Les défis opérationnels des petites entreprises : Comment les bons logiciels favorisent la croissance

Diriger une petite entreprise signifie jongler avec les finances, les clients, les projets et les personnes, souvent en temps réel et avec un personnel limité. En tant que propriétaire, directeur des opérations, décideur informatique ou responsable financier, vous êtes souvent chargé de veiller à ce que les nombreux éléments mobiles de votre entreprise fonctionnent de manière cohérente, tout en relevant les défis opérationnels auxquels les petites entreprises sont confrontées dans l'économie numérique d'aujourd'hui.

Explorons ces défis opérationnels courants et découvrons comment la mise en œuvre d'un logiciel complet de gestion des petites entreprises, tel qu'Acumatica, vous fournit les outils, les ressources et les informations dont vous avez besoin pour les surmonter.

Les coûts cachés de l'inefficacité opérationnelle

L'inefficacité est l'une des choses à ne pas faire dans le monde des affaires. L'inefficacité est due à une mauvaise gestion du temps et des ressources et, en tant que chef d'entreprise, votre tâche consiste à promouvoir l'efficacité et à réduire les excès opérationnels, notamment en éliminant les points douloureux courants qui font échouer vos initiatives. Il est tout aussi coûteux, voire plus, de ne rien faire pour atténuer ces inefficacités opérationnelles, soulager les points douloureux ou mettre votre entreprise au diapason des exigences du marché très numérique et très rapide d'aujourd'hui.

"Il existe de nombreux exemples de petites et moyennes entreprises ", déclare Sean Chatterjee, vice-président des ventes aux partenaires d'Acumatica, " qui ont échoué ou n'ont pas atteint leur potentiel de croissance parce qu'elles n'ont pas pris de décision et ne sont pas passées à l'action. Elles ont choisi de rester sur la touche alors que leurs concurrents transformaient leurs opérations de manière audacieuse et décisive.

Mais, bien sûr, il est difficile de transformer votre entreprise de manière audacieuse et décisive si vous n'êtes pas sûr des choix qui vous permettront de relever vos défis spécifiques. Vous pouvez facilement vous retrouver coincé entre le fait de savoir que vous devez apporter des changements et le fait de ne pas savoir comment, récoltant ainsi les coûts de l'inefficacité opérationnelle et de l'inaction en même temps.

C'est une situation frustrante, mais qui peut être résolue. Voici quelques défis opérationnels spécifiques aux petites entreprises et leurs solutions correspondantes.

9 Défis opérationnels auxquels sont confrontées les petites entreprises

1. Silos de données et ruptures de communication

Problème: On parle de silos de données lorsque les informations sont stockées dans plusieurs systèmes qui sont soit totalement déconnectés, soit qui ne peuvent pas communiquer facilement entre eux. Cela signifie que les membres d'une équipe d'un département ne savent pas ce qui se passe dans d'autres départements, ce qui rompt la communication, empêche la collaboration et entrave l'activité de l'entreprise. Le problème s'aggrave au fur et à mesure que l'entreprise se développe. Souvent, les petites entreprises qui parviennent au stade de l'expansion dans différentes branches ou de l'acquisition de filiales finissent par gérer ces entités avec plusieurs instances du même logiciel de base qu'elles utilisaient avant la poussée de croissance. À ce stade, ce ne sont plus seulement des employés ou des services qui sont déconnectés, mais des entités commerciales entières.

Solution : Vous devez vous assurer que chaque membre de l'équipe a accès aux informations dont il a besoin pour faire son travail. Ils doivent également être en mesure de communiquer entre eux en toute connaissance de cause, avec une vision claire de ce qui se passe dans l'entreprise. Le moyen le plus simple d'y parvenir est de mettre en œuvre une technologie de gestion d'entreprise qui relie toutes les opérations au sein d'une solution unique. Cette solution doit également offrir des tableaux de bord personnalisables en fonction des rôles, qui sont mis à jour en temps réel et affichent les informations essentielles nécessaires au travail de chaque utilisateur - par exemple, les informations sur les flux de trésorerie pour les finances, l'état des stocks pour l'entreposage et les ventes, les conditions contractuelles pour les chefs de projet, et ainsi de suite.

2. Processus manuels

Problème: les processus manuels prennent du temps et sont sujets à des erreurs. Les gens font des erreurs, ont besoin de faire des pauses et ont des performances irrégulières, ce qui se traduit par une productivité médiocre.

Solution : Pour éviter que les erreurs manuelles n'aient un impact négatif sur vos résultats et ne limitent votre croissance, recherchez un logiciel de gestion d'entreprise qui offre une capture automatique des données (comme le traitement automatisé des factures), des fonctions d'automatisation des processus (comme l'automatisation des comptes fournisseurs et clients) et une détection des anomalies alimentée par l'IA, conçue pour détecter les erreurs avant qu'elles n'aient une chance de devenir des problèmes.

3. Fragmentation des données sur les clients et de la gestion des relations

Problème : Lorsque votre entreprise utilise plusieurs applications, les informations relatives à vos clients sont également dispersées et non synchronisées, piégées dans ces silos de données. Cela signifie que les membres de votre équipe n'ont pas une vision claire de l'historique de chaque client avec votre entreprise, de l'état d'avancement du processus de vente, des préoccupations ou des questions qu'ils peuvent avoir et de ce que d'autres membres de l'équipe leur ont dit au cours d'interactions antérieures.

Solution : Vous devez vous assurer que vos employés disposent de données précises et actualisées sur les clients, ce qui nécessite un logiciel de gestion d'entreprise pour les petites entreprises avec des fonctionnalités intégrées de gestion de la relation client (CRM) et de renseignements sur les clients. Les logiciels de CRM vous permettent de saisir toutes les informations relatives aux clients, du premier contact au service après-vente, afin de répondre rapidement aux demandes des clients, de rationaliser leur parcours et de développer des relations mutuellement bénéfiques à long terme.

4. Chaos du projet et mauvaise affectation des ressources

Problème : Si vous êtes une petite entreprise axée sur les projets (par exemple, dans le secteur de la construction ou des services professionnels ) mais que vous n'utilisez pas d'outils de gestion de projet unifiés, il est probable que vous ne respectiez pas les délais, que vous dépassiez le budget et que vous allouiez mal les ressources (par exemple, le personnel, l'équipement et l'information). Il en résulte des projets mal gérés et des clients mécontents.

La solution : Le remède au chaos de la gestion de projet consiste à trouver les bons outils d'optimisation des ressources et de gestion de projet, y compris la comptabilité de projet pour suivre les coûts, gérer la facturation, contrôler les ordres de modification, et plus encore - dans un système unique. Vous aurez besoin d'un logiciel qui permette une exécution transparente du projet, une visibilité totale du projet (au bureau et sur le terrain) et des données de projet connectées et en temps réel pour toutes les parties prenantes concernées.

5. Risques de non-conformité

Problème : Toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, doivent se conformer à différents types de réglementations. Il peut s'agir de règles gouvernementales, d'exigences spécifiques à des fournisseurs ou de lignes directrices établies par des organisations sectorielles, professionnelles ou d'autorégulation. Des informations insuffisantes, des erreurs de données et des oublis peuvent vous faire trébucher dans la non-conformité ou créer des risques professionnels.

Solution : Pour simplifier la conformité, il faut d'abord connaître les réglementations qui s'appliquent à votre entreprise et contrôler les processus d'entreprise d'une manière conforme à ces réglementations. Les logiciels modernes de gestion d'entreprise simplifient la mise en conformité en vous donnant les outils dont vous avez besoin pour documenter les protocoles et les exigences en matière de sécurité, suivre les compétences et les certifications des employés, protéger vos données contre les cyberattaques, établir des normes pour les produits et les services, garantir la qualité et respecter les exigences financières (par exemple, conserver les pistes d'audit, se conformer aux normes GAPP et IFRS, etc.)

6. Taches aveugles financières et problèmes de trésorerie

Problème : La gestion financière d'une petite entreprise est complexe. Vous devez rendre compte de toutes les entrées et sorties d'argent de votre entreprise et gérer efficacement votre trésorerie tout en travaillant potentiellement avec un budget limité. Sans les outils de gestion financière appropriés, vous risquez d'être confronté à des retards dans l'établissement des rapports, à une visibilité limitée, à des prévisions inexactes, à des problèmes de trésorerie et à d'autres soucis de conformité.

Solution : Pour éviter les angles morts financiers et les problèmes de trésorerie, envisagez d'adopter la comptabilité automatisée et de mettre en œuvre une solution de gestion d'entreprise comprenant un logiciel de gestion financière. En gérant vos actifs, vos revenus et vos dépenses à l'aide de flux de travail automatisés et de fonctions comptables spécifiques, notamment le grand livre, les comptes fournisseurs, les comptes clients, la gestion fiscale et la gestion de trésorerie, vous disposez des caractéristiques et des fonctionnalités exactes dont vous avez besoin pour vous acquitter de vos responsabilités financières.

7. Cauchemars sur les stocks et perturbations de la chaîne d'approvisionnement

Problème : Toutes les entreprises ne gèrent pas leurs stocks ou ne sont pas confrontées aux exigences de la chaîne d'approvisionnement, mais pour celles qui le font, les cauchemars liés aux stocks (par exemple, les ruptures de stock, les surstocks et les coûts associés aux deux) et les perturbations de la chaîne d'approvisionnement (par exemple, les défaillances de la coordination des fournisseurs) peuvent se produire - et se produisent effectivement.

La solution : La solution réside dans un logiciel de gestion d'entreprise doté de fonctionnalités modernes de gestion des stocks. Les logiciels de gestion des stocks peuvent vous aider à améliorer la précision des stocks, à simplifier le suivi et la traçabilité, à réduire les coûts, à diminuer les ruptures de stock et à améliorer le service à la clientèle.

8. Prise de décision aveugle et différée

Problème : Pour les petites entreprises qui n'utilisent qu'un logiciel de comptabilité de base (ce qui est souvent le cas pour celles qui débutent), un problème majeur est la limitation des rapports prêts à l'emploi qui ne peuvent pas être personnalisés, ce qui conduit à un manque d'informations exploitables. L'absence de rapports sophistiqués et personnalisés entraîne un manque de connaissances, ce qui se traduit par une gestion réactive et, en fin de compte, par des opportunités manquées.

La solution : La mise en œuvre d'un logiciel complet de gestion des petites entreprises qui couvre toutes vos opérations - y compris et bien au-delà de la comptabilité de base - vous donnera une version unique de la vérité, des analyses multidimensionnelles et une extraction dynamique des données. Des rapports robustes et des capacités alimentées par l'IA mettent également à votre portée les informations dont vous avez besoin pour prendre des décisions stratégiques.

9. Chaos de programmation et de facturation des entreprises de services

Problème : Si votre entreprise est une entreprise de services, vous connaissez les difficultés liées à la prise de rendez-vous, au suivi des heures de travail et à la gestion d'une facturation complexe. Les clients s'attendent à une expérience harmonieuse et transparente, qui se traduit par une prise de rendez-vous facile, une communication opportune et l'absence de problèmes de facturation. Si ce n'est pas le cas, ils iront voir ailleurs.

La solution : Pour garantir la satisfaction et la fidélité de vos clients, vous devez trouver un logiciel de gestion pour petites entreprises qui offre des capacités de planification rationalisées, la création automatisée de notifications et des fonctions de facturation avancées, ce qui vous permet de fournir un service client sans problème.

Évaluer les solutions logicielles pour relever vos défis opérationnels

Nous avons donc établi qu'il est nécessaire d'investir dans un logiciel de gestion de petite entreprise complet et adapté pour surmonter les inefficacités et stimuler la productivité et la rentabilité. Mais comment choisir le "bon" logiciel ?

Lorsque vous évaluez les options de votre solution logicielle, vous devez vous poser les questions essentielles suivantes :

• Le système offre-t-il des intégrations transparentes avec des applications tierces essentielles ?
• Offre-t-il une facilité d'utilisation inégalée dans l'industrie?
• Offre-t-il des fonctionnalités adaptées à mon secteur d'activité?
• Sera-t-il adapté à mon budget et me permettra-t-il d'obtenir le retour sur investissement que je souhaite ?
• Peut-il s'adapter à la croissance de mon entreprise?

Pourquoi Acumatica répond " oui " à toutes les questions d'évaluation ?

Conçue spécifiquement pour les petites et moyennes entreprises, la solution de planification des ressources d'entreprise (ERP) complète d'Acumatica, centrée sur le client et axée sur l'IA, peut vous aider à surmonter les défis opérationnels que vous combattez quotidiennement.

Notre convivialité primée, nos licences d'utilisation illimitée favorables à la croissance et notre architecture flexible et ouverte nous distinguent sur le marché des solutions de gestion d'entreprise. En agissant comme votre référentiel centralisé et en unifiant vos processus métier dans un système unique et cohérent, Acumatica remplace les silos de données, les angles morts et le chaos par une communication rationalisée, une automatisation précise, une visibilité inégalée et une efficacité opérationnelle. Vous disposerez également de données de dernière minute et d'analyses alimentées par l'IA d'un simple clic, ce qui vous aidera à prendre des décisions intelligentes en temps réel et vous permettra d'évoluer sans limites.

"Avec Acumatica", déclare Schneur Perl, chef de projet technique principal et responsable du développement commercial chez Sunshine Lighting, "nous avons la possibilité de prendre un problème et de le résoudre, puis de prendre un autre problème et de le résoudre, et enfin de continuer à résoudre des problèmes au fur et à mesure de notre croissance".

"Acumatica nous a donné du cœur à l'ouvrage", poursuit-il. "Nous nous sommes retrouvés dans une situation où nous pouvons être proactifs plutôt que réactifs. Acumatica est un outil facile à utiliser qui nous donne la flexibilité nécessaire pour faire des affaires à notre manière.

Pour savoir comment Acumatica peut aider votre petite entreprise à prospérer et mettre fin à vos problèmes de croissance, contactez nos experts dès aujourd'hui.