AcumatiCares
Les petites entreprises constituent l'épine dorsale de l'économie américaine, et leur succès repose sur l'obtention et le soutien d'une base de clientèle solide et de relations précieuses avec les fournisseurs. Mais satisfaire les clients et les fournisseurs peut être un défi, et l'un des plus grands obstacles est la facturation.
Le processus de facturation est trop souvent complexe, et il l'est encore plus lorsqu'une entreprise prépare et paie ses factures manuellement.
S'il s'agit de votre procédure habituelle, il est temps d'envisager les nombreux avantages du traitement automatisé des factures.
Le traitement automatisé des factures (TAF) est une technologie qui utilise l'intelligence artificielle (IA) et l'apprentissage machine (ML) pour automatiser les tâches manuelles liées au traitement des factures. Il peut s'agir de tâches telles que l'extraction de données, la validation, la mise en correspondance et l'approbation.
Aujourd'hui, nous allons voir comment vous pouvez automatiser vos procédures de facturation et pourquoi l'adoption d'une telle automatisation est si importante pour votre entreprise.
Moderniser votre service financier grâce au traitement automatisé des factures
La modernisation de votre service financier pour y inclure le traitement automatisé des factures commence par la mise en œuvre de la bonne technologie, et une solution de planification des ressources de l'entreprise (ERP) est un choix judicieux.
Avec une solution ERP, les données de l'entreprise entrent et sortent d'une base de données centralisée, et ces informations actualisées et synchronisées sont disponibles en temps réel pour tous les membres de l'équipe. La bonne solution ERP devrait également intégrer le traitement automatisé des factures dans son application financière.
Cette capacité vous permettra, à vous et à votre équipe financière, de vous débarrasser du papier et des procédures de facturation manuelles, qui entraînent souvent des erreurs humaines, des retards, des relations tendues avec les fournisseurs, des problèmes de trésorerie, et bien d'autres choses encore. L'automatisation des factures vous permet d'échanger ces problèmes contre de puissants avantages qui améliorent votre activité :
1. Visibilité et précision accrues.
Avec une solution ERP complète, vous aurez une vue directe sur votre processus de facturation. Vous saurez :
- Le nombre de factures envoyées et reçues.
- Combien de clients contestent vos factures et combien de factures de fournisseurs sont contestées.
- Quels sont les clients qui paient ou ne paient pas leurs factures et quelles sont les factures que vous avez ou n'avez pas payées.
Cette visibilité réduit les erreurs et vous permet de suivre facilement et avec précision les achats et les recettes à partir d'une solution unique.
2. Gain de temps et d'argent.
Le traitement manuel des factures est une tâche qui demande beaucoup de temps et d'efforts de la part des employés. De nombreuses étapes doivent être franchies, notamment la collecte des données, la vérification des informations figurant sur la facture, l'obtention des approbations, l'acheminement des paiements au fournisseur approprié et/ou la réception des paiements d'un fournisseur, ainsi que l'établissement de rapports sur les paiements à des fins d'audit.
Les flux de travail automatisés des comptes fournisseurs (AP) et des comptes clients (AR) d'une solution ERP (Enterprise Resource Planning) réduisent l'intervention humaine. Ils augmentent donc la productivité et l'efficacité, car les membres de l'équipe passent de la collecte et du paiement de l'argent à la production de celui-ci.
3. Stockage centralisé des données et des documents
Une solution ERP rassemble des informations provenant de l'ensemble de l'organisation et les stocke dans une seule base de données. Les membres de votre équipe n'auront plus besoin d'accéder à des applications distinctes pour recueillir ou saisir des informations pertinentes. Au lieu de cela, vous disposerez d'un tableau de bord unique et intuitif à partir duquel vous pourrez glaner et partager des données rapidement et facilement.
4. Réduction des cycles de traitement et de paiement
Grâce à une automatisation puissante via le bon système ERP, le temps de traitement des factures peut être réduit de plusieurs heures ou jours à quelques secondes seulement. La réduction des cycles de traitement et de paiement signifie que vous fournissez plus rapidement des factures exactes à vos clients, ce qui devrait se traduire par des paiements plus rapides. Et le fait de payer vos propres factures plus rapidement vous aidera à établir des relations plus solides avec vos fournisseurs.
Comment nous pouvons vous aider
Le traitement automatisé des factures est une fonctionnalité essentielle pour les entreprises d'aujourd'hui, et les sociétés qui recherchent cette capacité doivent se poser une question importante : quelle solution ERP offre les meilleurs résultats ? Nous pensons que la réponse est Acumatica.
Acumatica est une solution ERP en nuage complète et primée qui offre aux petites et moyennes entreprises comme la vôtre le logiciel de gestion financière dont elles ont besoin pour prospérer dans n'importe quel secteur d'activité. En plus du traitement automatisé des factures, des informations en temps réel, des clôtures mensuelles rapides et de l'aide continue à la conformité réglementaire, Acumatica fournit.. :
- Une source unique de vérité à l'échelle de l'entreprise.
- Des rapports puissants, à la fois prêts à l'emploi et personnalisables.
- Accès mobile 24/7 pour faciliter la collaboration à distance.
- Utilisateurs illimités, pour que chacun dispose des données dont il a besoin au moment où il en a besoin, sans frais supplémentaires.
- Capacités internationales, y compris des fonctions multidevises.
Le traitement automatisé des factures d'Acumatica, alimenté par l'intelligence artificielle (IA) et l'apprentissage automatique (ML), permet à nos clients d'économiser des heures de travail et de l'argent. Par exemple, il a aidé FSC Lighting à réduire le temps de facturation de cinq jours à seulement 20 minutes.
Chad Treadwell, vice-président des opérations à l'adresse FSC Lighting, explique :
Désormais, [nos tâches administratives] sont effectuées automatiquement chaque jour. Acumatica nous a permis de mieux contrôler notre activité. Auparavant, il arrivait que des factures soient oubliées, ce qui n'est plus le cas aujourd'hui.
Pour Yuri Durovskikh, responsable informatique chez Oil Field Services International (OFSi), le traitement automatisé des factures d'Acumatica était une nécessité absolue.
[Avant Acumatica, la facturation était basée sur des bons de travail manuels, sur papier et sur des copies carbone. Lorsque nous facturions un client, il était extrêmement difficile et fastidieux de retrouver tous les documents liés à cette commande. Le processus de vente manquait également de transparence, car la facturation était effectuée après coup, sans que des bons de commande ne soient créés. Pire encore, le processus de facturation des services sur le terrain était basé sur le papier et envoyé au bureau principal, et ce n'est qu'à ce moment-là que la facture était créée et envoyée au client.
Grâce à Acumatica, OFSi a réduit son délai de facturation de 21 jours à la journée même. M. Durovskikh explique : "Nous pouvons désormais analyser les retards de paiement des clients, savoir qui est le plus gros client à un moment donné et combien nous avons en stock. Nous ne disposions pas de ces informations auparavant.
