AcumatiCares
Posséder et exploiter une petite ou moyenne entreprise (PME) est exigeant et peut être stressant, en particulier pendant la phase de démarrage, lorsque vous êtes à la fois le gestionnaire des ressources humaines, le gourou du marketing, le responsable administratif et l'expert en comptabilité. Parmi ces rôles, la gestion efficace de vos besoins comptables est un aspect essentiel de la gestion de votre entreprise. Selon le Bureau of Labor statistics, cité par Investopedia, environ 20 % des petites entreprises font faillite au cours de leur première année d'existence, notamment parce qu'elles manquent d'argent.
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Il est essentiel de maîtriser les comptes débiteurs (CD), c'est-à-dire votre trésorerie et le montant des sommes qui vous sont dues, et les comptes créditeurs (CP), c'est-à-dire le montant des sommes que vous déboursez. Mais cela peut être plus facile à dire qu'à faire - c'est pourquoi les grandes entreprises disposent de services de comptabilité complets.
En tant que PME, vous n'êtes peut-être pas (encore) en mesure d'engager une équipe complète de professionnels de la comptabilité, mais vous pouvez tout de même assurer la réussite de votre comptabilité. Comment ? En investissant dans une solution complète de planification des ressources de l'entreprise (ERP) avec des fonctionnalités AP et AR intégrées.
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En bref, les systèmes ERP aident les entreprises de toutes tailles à devenir des organisations cohérentes et intelligentes. Ils agissent comme des bases de données centrales, stockant et synchronisant toutes les informations, à l'échelle de l'entreprise. Les employés peuvent ensuite utiliser ces données actualisées et précises pour prendre des décisions stratégiques. Une solution ERP basée sur le cloud offre des capacités supplémentaires et peut être accessible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, en tout lieu.
Les solutions ERP basées sur le cloud permettent d'automatiser et de simplifier les tâches liées à la comptabilité clients et fournisseurs, afin que vous puissiez vous concentrer sur le développement de votre entreprise. Voici cinq avantages liés à l'utilisation d'un système ERP pour l'automatisation des comptes clients et des comptes fournisseurs :
5 avantages de l'ERP pour l'AP et l'AR
1. Amélioration de l'efficacité grâce à l'automatisation pilotée par l'ERP
L'automatisation des tâches manuelles est l'un des meilleurs moyens de faire les choses correctement et rapidement, tout en dépensant un minimum de temps et d'énergie. Grâce aux technologies avancées d'intelligence artificielle (IA) et d'apprentissage automatique (ML), vous pouvez automatiser la saisie et le rapprochement des factures, éliminer les feuilles de calcul et la recherche de documents papier de vos tâches quotidiennes. Cela signifie que vous pouvez consacrer plus de temps et d'énergie à l'innovation, au service à la clientèle et à la croissance de votre résultat net. Par exemple, un logiciel ERP de gestion des comptes clients peut créer et envoyer automatiquement des factures, suivre les paiements et générer des rapports. Les entreprises peuvent ainsi être payées plus rapidement et améliorer leur trésorerie.
2. Visibilité complète sur l'ensemble des flux de travail AP et AR
L'époque où l'on sautait d'une application à l'autre est révolue. Chaque processus métier (commandes, expéditions, données de production, données de projet, achats, notes de frais, etc.) aboutit en temps réel dans les comptes fournisseurs et les comptes clients, sans aucune complexité d'intégration, ce qui offre une visibilité inégalée sur les paiements, les transactions, les dépôts, etc. Et comme votre comptabilité se déroule dans une solution unique, vous pouvez visualiser et établir des rapports sur toutes les transactions à des niveaux granulaires et holistiques, ce qui vous permet d'obtenir des informations approfondies sur la santé financière de votre entreprise. Par exemple, un logiciel d'automatisation des comptes fournisseurs peut suivre l'état des factures, identifier les doublons potentiels et alerter les employés en cas de retard de paiement.
3. Tenue cohérente des dossiers pour les pistes d'audit
Les audits, qu'ils soient externes ou internes, font partie de la vie et, pour les traiter rapidement et efficacement, vous devez fournir des enregistrements précis et cohérents pour tous les paiements et toutes les transactions. Une solution ERP (Enterprise Resource Planning) vous permet d'explorer les états financiers jusqu'aux documents sous-jacents, mettant ainsi à votre disposition des données détaillées sur les comptes fournisseurs et les comptes créditeurs. Vous n'aurez pas à vous inquiéter de savoir si vous restez en conformité avec les réglementations locales, régionales et nationales en constante évolution, car le système s'en charge pour vous. Par exemple, les systèmes ERP peuvent générer automatiquement des rapports d'audit et suivre les modifications apportées aux documents financiers.
4. Sécurité de l'entreprise en nuage
Qu'il s'agisse de chevaux de Troie, de vers, de logiciels espions, de pirates de navigateur, d'enregistreurs de frappe ou autres, les failles de sécurité peuvent être soudaines et sont toujours coûteuses. La bonne nouvelle, c'est que les solutions ERP de haute qualité offrent une sécurité de niveau entreprise. Elles :
- Restreindre les connexions des utilisateurs à des adresses IP spécifiques.
- Utiliser un logiciel antivirus pour surveiller, prévenir, détecter et supprimer en permanence les virus malveillants.
- Attribuer des identifiants de sécurité uniques à chaque utilisateur.
- Fournir des sauvegardes automatisées et des instantanés de données pour garder vos informations intactes et sûres.
Si la solution ERP est basée sur le cloud et hébergée par un service fiable, tel qu'Amazon Web Services (AWS), votre logiciel sera protégé par une architecture réseau et une sécurité cloud de pointe. Le logiciel peut améliorer la sécurité de l'entreprise en limitant l'accès des utilisateurs, en cryptant les données et en détectant et en prévenant les attaques de logiciels malveillants.
5. De meilleures relations avec les fournisseurs et les vendeurs
La gestion des comptes fournisseurs et des comptes débiteurs par le biais d'un système ERP constitue un tremplin solide vers de meilleures relations avec les fournisseurs et les vendeurs. Le système envoyant et recevant automatiquement les factures, les réglant et saisissant les informations de paiement, vous offrez à vos fournisseurs et vendeurs un service sans friction et dans les délais, renforçant ainsi vos relations avec eux et consolidant votre chaîne d'approvisionnement.
Comment Acumatica peut aider
Acumatica Cloud ERP est une application de gestion financière complète qui couvre vos besoins en matière de gestion des comptes clients, des comptes fournisseurs, du grand livre, de la paie, de la trésorerie et de la fiscalité (et bien plus encore). Acumatica a été spécialement conçu pour vous aider à gérer vos actifs, vos revenus et vos dépenses au moyen d'un système unique.
Danforth PewterL' histoire d' Acumatica est un bon exemple d'Acumatica en action.
Danforth PewterL'entreprise familiale qui conçoit et vend des produits en étain fabriqués à la main était à la recherche d'un nouveau système de gestion d'entreprise qui lui offrirait une meilleure solution d'expédition, gérerait ses comptes fournisseurs, ses comptes clients, ses stocks et ses besoins de fabrication, et s'intégrerait de manière transparente à son système de point de vente. Et ce système devait être abordable.
"Tout le monde nous disait que cela n'existait pas", raconte le PDG Bram Kleppner, "que cela coûterait 5 millions de dollars. Ils nous disaient qu'il n'y avait pas de systèmes intégrés dans notre gamme de prix". Mais "ils" avaient tort.
"Lorsque nous avons entendu parler d'Acumatica, le choix a été facile. C'était le seul qui répondait à nos critères".
Avec Acumatica, Danforth Pewter a abandonné deux systèmes déconnectés pour une solution connectée, a intégré ses systèmes financiers et de point de vente, a augmenté son nombre de commandes quotidiennes et a amélioré la productivité de ses employés. Et tout cela à un prix abordable.
"L'équipe dirigeante d'une PME qui envisage de se doter d'un système ERP se rend un bien mauvais service si Acumatica ne figure pas sur sa liste d'étude ", déclare M. Kleppner.
Nous sommes tout à fait d'accord. Il est temps d'éliminer les interventions manuelles et de remplacer vos systèmes AP et AR déconnectés. Contactez-nous dès aujourd'hui pour commencer à profiter des avantages de la solution ERP moderne, intégrée et primée d'Acumatica.
Ne manquez pas notre prochain article, dans lequel nous approfondirons les capacités d'Acumatica en matière d'AP et d'AR, notamment le paiement simultané de plusieurs fournisseurs, le suivi des dates d'échéance, la gestion des flux de trésorerie, et bien plus encore.
