôt et aux ventes

Les ruptures de stock surviennent souvent à cause d'un manque de coordination entre les services. Le service commercial constate une hausse de la demande. Le service des achats sait qu'un fournisseur est en retard. L'entrepôt sait que la réception des marchandises est en retard. Le service financier sait que les coûts de stockage sont trop élevés.

Lorsque ces signaux ne sont pas pris en compte, l'entreprise réagit trop tard.

Un système ERP connecté offre aux équipes une vue d'ensemble commune sur les stocks disponibles, les engagements, les arrivages et les risques.

7. Passer en revue les exceptions chaque semaine

La planification de la demande n'est pas un projet que l'on met en place une fois pour toutes. Il convient d'examiner régulièrement les rapports d'anomalies.

Recherchez :

• Articles dont le stock est inférieur au niveau de sécurité
• Produits dont la demande est en hausse
• Commandes passées tardivement
• Modifications des délais de livraison des fournisseurs
• Commandes en cours à risque
• Stock négatif
• Nombre élevé de commandes en attente
• Articles à rotation rapide avec un faible nombre de jours de stock
• Erreurs de prévision sur les références clés

Un bilan hebdomadaire peut vous éviter un mois de course effrénée.

Le rôle des outils de gestion prédictive des stocks

Les outils de gestion prévisionnelle des stocks s'appuient sur des données pour estimer ce qui risque de se produire. Dans le cadre de la planification des stocks, cela consiste à identifier les produits présentant un risque accru de rupture de stock avant que celle-ci ne se produise.

Ces outils peuvent recourir à l'apprentissage automatique, aux prévisions statistiques, à l'analyse des tendances ou à une logique fondée sur des règles. La méthode importe moins que le résultat : des alertes plus précoces et de meilleures décisions en matière de réapprovisionnement.

Les outils prédictifs sont particulièrement utiles lorsque les entreprises gèrent :

• Catalogues comportant un grand nombre de références
• Plusieurs entrepôts
• Demande saisonnière
• Variabilité des fournisseurs
• Canaux de vente en ligne et de vente au détail
• Volumes de commandes élevés
• Réseaux de distribution complexes
• Fabrication de composants
• Tendances de la demande propres à chaque client

Les meilleurs outils prédictifs ne se contentent pas de dire : « Vous risquez d'être à court. » Ils aident à répondre à la question suivante : « Que devons-nous faire maintenant ? »

Preuve de l'impact

En adoptant des solutions ERP modernes basées sur le cloud et dotées defonctionnalités de planification de la demande, comme Acumatica, vous pouvez être sûr que le temps où vous deviez deviner la demande des clients, vérifier manuellement les stocks et subir des erreurs entraînant des ruptures de stock coûteuses est désormais révolu.

La gestion des stocksd'Acumatica prend en charge le réapprovisionnement intelligent, les stocks de sécurité, la saisonnalité, les délais d'approvisionnement, la prévision de la demande, la planification des besoins de distribution, la classification ABC et l'inventaire tournant. Cette combinaison est essentielle, car la prévention des ruptures de stock repose à la fois sur la planification et sur l'exécution.

Les distributeurs peuvent utiliser Acumatica Distribution Management et DRP pour planifier leurs stocks entre les différents entrepôts et optimiser leurs décisions en matière de réapprovisionnement. Les fabricants peuvent recourir à la planification des besoins en composants (MRP) pour réduire le risque de pénurie de pièces susceptibles de retarder la production. Les détaillants et les entreprises du secteur du commerce peuvent relier leurs canaux de vente, leurs stocks et leurs données d'exécution des commandes afin que leurs équipes aient une vision plus claire des produits disponibles à garantir.

En pratique, les avantages sont simples : moins de mauvaises surprises, de meilleures décisions en matière de gestion des stocks et moins de temps passé à s'excuser pour des ruptures de stock qui auraient pu être évitées.

Hedstrom Fitness, l'unique concédant et distributeur des produits d'exercice BOSU, a constaté l'impact de sa décision d'implémenter Acumatica sur ses processus d'inventaire. Outre l'automatisation des inventaires, l'équipe d'Hedstrom Fitness a mis en place un système de comptage par code pour améliorer la précision des stocks et rationaliser le processus d'exécution de plusieurs commandes directement par le biais de l'EDI.

Calculez le retour sur investissement de votre ERP

Exemple : transformer le risque de rupture de stock en mesures concrètes

Imaginons qu'un distributeur commercialise une pièce de rechange très demandée dans trois entrepôts. La demande est en hausse depuis six semaines. Or, le fournisseur principal accuse désormais des retards de livraison. L'un des entrepôts dispose d'un stock excédentaire, un autre n'en a pratiquement plus, et l'équipe commerciale continue de promettre des livraisons en se basant sur des informations de disponibilité obsolètes.

Dans un processus reposant sur des tableurs, il peut arriver que quelqu'un détecte le problème une fois que les commandes ont commencé à prendre du retard.

Dans un système ERP doté d'une fonction de planification de la demande, l'entreprise peut identifier les risques plus tôt. Le système peut signaler les ruptures de stock, recommander un transfert, mettre à jour les besoins d'achat et fournir au service commercial une vision plus précise de la disponibilité des produits.

Cela ne rend pas pour autant la chaîne d'approvisionnement sans heurts. Cela permet simplement de mettre le problème en évidence tant qu'il est encore temps d'agir.

Les erreurs courantes qui contribuent à maintenir un taux de rupture de stock élevé

Accorder trop d'importance à la demande moyenne

Les moyennes masquent les pics. Si un produit se vend en moyenne à 10 unités par jour mais que ce chiffre grimpe à 80 unités pendant les promotions, se baser uniquement sur la moyenne pour planifier mènera à l'échec.

Ne pas tenir compte de la variabilité des délais de livraison

Un fournisseur dont le délai moyen est de 14 jours peut tout de même présenter un risque si les délais de livraison varient entre 7 et 35 jours.

Traiter toutes les références de la même manière

Certains articles méritent des niveaux de service plus élevés. D'autres non. La planification des stocks doit tenir compte de l'impact sur l'activité.

Laisser les services commerciaux et opérationnels travailler à partir de données différentes

Lorsque les équipes des ventes, des achats et de l'entrepôt utilisent des chiffres différents, les clients en ressentent les conséquences.

En attente du rapport sur les ruptures de stock

Un rapport sur les ruptures de stock vous indique ce qui s'est déjà mal passé. La planification de la demande devrait signaler ce qui risque de mal tourner ensuite.

FAQ : Réduire les taux de rupture de stock

Quel est un bon taux de rupture de stock ?

Un bon taux de rupture de stock dépend du secteur d'activité, du type de produit, des attentes des clients et de la marge. Pour les références hautement prioritaires, l'objectif doit être très bas, car même un faible taux de rupture de stock peut nuire au chiffre d'affaires et à la confiance des clients. Il convient de suivre le taux de rupture de stock par référence et par site, plutôt que de se fier uniquement à une moyenne à l'échelle de l'entreprise.

Comment réduire rapidement les taux de rupture de stock ?

Commencez par les références qui entraînent le plus de pertes de chiffre d'affaires ou de réclamations clients. Vérifiez l'exactitude des stocks, passez en revue les bons de commande en cours, mettez à jour les seuils de réapprovisionnement, ajustez les stocks de sécurité et recherchez les possibilités de transfert entre les entrepôts. Utilisez ensuite des outils de planification de la demande pour éviter que ces problèmes ne se reproduisent.

Quelle est la différence entre le taux de rupture de stock et le taux de couverture des commandes ?

Le taux de rupture de stock indique la fréquence à laquelle les articles ne sont pas disponibles lorsque les clients souhaitent les acheter. Le taux de couverture mesure la part de la demande satisfaite à partir du stock disponible. Un taux de couverture élevé signifie généralement moins de ruptures de stock, mais ces deux indicateurs doivent être suivis conjointement.

Comment la prévision de la demande permet-elle d'éviter les ruptures de stock ?

La prévision de la demande permet d'estimer les ventes futures afin que les entreprises puissent planifier leurs achats, leur production, le réapprovisionnement et les stocks de sécurité avant que les stocks ne soient épuisés. Les prévisions sont plus fiables lorsqu'elles s'appuient sur les ventes actuelles, la saisonnalité, les délais de livraison, les commandes en cours et les données réelles sur les stocks.

Un logiciel ERP peut-il réduire les ruptures de stock ?

Oui. Les logiciels ERP permettent de réduire les ruptures de stock en regroupant dans un seul système les données relatives aux stocks, aux ventes, aux achats, à l'entrepôt, aux fournisseurs et aux finances. Grâce à cette visibilité, les entreprises peuvent automatiser le réapprovisionnement, définir des seuils de réapprovisionnement plus pertinents, surveiller les niveaux de stock et réagir plus rapidement en cas de changement de la demande ou de l'offre.

Quelles données sont nécessaires pour prévoir les ruptures de stock ?

Les données utiles pour la prévision des ruptures de stock comprennent les niveaux de stock actuels, les ventes récentes, les prévisions de la demande, les commandes en cours, les bons de commande, les délais de livraison des fournisseurs, les niveaux de stock de sécurité, les seuils de réapprovisionnement, la saisonnalité, les transferts entre entrepôts et les besoins de production.

Conclusion

Les ruptures de stock ne sont que rarement de simples problèmes de stock. Il s'agit de problèmes liés aux données, à la planification, aux fournisseurs et aux processus, qui surviennent au pire moment possible : lorsque le client est prêt à acheter.

Les outils de planification de la demande aident les équipes à identifier les risques plus tôt et à prendre de meilleures décisions en matière d'achats, de réapprovisionnement, de transferts et de production. La meilleure approche consiste à combiner des données de stock précises, des délais de livraison réalistes, un stock de sécurité bien géré, des analyses régulières des exceptions et un système ERP qui permet à toutes les équipes de travailler sur la base des mêmes informations.

C'est ainsi que les entreprises passent de la gestion des ruptures de stock à la prévention de celles-ci.