Le cœur de toute entreprise et le fondement du commerce sont les relations avec l'argent, c'est-à-dire la gestion financière et la comptabilité. Il est impossible de gérer une organisation sans ces éléments, et l'épine dorsale de la gestion financière et de la comptabilité est le grand livre. En termes simples, le grand livre soutient et relie tous les aspects d'une entreprise. Comprendre ses nuances permet aux entreprises de tenir des registres exacts, d'élaborer des rapports précis et de prendre des décisions financières éclairées.

Aujourd'hui, nous allons explorer le grand livre - combler les lacunes en matière de connaissances, clarifier les idées fausses les plus répandues et discuter de son lien avec les autres états financiers.

Qu'est-ce qu'un grand livre ?

Le grand livre est le système d'enregistrement des données financières des entreprises, qui comprend tous les comptes, les soldes des comptes et les transactions financières - telles que les acquisitions, les ventes, les paiements ou les recettes - sur une période donnée.

La comptabilité générale existe depuis des milliers d'années. En fait, selon le document History of Accounting : Timeline, elle remonte à 3300 av. J.-C., avec des tablettes d'argile d'Égypte et de Mésopotamie enregistrant la croissance des récoltes et des troupeaux pour prévoir les excédents et les pénuries.

Aujourd'hui, les processus comptables sont plus complexes. Mais, grâce à l'ère numérique, les technologies modernes - telles que les systèmes de planification des ressources de l'entreprise (ERP) avec logiciel de comptabilité intégré - ont simplifié, rationalisé et automatisé des tâches comptables historiquement fastidieuses, notamment la gestion et le stockage de toutes les données financières dans un grand livre général intuitif.

Avec un grand livre, les entreprises disposent d'un enregistrement détaillé et précis de toutes les transactions financières qu'elles effectuent. Elles sont en mesure d'obtenir des informations approfondies sur la santé financière globale de l'entreprise (flux de trésorerie, passif, dettes, rentabilité, erreurs et fraudes, par exemple) et de prendre des décisions fondées sur des données. Ils ont également un accès facile aux informations dont ils ont besoin pour créer des états financiers essentiels, remplir les déclarations fiscales et se conformer aux exigences réglementaires.

Cinq grandes divisions d'un grand livre général

1. Actifs

Les actifs sont des éléments à valeur ajoutée qu'une entreprise possède ou sur lesquels elle a un droit. Il peut s'agir, par exemple, de liquidités ou d'équivalents de liquidités, de prêts à d'autres entités, de stocks, d'équipements, de bâtiments, d'investissements et de brevets. Les actifs sont divisés en différentes catégories (fixes, financiers, incorporels, courants et non courants) et sont inscrits au bilan de l'entreprise en tant qu'éléments positifs.

2. Passif

Le passif est le contraire de l'actif. Il s'agit des obligations de l'entreprise, telles que les sommes dues aux fournisseurs et aux employés, les recettes non encore perçues et les dettes. Qu'il soit à court ou à long terme, le passif apparaît comme un déficit dans le bilan.

3. Fonds propres

Les fonds propres sont ce que les actionnaires d'une entreprise peuvent s'attendre à recevoir si les actifs de l'entreprise sont vendus et si ses dettes sont entièrement payées. Les fonds propres sont un indicateur majeur de la bonne ou de la mauvaise santé financière d'une entreprise. Cette information essentielle figure dans le bilan de l'entreprise et donne aux analystes et aux investisseurs un aperçu de la santé financière globale de l'entreprise.

4. Recettes

Les recettes sont le produit de la vente de biens ou de services. Également appelées ventes ou chiffre d'affaires, les recettes ne tiennent pas compte des dépenses - ou coûts - liées à la production des biens ou des services.

5. Dépenses

Les dépenses sont les coûts d'exploitation d'une entreprise. Les dépenses peuvent être directement imputables à la génération de revenus (coûts de production, comme la main-d'œuvre, les matériaux et les frais généraux des installations de production) ou être de nature générale, comme le loyer, les services publics, les frais de comptabilité, les frais juridiques et les frais de marketing. Chaque type de dépense figure dans le compte de résultat de l'entreprise dans la catégorie qui décrit le mieux sa nature : coût des ventes, recherche et développement ou frais de vente, frais généraux et frais administratifs (SG&A).

Télécharger la fiche produit Grand livre

Comparaison du grand livre avec d'autres états financiers

Les trois principaux états financiers d'une entreprise permettant d'évaluer et de rendre compte de ses performances financières sont le bilan, le compte de résultat et le tableau des flux de trésorerie. Ces trois états sont générés au cours d'une période comptable spécifique.

Les bilans mettent en évidence les actifs, les passifs et les capitaux propres d'une entreprise. Le compte de résultat indique si l'entreprise réalise un bénéfice ou une perte au cours d'un trimestre ou d'un exercice fiscal. Ils dévoilent également les données relatives aux recettes, aux ventes et aux dépenses. Enfin, le tableau des flux de trésorerie résume les entrées et sorties d'argent de l'entreprise, donnant ainsi aux analystes et aux investisseurs un aperçu de l'efficacité et de l'efficience avec lesquelles l'entreprise gère sa trésorerie d'exploitation.

Quel est le rapport entre ces états financiers essentiels et le grand livre général ? Les entreprises puisent dans les données financières enregistrées dans leur grand livre pour produire ces états.

En d'autres termes, le grand livre aide les entreprises à évaluer leur situation financière et, ce faisant, à élaborer un plan d'entreprise solide et générateur de bénéfices.

Conclusion

Avant l'introduction des technologies modernes, les entreprises contrôlaient et enregistraient leur activité financière manuellement, ce qui constituait une tâche longue, laborieuse et souvent sujette à des erreurs. Mais la comptabilité s'est transformée en un processus automatisé, où il suffit d'appuyer sur un bouton, avec l'avènement des solutions ERP basées sur le cloud et des logiciels de comptabilité sophistiqués tels qu'Acumatica. L'utilisation d'un système ERP offre des avantages significatifs par rapport à l'utilisation de plusieurs outils disparates pour le suivi des commandes, des stocks et d'autres processus commerciaux. L'un des principaux avantages est la réduction du temps passé par les professionnels de la comptabilité à réconcilier les données provenant de divers systèmes existants. Avec un système ERP, les données circulent de manière transparente entre les différents modules, ce qui élimine la nécessité d'une saisie manuelle des données et d'un rapprochement. Cela permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de réduire le risque d'erreurs. L'utilisation d'Acumatica permet d'améliorer la prise de décision et la planification stratégique. En centralisant les données et en automatisant les processus, les entreprises sont en mesure de rationaliser leurs opérations et d'améliorer l'efficacité et la précision de leur gestion financière.

La solution de gestion d'entreprise tout-en-un d'Acumatica, orientée client, offre des fonctionnalités avancées de comptabilité, de budgétisation, de gestion financière et de gestion de la trésorerie. Son logiciel de comptabilité générale ERPintégré et convivial , en tant queregistre comptable principal de toute entreprise, soutient et maintient la sécurité financière d'une entreprise, suit chaque transaction financière et fournit les informations essentielles à la production des états financiers.

Les principales caractéristiques du logiciel ERP de comptabilité générale d'Acumatica sont les suivantes :

• Rapports financiers avancés.
• Prise en charge de plusieurs devises.
• Comptabilité générale Budgétisation et approbation du budget.
• Saisie à la volée de sous-comptes.
• Allocation automatique des soldes de GL.
• Transactions récurrentes.

La mise en œuvre d'Acumatica et l'utilisation de ces fonctionnalités et des nombreuses autres fonctionnalités de grand livre d'Acumatica ont grandement facilité la vie de Sean Reuben, directeur financier d'Incubeta Group. Il déclare : "Nous pouvons facilement consulter les grands livres et accéder à beaucoup plus de détails. Je pouvais me plonger dans une entité juridique et examiner un compte pour voir ce qui se passait, alors que je n'avais qu'une balance générale et que je devais appeler les gens pour leur demander des informations."

Il ajoute : "Acumatica est flexible et vous permet de travailler comme vous l'entendez".

Pour en savoir plus sur la solution ERP et le logiciel de comptabilité générale d'Acumatica, contactez nos experts dès aujourd'hui.

Contactez nos experts