Épisode 4 - Modernisation du financement de la construction

[00:00:00] musique d'introduction :

[00:00:00] Jaclyn : Bienvenue au podcast Acumatica ERP, où nous explorons les innovations pratiques pour les entreprises en pleine croissance. Aujourd'hui, nous sommes en compagnie de Cassie Moore, directrice financière d'Alpha Insulation and Waterproofing. Cassie, bienvenue. Nous sommes ravis de vous accueillir.

[00:00:16] Cassie : Merci, Jaclyn. Je ne vais pas mentir, c'est mon tout premier podcast.

[00:00:20] Cassie :On verra bien. On verra comment ça se passe. Oui, ça sera génial.

[00:00:23] Jaclyn : Oui, j'en suis sûre. Commençons par la première question. Pouvez-vous nous parler un peu de votre rôle chez Alpha Insulation and Waterproofing et de l'activité de votre entreprise ?

[00:00:34] Cassie : Bien sûr. Je suis actuellement directrice financière chez Alpha Insulation and Waterproofing. Nous réalisons des constructions commerciales, généralement des bâtiments commerciaux lourds, des bibliothèques, des hôpitaux, des aéroports, ce genre de choses. Nous faisons de l'étanchéité, de la protection contre les incendies, de l'isolation coupe-feu, beaucoup de ces travaux, euh, dans le domaine de la construction. Donc, l'entreprise construit le pays. C'est plutôt génial.

[00:00:56] Jaclyn : Je n'en doute pas. Oui, ça a l'air génial. Oui. Quels sont les défis particuliers liés à la gestion des finances et des opérations dans votre secteur d'activité ?

[00:01:07] Cassie : Je ne sais pas si nos difficultés sont atypiques ou uniques. Nous avons du mal à faire en sorte que le bureau et le terrain communiquent en temps opportun. Et lorsque vous travaillez sur des projets de construction commerciale comme celui-ci, c'est extrêmement important. Ils ont besoin d'un retour d'information en temps réel et de tous les outils nécessaires pour pouvoir faire leur travail.

[00:01:26] Jaclyn : Bien sûr. Oui, c'est extrêmement important. Imaginez que vous ne puissiez pas communiquer en temps réel avec les membres de votre équipe, n'est-ce pas ?

[00:01:35] Jaclyn : Votre entreprise a récemment mis en place une extension de ses activités de distribution et de fabrication qui utilise également Acumatica. J'aimerais en savoir plus. Pouvez-vous nous en dire plus ?

[00:01:45] Cassie : Nous avons donc mis en service Acumatica avec Alpha, notre division commerciale lourde, le 1er janvier 2021. Tout s'est très bien passé. Nous n'avons subi aucune interruption de nos activités. Nous avons mis le système en service dans les délais prévus, puis, lorsque notre division distribution, AMD Distribution, a été rachetée, ils ont cherché un logiciel pour remplacer celui qu'ils utilisaient et qui soit toujours évolutif.

[00:02:07] Cassie : C'est là que nous sommes intervenus. Mon équipe et moi-même avons pris le relais et les avons aidés à mettre en place Acumatica du côté de la distribution. Cela fait maintenant environ cent jours que le système est opérationnel.

[00:02:20] Jaclyn : Oh.

[00:02:20] Cassie : Jusqu'à présent, tout se passe bien. Personne n'a pleuré. Il n'y a eu aucun blessé. Euh, c'était un changement culturel. C'est vrai. La mise en œuvre d'un ERP est difficile, n'est-ce pas ? Surtout, oui, surtout quand on n'y est pas habitué. Mais les gens ont été formidables, très patients, et ils voulaient vraiment comprendre et être en mesure de développer leur entreprise.

[00:02:44] Jaclyn : Exactement. Oui. Et si je vous demande, ça vaut l'investissement, n'est-ce pas ? Et ça vaut les défis que vous avez dû relever. Vous avez dû passer par la mise en œuvre. Mais je veux dire, comme vous l'avez dit. Il y avait une bonne équipe d'assistance, et maintenant, après l'avoir utilisé pendant cent jours, vous êtes dans une bonne, très bonne position pour le moment et pour l'avenir. C'est vrai.

[00:03:04] Cassie : Exactement.

[00:03:05] Jaclyn : En quoi consistait cette expansion ?

[00:03:08] Cassie : Nous avons donc un tenant distinct pour la distribution. Nous avons dû procéder à quelques adaptations. Notre fabrication n'est pas discrète, elle est personnalisée, ce qui a nécessité quelques adaptations du système. Nous avons donc un tenant distinct pour nos opérations de distribution et un autre pour nos opérations commerciales.

[00:03:25] Jaclyn : À quoi ressemble l'utilisation d'Acumatica dans différentes opérations ?

[00:03:31] Cassie : C'est incroyable à quel point il est intéressant de passer d'un système où l'on utilise différents systèmes à un système où ils communiquent entre eux. On dépend beaucoup de l'amont, puis on influence beaucoup de choses en aval, et il faut que tout le monde comprenne cela. Cela prend un peu de temps, et quand on a, vous savez, notre processus « procure to pay » (de l'achat au paiement), depuis les bons de commande jusqu'aux factures fournisseurs, puis notre processus « order to cash » (de la commande à l'encaissement), depuis les commandes clients jusqu'à l'encaissement, cela touche tous les aspects de l'activité.

[00:04:05] Cassie : C'est donc à la fois passionnant et terrifiant. Mais les équipes ont vraiment pris les choses en main et se sont approprié le projet.

[00:04:14] Jaclyn : C'est un peu comme si on reliait tous les points qui, auparavant, fonctionnaient chacun de leur côté. Maintenant, ils communiquent entre eux.

[00:04:22] Cassie : Oui.

[00:04:22] Jaclyn : Oui. Génial. Une fois que vous avez décidé d'apporter un changement, comment se sont déroulés le processus d'évaluation et la mise en œuvre ?

[00:04:33] Cassie : Pour Alpha, nous avons en quelque sorte mis sur le marché nos exigences commerciales, n'est-ce pas ? Nous sommes une entreprise de construction commerciale. Nous réalisons des projets à grande échelle qui nécessitent une facturation au fur et à mesure de l'avancement des travaux. Et des salaires certifiés, ce genre de choses. Les éléments de base pour les gros travaux commerciaux. Nous avons lancé un appel d'offres et nous avons finalement reçu cinq réponses.

[00:04:53] Cassie :Nous avons réduit la sélection à trois options et avons demandé à l'équipe opérationnelle et à tout le monde de noter les trois options retenues. Ainsi, tout le monde a pu donner son avis sur le logiciel que nous avons finalement choisi.

[00:05:09] Jaclyn : D'accord, super. Quel pourcentage des votes Acumatica a-t-il obtenu ?

[00:05:15] Cassie : Oh là là, ça doit faire environ cinq ans. Je ne suis pas sûre de m'en souvenir. Je sais que la balance penchait assez fortement en faveur d'Acumatica.

[00:05:27] Jaclyn : C'est génial. Oui. Comment avez-vous impliqué votre équipe et quels ont été les facteurs les plus importants dans le choix du bon partenaire technologique ?

[00:05:37] Cassie : Le partenaire joue donc un rôle essentiel. Lorsque vous souhaitez mettre en place un ERP, il vous guide. Ce sont des experts, n'est-ce pas ? Vous venez d'arriver, vous êtes novice en la matière et vous souhaitez que quelqu'un vous guide, vous aide et comprenne non seulement votre activité, mais aussi la plateforme, n'est-ce pas ? Mon équipe a donc été très impliquée dans la mise en œuvre.

[00:05:58] Cassie : C'est l'un des conseils que je donne à tous ceux qui me demandent comment j'ai réussi. L'un des éléments les plus importants est que mon équipe s'est approprié le projet. Nous avions donc des experts pour chaque domaine fonctionnel, comme les projets de facturation AR, AP et de reporting du grand livre général. Chacun avait son domaine et sa spécialité, et ils se sont vraiment approprié le projet.

[00:06:19] Cassie : Donc, non seulement nous avons mis en œuvre cette solution, mais ils sont désormais en mesure d'assurer au moins un support de niveau 1 auprès des utilisateurs finaux, car ils savent exactement comment fonctionnent leurs modules.

[00:06:30] Jaclyn : Oui. Ils l'ont probablement fait de nombreuses fois, ils sont donc sans aucun doute des experts en la matière. Oui.

[00:06:37] Cassie : Mm-hmm.

[00:06:37] Jaclyn : Toute entreprise en pleine croissance atteint un stade où ses anciens systèmes ou processus commencent à la freiner. Quels ont été les signes indiquant qu'il était temps pour Alpha de moderniser ses systèmes financiers et opérationnels, et quels objectifs espériez-vous atteindre ?

[00:06:55] Cassie : Je pense donc que les objectifs que j'espérais atteindre étaient au nombre de trois. La fiabilité. J'avais besoin d'une plateforme stable, de la rapidité. La transmission des informations du terrain au bureau et vice versa, et... Oh mince. Quel était le troisième ? Non, c'étaient mes deux principaux objectifs. Oui. Fiabilité, visibilité et retour d'information en temps réel. C'étaient les éléments les plus importants à mes yeux lorsque nous avons évalué un logiciel, ainsi que sa flexibilité pour évoluer avec notre entreprise. Il devait être évolutif.

[00:07:10] Jaclyn : Communications en temps réel. C'est peut-être ce que vous recherchez, que les différentes équipes puissent communiquer entre elles en temps réel plutôt que, vous savez, dans leurs propres silos.

[00:07:21] Cassie : Oui.

[00:07:22] Jaclyn : Peut-être que ce serait le premier. Euh, le troisième. Peut-être. Peut-être. D'accord. Donc, euh. Euh, la technologie peut avoir un impact considérable sur la visibilité et la prise de décision. Comment la modernisation de vos systèmes a-t-elle changé votre façon de travailler au quotidien, vous et votre équipe ?

[00:07:32] Cassie : C'est tellement différent. Avant, nous passions beaucoup de temps sur des processus manuels, nous devions donc utiliser des systèmes parallèles, car celui sur lequel nous travaillions n'était pas fiable. L'équipe passait donc beaucoup de temps à effectuer des tâches sans valeur ajoutée. Aujourd'hui, elle peut consacrer plus de temps à l'analyse financière et à l'examen des éléments pertinents ou non.

[00:07:52] Cassie : Et apprendre et pouvoir passer par les mises à niveau une fois par an, comme le fait notre équipe, c'est aussi ce que nous faisons. Cela a donc simplement changé la façon dont ils passent leurs journées et ce à quoi ils consacrent leur temps. Ils sont passés d'un travail quotidien fastidieux, si vous voulez, à un travail plus analytique.

[00:08:11] Jaclyn : Oui. C'est formidable à entendre. C'est ce que nous avons également entendu de la part de nombreux clients. C'est formidable. Oui. Comment avez-vous réussi à mieux connecter votre équipe financière avec ce qui se passe sur le terrain et quelle différence cela a-t-il fait pour votre entreprise ? Mm-hmm.

[00:08:25] Cassie : L'un de mes objectifs lorsque j'ai commencé chez Alpha il y a sept ans était de combler le fossé entre les finances et les opérations. Et je pense que mon équipe est en mesure de voir ces transactions, leur volume, le montant des revenus générés, n'est-ce pas ? Même du simple point de vue des transactions,

[00:08:45] Jaclyn : Mm-hmm.

[00:08:45] Cassie : Ils comprennent désormais mieux ce qui se passe sur le terrain. Je suis donc une fervente partisane des sorties éducatives. Je veux qu'ils aillent sur le terrain et voient d'où viennent les transactions. C'est ainsi qu'elles arrivent ici. C'est là que, vous savez, le pain est fabriqué, si vous voulez, c'est ainsi que nous gagnons notre argent. Et donc, pouvoir prendre cela et le combiner avec les transactions dans le système électronique, je pense que cela a été vraiment inestimable pour l'équipe.

[00:09:10] Jaclyn : Oui. C'est génial. Oui, parce que ce ne sont plus seulement des chiffres, ils sont liés à quelque chose qui se passe dans la vie réelle ou sur le terrain. Oui, c'est génial. Oui, je sais, je sais ce que c'est, quand on est passionné par les feuilles de calcul ou les chiffres et qu'on se plonge complètement dedans.

[00:09:28] Cassie : Ce ne sont que des chiffres, mais nos employés sur le terrain, par exemple, ont des clients qui viennent leur demander ce qui se passe. Ils ont un responsable de la sécurité sur place qui leur pose des questions. D'autres corps de métier vont et viennent. C'est très chaotique. Et donc, quand on leur demande : « Pouvez-vous télécharger votre reçu ? », on est environ 15e sur la liste, et il y a... On ne peut même pas vraiment leur en vouloir.

[00:09:51] Jaclyn : Oui, je sais. Je suis contente que nous ayons pu vous faciliter la tâche.

[00:09:57] Cassie : Oui.

[00:09:58] Jaclyn : Hum, Alpha s'est considérablement développée au fil des ans. Du point de vue d'un directeur financier, comment abordez-vous l'expansion de vos activités et comment la technologie soutient-elle cette croissance ?

[00:10:10] Cassie : Je parle beaucoup à l'équipe du fait que nous sommes en pleine croissance et que nous allons continuer à grandir. De grandes choses nous attendent. Je veux pouvoir le faire de manière responsable, en utilisant la technologie pour accomplir certaines tâches qui ne relèvent pas nécessairement des compétences d'un employé, afin qu'il puisse se concentrer davantage sur celles-ci.

[00:10:26] Cassie : Les choses qui les motivent, celles qui apportent une valeur ajoutée, celles qui ont un impact, ainsi que lorsque nous nous développons, je n'ai pas nécessairement besoin d'augmenter les effectifs. Avant, je devais augmenter les effectifs proportionnellement au chiffre d'affaires.

[00:10:39] Jaclyn : Oui, parce qu'ils ne font plus tout le travail fastidieux ou, vous savez, toutes les solutions de contournement que vous avez mentionnées, et qu'ils se concentrent désormais sur les aspects plus pertinents, comme la manière d'analyser les données, ce que vous tirez de ces données et la croissance de l'entreprise en général.

[00:10:53] Cassie : Oui, oui.

[00:10:54] Jaclyn : Oui. Quels conseils donneriez-vous aux autres directeurs financiers ou responsables financiers qui envisagent une transformation numérique ?

[00:11:03] Cassie : Oh là là. Si vous n'y avez pas encore réfléchi sérieusement, vous êtes déjà en retard. Vraiment. C'est vrai. Mais la bonne nouvelle, c'est qu'il n'est jamais trop tard. Je dirais qu'il faut profiter de ce qui vous est proposé.

[00:11:18] Jaclyn : Oui. Oui. Beaucoup de clients que j'ai vus, comme c'est le cas aujourd'hui, sont passés d'un logiciel de comptabilité basique à une solution ERP, et cela parce que leur entreprise est en pleine croissance et qu'ils envisagent cela comme l'avenir et, vous savez, disposer d'une technologie qui soutient cette croissance. C'est extrêmement important. C'est donc très encourageant à entendre. Oui.

[00:11:42] Jaclyn : Quand vous pensez à l'avenir, quelles sont les tendances ou les innovations qui vous enthousiasment le plus dans les domaines de la construction et de la finance ?

[00:11:51] Cassie : Oh, je vais utiliser un mot à la mode un peu ringard, mais c'est l'IA.

[00:11:55] Jaclyn : Hmm. Oui.

[00:11:55] Cassie : Comment pourrait-il en être autrement ? Je veux dire, qu'y a-t-il d'autre à l'heure actuelle ? C'est ce que tout le monde a en tête. Je veux vraiment essayer d'exploiter davantage cela pour gérer certaines tâches qui n'apportent pas vraiment de valeur ajoutée, ou même la détection d'anomalies dans Acumatica, qui pourrait vraiment simplifier l'examen financier et permettre de repérer les erreurs avant qu'elles ne se produisent.

[00:12:16] Cassie : C'est quelque chose qui nous intéresse beaucoup en tant qu'entreprise. Et le personnel aussi, n'est-ce pas ? Je les ai donc recrutés. Certains d'entre eux n'avaient jamais mis en œuvre un ERP auparavant. C'était leur première expérience. Maintenant qu'ils l'ont fait, j'ai encore la chair de poule chaque fois que j'en parle. On ne peut jamais oublier ça.

[00:12:35] Cassie :La mise en œuvre d'un ERP dès le début est quelque chose de très précieux quand on regarde les compétences et l'expérience des gens. Cela apporte énormément à chacun et maintenant, ils ont accompli quelque chose d'assez important. Quand on en parle, les gens recherchent toujours des personnes ayant une expérience dans la mise en œuvre d'un ERP, et maintenant, ils peuvent dire qu'ils ont cette expérience. Cela leur donne l'occasion d'explorer ce domaine, n'est-ce pas ? Je ne sais pas tout ce qu'il y a à savoir sur l'IA. Bon sang, mec.

[00:13:08] Jaclyn : Oui.

[00:13:08] Cassie : Mon cerveau n'est tout simplement pas assez grand. Mais en leur donnant l'opportunité, la capacité, les ressources, les outils et la liberté d'explorer toutes ces choses, le ciel est leur seule limite.

[00:13:20] Jaclyn : Exactement. Oui. Ils ne passent plus leur temps à rechercher les problèmes. Ils utilisent leur temps précieux pour traiter les problèmes. Oui. Génial. Comment voyez-vous l'évolution des entreprises comme Alpha dans les années à venir ?

[00:13:35] Cassie : Je pense que nous allons continuer à examiner les processus, les procédures, à développer notre croissance. Cela va être nécessaire. Je pense que nous allons essayer d'utiliser davantage de technologies. Je veux dire, c'est déjà le cas, nous sommes en train de mener plusieurs projets qui occupent tout le monde. C'est le bon moment pour être chez Alpha.

[00:13:56] Jaclyn : Oui, donc est-ce que je peux dire qu'après avoir mis en place Acumatica, votre entreprise n'a cessé de croître ? Je vais dans cette direction ou dans le sens inverse. Oui. Oui.

[00:14:05] Cassie : Oui. Je dirais que oui, et je continue à le faire. Nous avons réussi à le faire de manière responsable, sans craindre de submerger notre personnel, nos systèmes ou tout le reste, malgré la croissance qui a déjà eu lieu et celle qui est encore à venir.

[00:14:19] Jaclyn : Oui. Et savoir que tout est conforme à la réglementation, aux règles comptables et à toutes les réglementations, c'est rassurant, n'est-ce pas ? C'est déjà en place.

[00:14:32] Cassie : Eh bien, mon attention s'est complètement déplacée, n'est-ce pas ? Au lieu de m'inquiéter pour ces choses-là, je sais que nous avons les processus, les personnes et les procédures en place, et que tout va presque se régler tout seul. Je me concentre donc moins sur cet aspect. Ce n'est plus une situation d'urgence. Je peux me concentrer sur la croissance, les améliorations et toutes les choses positives.

[00:14:54] Jaclyn : D'accord. Oh, c'est génial. Passons maintenant à la série de questions rapides.

[00:14:58] Cassie : Oh là là.

[00:14:59] Jaclyn : Oui. Quelle est la première chose que vous devez faire chaque matin avant de vous plonger dans votre travail ?

[00:15:06] Cassie : Je conduis ma fille à l'école tous les jours. Euh, quand je voyage pour le travail, mais quand je suis en ville, c'est notre moment à nous, alors je l'emmène, elle fait le DJ, on parle de tout. C'est mon moment préféré de la journée.

[00:15:20] Jaclyn : Oui, je dois dire que les filles sont formidables. J'en ai une moi aussi, elle est très bavarde, mais elles sont tellement adorables.

[00:15:20] Cassie : Oui. Je veux juste qu'elle continue à me parler, qu'elle continue à communiquer avec moi. Parce qu'elle a 14 ans maintenant. Et donc, le fait que nous ayons toujours cette relation et qu'elle continue à me parler, c'est très important pour moi.

[00:15:26] Cassie : Je veux dire, je suis contente, mais ce moment passé ensemble est super important. Parce que ça me permet de savoir comment se passe sa journée, quelle musique elle écoute, ce que font ses amis, des trucs comme ça. C'est donc la seule chose que je dois faire tous les jours.

[00:15:38] Jaclyn : Oh, c'est génial. Je veux dire, je suis dans le même cas. Le mien a 13 ans, donc on est vraiment sur la même longueur d'onde.

[00:15:44] Cassie : Oui,

[00:15:45] Jaclyn : Oui. Euh, quand tu étais enfant, que voulais-tu faire quand tu serais grand, quand tu serais adulte ?

[00:15:52] Cassie : Je voulais devenir avocate.

[00:15:53] Jaclyn : Oh.

[00:15:54] Cassie : J'étais déterminée. J'ai toujours été comme ça, même quand j'étais enfant. Quand je décidais de faire quelque chose, c'était ce que je faisais. Personne ne pouvait m'en dissuader. Cependant, je ne suis pas avocate. Je pense que c'est parce que je discutais beaucoup.

[00:16:09] Cassie : J'étais très douée pour ça. Euh, mais j'ai quand même fini par occuper un poste plutôt analytique, si on peut dire.

[00:16:15] Jaclyn : Mm-hmm. Oui. Oui. Tu es comme, c'est, c'est, c'est bien. Oui. Oui. Si tu pouvais maîtriser une compétence, professionnelle ou personnelle, quelle serait-elle ?

[00:16:23] Cassie : Oh là là. J'aimerais vraiment savoir jouer de la guitare. Il n'y a aucune chance que ça arrive, mais j'envie vraiment les gens qui savent en jouer.

[00:16:34] Jaclyn : Je sais, comme les musiciens, je ne sais pas non plus comment ils font.

[00:16:34] Cassie : Non, non.

[00:16:34] Jaclyn : C'est certainement du talent !

[00:16:36] Cassie : Oui, oui.

[00:16:36] Jaclyn : Oui. D'accord. Euh, d'accord. Oui. Donc oui, donc oui.

[00:16:37], pause musicale :

[00:16:38] Jaclyn : Oui. D'accord. Hum, très bien.

[00:16:38] Jaclyn : Cassie, merci beaucoup de vous être jointe à nous et de nous avoir parlé de votre travail chez Alpha. Nous avons été ravis de vous accueillir.

[00:16:44] Cassie : Merci Jaclyn de m'avoir invitée.

[00:16:46] Jaclyn : Oui. Et merci à nos auditeurs d'avoir écouté le podcast Acumatica ERP. N'oubliez pas de vous abonner pour ne pas manquer les prochaines conversations sur l'innovation pratique pour les entreprises en croissance, et à la prochaine fois.

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Cassie Moore

Directeur financier | Alpha Insulation & Waterproofing

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Le podcast sur l'ERP Acumatica

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