Simplifiez vos opérations financières grâce au traitement automatisé des factures

Le traitement automatisé des factures (TAF) est une technologie qui utilise l'intelligence artificielle (IA) et l'apprentissage machine (ML) pour automatiser les tâches manuelles liées au traitement des factures. Il peut s'agir de tâches telles que l'extraction de données, la validation, la mise en correspondance et l'approbation.

Qu'est-ce que le traitement automatisé des factures ?

Les petites entreprises sont le pilier de l'économie américaine, et leur réussite repose sur la fidélisation et le soutien d'une clientèle solide et de précieux fournisseurs. Mais satisfaire à la fois les clients et les fournisseurs peut s'avérer difficile, et l'un des principaux obstacles est la facturation.

Les logiciels de traitement automatisé des factures modernisent ce flux de travail. Au lieu qu'un employé saisisse manuellement les données d'un document PDF ou papier dans un système, le logiciel capture la facture, lit les données à l'aide de la reconnaissance optique de caractères (OCR) et de l'IA, puis la transmet au flux de travail d'approbation.

Cette technologie est essentielle pour moderniser les services financiers. Elle permet aux équipes de se concentrer davantage sur les initiatives stratégiques de croissance plutôt que sur la saisie répétitive de données.

Comment fonctionne le traitement des factures ERP ?

Lorsqu'elle est intégrée à un système de planification des ressources d'entreprise (ERP), la facturation automatisée devient encore plus performante. Une solution ERP centralise les données à l'échelle de l'entreprise, garantissant ainsi que des informations mises à jour et synchronisées sont disponibles en temps réel pour tous les membres de votre équipe.

Voici comment le processus fonctionne généralement :

1. Capture : Le système reçoit les factures par e-mail, par scan ou via un portail.
2. Extraction : L'IA et le ML extraient les données clés (date, montant, fournisseur, lignes de commande).
3. Validation : Le système compare la facture aux bons de commande et aux reçus (triple vérification).
4. Approbation : Les factures validées sont automatiquement transmises pour approbation selon vos règles.
5. Paiement : Une fois approuvé, le paiement est programmé ou exécuté.

Principaux avantages du traitement automatisé des factures

Le passage à un logiciel de traitement automatisé des factures vous permet de remplacer les tâches manuelles fastidieuses par de puissants avantages commerciaux.

1. Visibilité et précision accrues.

Avec une solution ERP complète, vous aurez une vue directe sur votre processus de facturation. Vous saurez :

• Le nombre de factures envoyées et reçues.
• Combien de clients contestent vos factures et combien de factures de fournisseurs sont contestées.
• Quels sont les clients qui paient ou ne paient pas leurs factures et quelles sont les factures que vous avez ou n'avez pas payées.

Cette visibilité réduit les erreurs et vous permet de suivre facilement et avec précision les achats et les recettes à partir d'une solution unique.

2. Gain de temps et d'argent.

Le traitement manuel des factures est une tâche qui demande beaucoup de temps et d'efforts de la part des employés. De nombreuses étapes doivent être franchies, notamment la collecte des données, la vérification des informations figurant sur la facture, l'obtention des approbations, l'acheminement des paiements au fournisseur approprié et/ou la réception des paiements d'un fournisseur, ainsi que l'établissement de rapports sur les paiements à des fins d'audit.

Les flux de travail automatisés des comptes fournisseurs (AP) et des comptes clients (AR) d'une solution ERP (Enterprise Resource Planning) réduisent l'intervention humaine. Ils augmentent donc la productivité et l'efficacité, car les membres de l'équipe passent de la collecte et du paiement de l'argent à la production de celui-ci.

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3. Stockage centralisé des données et des documents

Une solution ERP rassemble des informations provenant de l'ensemble de l'organisation et les stocke dans une seule base de données. Les membres de votre équipe n'auront plus besoin d'accéder à des applications distinctes pour recueillir ou saisir des informations pertinentes. Au lieu de cela, vous disposerez d'un tableau de bord unique et intuitif à partir duquel vous pourrez glaner et partager des données rapidement et facilement.

4. Réduction des cycles de traitement et de paiement

Grâce à une automatisation puissante via le bon système ERP, le temps de traitement des factures peut être réduit de plusieurs heures ou jours à quelques secondes seulement. La réduction des cycles de traitement et de paiement signifie que vous fournissez plus rapidement des factures exactes à vos clients, ce qui devrait se traduire par des paiements plus rapides. Et le fait de payer vos propres factures plus rapidement vous aidera à établir des relations plus solides avec vos fournisseurs.

Réussite concrète avec Acumatica

Le traitement automatisé des factures est une fonctionnalité essentielle pour les entreprises d'aujourd'hui, et les sociétés qui recherchent cette capacité doivent se poser une question importante : quelle solution ERP offre les meilleurs résultats ? Nous pensons que la réponse est Acumatica.

Acumatica est une solution ERP en nuage complète et primée qui offre aux petites et moyennes entreprises comme la vôtre le logiciel de gestion financière dont elles ont besoin pour prospérer dans n'importe quel secteur d'activité. En plus du traitement automatisé des factures, des informations en temps réel, des clôtures mensuelles rapides et de l'aide continue à la conformité réglementaire, Acumatica fournit.. :

• Une source unique de vérité à l'échelle de l'entreprise.
• Des rapports puissants, à la fois prêts à l'emploi et personnalisables.
• Accès mobile 24/7 pour faciliter la collaboration à distance.
• Utilisateurs illimités, pour que chacun dispose des données dont il a besoin au moment où il en a besoin, sans frais supplémentaires.
• Capacités internationales, y compris des fonctions multidevises.

Le traitement automatisé des factures d'Acumatica, alimenté par l'intelligence artificielle (IA) et l'apprentissage automatique (ML), permet à nos clients d'économiser des heures de travail et de l'argent. Par exemple, il a aidé FSC Lighting à réduire le temps de facturation de cinq jours à seulement 20 minutes.

Chad Treadwell, vice-président des opérations à l'adresse FSC Lighting, explique :

Désormais, [nos tâches administratives] sont effectuées automatiquement chaque jour. Acumatica nous a permis de mieux contrôler notre activité. Auparavant, il arrivait que des factures soient oubliées, ce qui n'est plus le cas aujourd'hui.

Pour Yuri Durovskikh, responsable informatique chez Oil Field Services International (OFSi), le traitement automatisé des factures d'Acumatica était une nécessité absolue.

[Avant Acumatica, la facturation était basée sur des bons de travail manuels, sur papier et sur des copies carbone. Lorsque nous facturions un client, il était extrêmement difficile et fastidieux de retrouver tous les documents liés à cette commande. Le processus de vente manquait également de transparence, car la facturation était effectuée après coup, sans que des bons de commande ne soient créés. Pire encore, le processus de facturation des services sur le terrain était basé sur le papier et envoyé au bureau principal, et ce n'est qu'à ce moment-là que la facture était créée et envoyée au client.

Grâce à Acumatica, OFSi a réduit son délai de facturation de 21 jours à la journée même. M. Durovskikh explique : "Nous pouvons désormais analyser les retards de paiement des clients, savoir qui est le plus gros client à un moment donné et combien nous avons en stock. Nous ne disposions pas de ces informations auparavant.

Questions fréquemment posées

Q : Quelle est la différence entre le traitement manuel et le traitement automatisé des factures ?
R : Le traitement manuel repose sur des personnes qui saisissent les données, vérifient les erreurs et transmettent physiquement les documents pour approbation. Le traitement automatisé des factures utilise un logiciel pour saisir les données, les valider par rapport aux enregistrements et les transmettre pour approbation instantanément, sans intervention humaine.

Q : Le traitement automatisé des factures s'intègre-t-il aux systèmes ERP ?
R : Oui, les meilleurs logiciels de traitement automatisé des factures sont conçus pour s'intégrer de manière transparente aux systèmes ERP. Cette intégration garantit que les données circulent automatiquement entre vos modules financiers, commerciaux et d'inventaire, pour une « source unique de vérité ».

Q : Combien de temps la facturation automatisée peut-elle faire gagner à une entreprise ?
R : L'automatisation peut réduire considérablement le temps de traitement, transformant souvent plusieurs jours de travail en quelques minutes. Par exemple, les clients d'Acumatica ont déclaré avoir réduit leur cycle de facturation de 21 jours à un seul jour.

Q : En quoi l'automatisation du traitement des factures contribue-t-elle à la conformité, à la préparation aux audits et à l'atténuation des risques ?
R : L'automatisation réduit les erreurs, crée une piste d'audit numérique sécurisée, renforce les contrôles de conformité et simplifie et accélère considérablement la préparation des audits.

Q : Quelles sont les fonctionnalités clés à évaluer lors du choix d'une solution de traitement automatisé des factures ?
R : Recherchez une intégration ERP transparente, une technologie OCR/IA avancée pour une saisie précise des données et une évolutivité capable de soutenir la croissance de votre entreprise. Privilégiez une interface intuitive et conviviale ainsi que des fonctionnalités de reporting robustes pour bénéficier d'une visibilité sur les dépenses et les performances. Ces fonctionnalités garantissent efficacité, précision et informations exploitables.